Belge Yönetimi...

BELGE YÖNETİMİ PROGRAMLARI

Belge yönetimi bir kurum tarafından üretilen ya da o kurumla ilgili olduğu için sağlanan her türlü dokümanter kaynağın, geçirdiği her aşamada denetimi ve bu denetimin gerçekleştirilebilmesi için gerekli işlem ve uygulamaları ele alan bir disiplini tanımlamaktadır.

Raporlar, talimatlar, yazışmalar ve formlar belge yönetiminin çalışma kapsamının dört ana unsurunu oluşturmaktadır. Yine bu unsurların her biri, kendi içerisinde bağımsız bir yönetim birimidir. Belgelerin analizi, tasarımı, üretimi, dağıtımı, düzenlemesi, alıkonması, kullanımı, korunması ve ayıklaması çalışmalarını içeren belge yönetimi programları amaç olarak da: resmi iletişimi sağlama, kurumsal denetimi gerçekleştirme; bilgi ihtiyacını karşılama; belgelerin, hızlı ve doğru olarak, gerektiği yerde ve gerektiği zamanda erişimini sağlamayı belirlemektedir (Külcü 1998:20-21).

Belge yönetiminin ana eksinini oluşturan “yaşam döngüsü” kavramı biyoloji kökenlidir. Kurumların canlı bir organizma gibi algılanması gerektiği felsefesine dayanmaktadır Aşağıda kurumsal belge unsurlarını kapsayan belgelere yönelik yaşam döngüsü yaklaşımı şekil olarak verilmektedir.


YAŞAM DÖNGÜSÜ (Life Cycle)

Üretim (Creation):Belgelerin oluşturulması ya da başka birimlerden belgelerin
sağlanması
Dağıtım (Distribution): Belgeler kim ya da kimlere gönderilecek.
İç ve Dış kullanıcılar
Kullanım (Use): Karar verme, Danışma, İncelemeler, Yasal Gereklilikler
Süreklilik (Maintenance): Depolama, Erişim, Koruma
Ayıklama (Disposition): Transfer, Alıkoyma, ya da İmha
Bu döngü (cycle) ne zaman başlıyor. Belge niteliğindeki bir yazışma, form ya da optik diskin üretiminden de önce böyle bir gereksinimin ortaya çıkmasının ardından tasarım aşamasında itibaren belgelerin yaşam döngüsü başlamaktadır. Ardından ilgili belgelerin üretimi gerçekleştirilmekte, gerekli kodlama işlemlerinin ardından ilgili birimlere dağıtımı gerçekleştirilmektedir. Belgeler genellikle iletişim, dokümantasyon ya da müracaat amaçlı sorulara yanıt arama sürecinde ya da yasal gereksinimleri karşılamada karar verme sürecinde kullanılırlar.
Belge yönetimi çalışmalarına bütünsel olarak baktığımızda aşağıdaki işlevleri kapsayan bir çalışma alanı olduğu ortaya çıkar.

BELGE YÖNETİMİNİN ÇALIŞMA KAPSAMI

• Gereksinim duyulan zamanda ve gereksinim duyulan yerde doğru ve zamanında gerekli bilgiyi sağlanması
• Gerekli bilgiyi mümkün olan en az maliyetle sağlanması
• Belgelerin üretimi, depolanması, erişimi, sağlanması, alıkonması, transferi ve ayıklanması için alan, ekipman ve prosedürlerin oluşturulması.
• Belge kontrolü için etkin bir değerlendirme sisteminin tasarımı ve uygulanması ile gerekli bilginin korunması.
• Belge yönetim programlarının her bir aşaması için ileriye yönelik eylem planlarının oluşturulması.
• En etkili belge kontrolü ve kullanımı konusunda şirket çalışanlarının eğitimi.

Tüm bu Çalışmalar Yaşanan Bazı Sorunların Sonucunda Ortaya Çıkmıştır
Belge sistemlerine yönelik yaşanan yaygın sorunları aşağıdaki maddeler altında toplamak mümkündür.
Yönetim Problemleri: Bütünsel bir belge yönetim programının olmayışı. Belge alıkoyma ve ayıklamaya yönelik bir programın olmayışı.
Personel Problemleri: Belgelerin kurum için öneminin yetince anlaşılmaması. Belgelerin düzensiz olarak bulundurulması. Personelin ya da ilgili kişilerin belgelerin nasıl dosyalanacağı, depolanacağı ve erişileceği konusunda bilinçsiz oluşu.
Etkin olmayan dosyalama prosedürleri: Fazla yüklenen ya da yetersiz olarak tanımlanan dosya çekmeceleri ya da klasörler. Belgelerin korunmasına yönelik yanlış uygulamalar. Belgelerin yanlış dosyalanması ve sonuç olarak erişilememesi ya da erişimin zaman alması. Prosedürlerde tanımlandığı biçimde belgelerin yerleştirilmesi ya da imha edilmemesi.
Ekipmanların eksik kullanımı: Standart ekipmanların kullanılmaması. Yangına dayanıklı ekipmanların kullanılmaması. Rafların (shelves), ya da dosya taşıyıcıların uygun olmayışı. Otomasyon sisteminin yanlış kullanımı.
Alanın yanlış kullanımı: Kalabalık çalışma ortamları. İyi düzenlenmemiş depolama alanları. Mikrofilm kayıtların yanlış kullanımı ya da kaybı. Elektronik ortamların kullanımına karşı yaşanan dirençler.
Aşırı Belge Maliyeti: Daha ucuz ortamlar yerine pahalı ortamlarda belge üretimi, dağıtımı ve kullanımı.



Ø Bu problemlere karşı öncelikle iyi organize edilmiş bir belge programı ve eğitimli personele gereksinim vardır. Yine bilgi teknolojilerinin sağladığı olanaklar araştırılmalıdır. Yapılan araştırmalar çalışanların elektronik belgelere geçiş konusunda direnç gösterdiğini ortaya koymuştur. Gerek yasal koşulların iyi anlaşılamaması, gerek erişimde yaşanabilecek güçlükler, gerekse bu ortamların kullanımı konusunda yeterli eğitimin olmayışı bu direnci doğurabilmektedir.

Ø Çağdaş kurumlarda belge yönetimi, idari yönetim içerisinde bir alt sistemi oluşturan bilgi yönetim içerisinde yer almaktadır.
- Kurumlarda üretilen ya da sağlanan bilginin, kurumsal amaçlara yönelik olarak gerekli biçimde kullanılabilmesi için, ana kaynak olarak kabul edilmesi gerekir.
- Yine ilgili çalışmalarda sorumluluk dağılımının ve birimler arasında iletişimin sağlıklı yapılandırılması oldukça önemlidir.
- Unutulmamalıdır ki Yönetim alanında planlama, organize etme ve denetim işleri konuşarak da yürütülebilir. Ancak belgelenmemiş hiçbir hareket yasal bir geçerliliğe sahip değildir. Denetim bir kurumun sinir sisteminin merkezini oluşturmaktadır
Ø
Ø
Ø
Ø BELGE YÖNETİCİSİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

Ø Bu kapsamda belge yönetimi çalışmalarını yürüten belge yöneticilerinin kurum içerisinde görev tanımını ortaya koymak yararlı olacaktır.
Ø İş başlıklarını tanımlayan bir sözlükte belge yöneticisi: “Belge yönetimi politikalarının geliştirilmesi ve yönetimi, işe yönelik belgelerin ve diğer bilgi kaynaklarının etkili ve etkin kullanımını sağlama işlevi vardır”.
Ø Belge yönetimi politikaları kapsamında, dosyalama, koruma ve belge erişime yönelik programlar geliştirme, kağıt, mikrofilm, bilgisayar programı ve diğer araçlardan yararlanarak bilgi ve belgelerin üretimi, düzenlenmesi ve etkin yönetimini gerçekleştirme de belge yöneticisini çalışma kapsamında değerlendirilmektedir.
Ø Belge yönetim çalışmalarından sorumlu personelin ek görevleri arasında ise; yönetim işlevlerine destek bağlamında, kurum ve kurum içerisindeki birimlerde gerçekleştirilecek bilgi ve belge analizi çalışmalarını yürütme, kurum içerisinde bilgi yönetimi, idari işleyiş ve sistem, mali kontrol, yönetsel belge saklama gereksinimleri ve kurum teşkilat yapısına yönelik çalışmaları destekleme ya da yönlendirme sayılmaktadır (Dictionary… 1987:93-94)

Belge kriterleri
Belgeler kurumun geçmişe dönük faaliyetlerine ilişkin güvenilir bilgiyi sağlayan araçlardır. Ancak belgeler içerdiği bilginin güvenilirliği ve zamanlılığıyla anlam kazanırlar. Aksi taktirde gerek kalite sistem gereklilikleri, gerekse idari gereksinimlerin karşılanması noktasında ciddi problemler yaşanabilmektedir.

Bu noktada kurumlarda üretilen belgelere yönelik bazı kriterlerin söz konusu olması gerekmektedir. Bunlar:

Belgeler Doğru Formda Oluşturulmalıdır: Yürütülen çalışmaların geçerliliğini ve bu çalışmalara yönelik kanıt olma özelliğini sürdürebilmesi için, belgelerin yasal ve idari gereklilikler çerçevesinde doğru formda hazırlanması gerekir. Ortaya çıkan ürün ya da hizmetlere yönelik doğru bilgi önceden standartlaştırılmış formlarda belgelere gerekli zamanda işlenmelidir (Brumm 1995: 27-29).

Belge İşlemlerinin Sürekliliği Sağlanmalıdır: Modern kurumsal yönetim anlayışı kurumsal işleyişin süreç içerisinde sürekli değerlendirilmesine dayanmaktadır. Sürecin değerlendirmesinin de üretilen belgelere dayalı olarak gerçekleştiği göz önüne alınırsa, belge işlemlerinde devamlılığın sağlanması ön plana çıkmaktadır (Brumm 1995: 29-30).

Belgeler Etkin Biçimde Kullanılmalıdır: Yapılan araştırmalar kurumların %90’ının ürettikleri belgelere bir daha başvurmadıklarını göstermektedir (Robek 1987:29). Buna ek olarak kurumların büyük bölümünün iş için gerekenden çok ya da fazla kopya belge ürettikleri dile getirilmektedir (Brumm 1995: 23). Bir taraftan etkin olarak denetlenmeyen belgeler, diğer yandan hızla artan belge sayıları kurumlarda belgelerin etkin olarak kullanılmasını engelleyen faktörler olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurumlar geleneksel yaklaşımların yerine yeni uygulamalara gitmek durumunda kalmaktadırlar.


Kurumsal amaçların bir parçası olarak üretilen ve kullanılan belgelerin işlevlerini, genel olarak aşağıdaki maddeler halinde değerlendirmek mümkündür.

Kanıt sağlama. Kurum içerisinde hangi çalışmaların kim tarafından ne şekilde yapıldığını ortaya koyan birincil el kaynaklar belgelerdir. Yürütülen çalışmaların değerlendirmesi de bu belgelere dayalı olarak gerçekleştirilebilir.

Güven sağlama. Kurumun yürüttüğü hizmetlerin beklentileri karşıladığını gösteren belgeler, kurum çalışanlarının, ilgili birimlerin ve genel olarak kurumun çevresine karşı sorumluluklarını ne ölçüde gerçekleştirebildiğini gösteren kaynaklardır.


Olanakların Belirlenmesi: Kurumun yürüttüğü çalışmalarda var olan eksikliklerin ve çalışmaların sınırlarının belirlenmesinde yürütülen çalışmalarda üretilen belgeler birinci derecede öneme sahiptir. Böylece kurum kendi içerisinde hizmetlerine yönelik sınırlarını ortaya koyarak, geleceğe ilişkin sağlıklı vizyon geliştirebilir (Brumm 1995: 24-25).

İş ortamında üretilen belgeler, işin dokümante edilmiş biçimidir. Burada dile getirilen iş, kavram olarak kurum içerisindeki her türlü kurumsal aktiviteyi içermektedir. İş ortamında bireysel hareketlerden çok, yapılandırılmış davranışların söz konusu olması, işleyişin resmi mevzuat çerçevesinde yürütülmesini gerektirmektedir. Kurumlarda, yasalarla belirlenmiş uygulamalara, tüzüklere, standartlara dayanarak, önceden belirlenmiş yöntemlere göre hareket edilmektedir. Sorumluluklar, yöneticiler ve denetçilerle kontrol edilmektedir. Denetimin resmi ve ilk el kaynağı belgelerdir. Kurumsal ve sosyal aktiviteler sırasında üretilen belgeler, hangi aktivitelerin, ne şekilde, hangi ortamda, ne biçimde yapıldığını ve yapılanların belirlenen ilkelere uyumunu ortaya koymaktadır. Değerlendirilmiş (Value added) bilgi, yönetimin temel dayanağıdır. Belgeler, yönetimin hem yönetme hem de denetleme eyleminin uygulama aracıdır (Duff 2000:5-6, McKemmish and Acland 1999; Metadata sets in Australia: 2003 *.


BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
- Belge yönetim programları kapsamındaki uygulamaları gerçekleştirilebilesi için, öncelikle kurum içerisinde üretilen belge serilerinin tanımlanması gerekir

1. Genel belgeler: Tüm birim ve bölümlerde; günlük iş akışı içerisinde gerekli çalışmaların neler olduğu, ilgili faaliyetlerin ne şekilde gerçekleştirileceği, ve bu çalışmalarda hangi yöntemlerin uygulanacağına ilişkin bilgilerin yer aldığı belgelerdir. Yine ilgili birimlerde üretilen yayınlar bu kapsamdadır. Birimler ürettikler ya da sağladıkları bu tür belgeleri kendi bünyelerinde oluşturdukları dosya birimlerinde saklamaktadırlar. Birim ya da bölümlerin yıllık faaliyet raporları. Kurumsal organizasyon şemaları. Yayınlar
(Schedules for Retention & Disposition 1997:2)
2. Özel belgeler: Birim ve bölümlerin, günlük iş akışı sırasında kurumsal amaçları gerçekleştirmek için oluşturdukları ya da sağladıkları, genellikle özel bir amaca yönelik üretilen, yazışmalar ve talimatlardan oluşan belgelerdir. Belirli bir dönem kalıcı değere sahip bu belgelerin sürenin sonunda güncel dosyalardan ayıklanması gerekmektedir.
3. Proje ya da program belgeleri: İlgili birimlerce yürütülen ya da desteklenen proje ya da programlara ilişkin belgeler genellikle kalıcı değere sahiptir. Bu tür belgeler pek çok kurumda olduğu gibi diğer belgelerden farklı olarak, alfabetik bir sıralama doğrultusunda konularına göre sınıflandırılmaktadırlar. Bu tür belgeler sadece ilgili birimde kalmayıp genelde, projenin içinde yer alan ilgili diğer birim ya da bölümlere de gönderilirler. Aynı kurum içerisinde ilgili birim dışında fazla kopyaların ayıklanması ve güncel kullanımının ardından bir kopyanın arşive gönderilmesi gerekmektedir.
Bilgi, önceden belirlenen bir dizi sistematik kural ve prosedüre uygun bir biçimde işlenmiş enformasyondur.
Bilgi, sosyal varlık olan insanlar arasındaki iletişim sırasında paylaşılan, aktarılan ve yeniden şekillendirilen tecrübe ve enformasyonlardır
Bilgi, belirli bir durum, sorun, ilişki, teori veya kurala ait veri ve enformasyondan oluşan anlayışlardır
Bilgi içinde yaşadığımız dünyayı ve olayları yorumlamak ve yönetmek için uyguladığımız bir dizi anlayış, kavrayış ve genellemeler ile bize güçlü bir kavrayış ve bakış açısı kazandıran her türlü zihni faaliyettir.
Bilgi, sosyal olaylarda karşımıza çıkan eylem ve olayları anlamamıza yardım eden işaret ve kodlamalardır.
Bilgi, insanların ve organizasyonların etkin bir biçimde eylem gerçekleştirmeleri için sahip olmaları gereken yetenek; potansiyeldir.
n Bilgi, veri ve enformasyon gibi daha ham anlam formları ile anlayış-kavrayış ve akıl-bilgelik gibi daha karmaşık ve işlenmiş anlam formları arasında yer alır.
n Veri, gözlemlenebilen, ölçülebilen veya hesaplanabilen bir davranış yada tutuma ait değerdir. Veri, kavramsal bir çerçeve ve yapı içerisinde bulunan bir tür enformasyondur.
n Enformasyon verileri ve belirli yorum ya da işlemleri içerir ve verilere göre daha belirli bir çerçeveye sahiptir, enformasyon elde edilebilen, filtrelenen ve işlemden geçirilen verilerdir.
n Bilgi, sosyal olaylarda, karar ve eylemler için uygulanmaya hazır yüksek değerde bir enformasyon şeklidir.
n Mana çizelgesinin en üstünde yer alan akıl ve bilgelik ise, sosyal olaylarda doğru ya da yanlış olanı ayırt etmemize yarayan bütün bilgileri kapsar. Sosyal olayların nedenlerini doğru bir şekilde kavramamıza ve en doğru ya da en güzeli seçmemize yardımcı olan anlama, kavrama ve akıl yürütme aşamalarında isabetli karar almamız bilginin sistematik bir biçimde işlenmesi, gözlem ve tecrübelerle yeniden şekillendirilmesi halinde mümkün olabilir. Bu aşama anlam çizelgenin tepesindeki akıl-bilgelik aşamasını simgeler.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ

Yukarıda üç başlık altında toplanan kurumlarda üretilen belge yapılarını kurumların kendi özgün yapılarını göz önüne alarak aşağıdaki gibi genişletmek mümkündür:
1. Müşteri Belgeleri: Müşteri belgelerinin çok büyük bir bölümü kurumlarda halka ilişkilerden sorumlu birimlerce saklanmaktadır. Diğer birim ya da bölümlerde yer alan müşteri belgelerine yönelik seriler genellikle uzun dönemli kullanım değerine sahip olmayan belgelerden oluşur.
2. Personel Belgeleri: Resmi personel belgelerinin önemli bir çoğunluğu personel işlerinden sorumlu birimlerde saklanır. Birim ya da bölümlerde yer alan personel belgelerinin önemli bir bölümü ilgili birimlerce gönderilen ya da ilgili birimlerden gelen bilgi ihtiyacını gidermeye yönelik belgelerden oluşur. İlgili konudaki yazışmaların birimlerde gereğinden uzun tutulmasının bir anlamı yoktur (Schedules for Retention & Disposition 1997:2).
3. Mali Belgeler: Mali içerikli belgelerin önemli bir bölümü, idari ve mali işlerden sorumlu birimlerce tutulmaktadır. Ancak birimler tarafından gerçekleştirilen ya da birimlerle ilişkili mali iş ve işlemlerde üretilen belgelerin, en azından asgari yasal süreler dahilinde bölümlerde de bulundurulması gerekmektedir.
4. Kalıcı belgeler: Kalıcı belgeler yasal ya da idari düzenlemeler doğrultusunda uzun bir süre saklanmaları zorunlu tutulan belgelerden oluşmaktadır. Genellikle süresiz olarak saklanmaları gerekmektedir.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ

Kalıcı belgeler, fiziksel formları ve içerdikleri bilginini öneminde dolayı kalıcı değere sahip olabilirler, sözleşmeler ve ikili anlaşmalar gibi belgeler yanında el yazmaları, nadir eserler ve özel konulu kalıcı değere sahip yazışmalar bu kapsamda değerlendirilmektedir. Bu tür belgelerin farklı ortamlarda da saklanması gerekebilmektedir. Bu belgelere örnek olarak:
Ortaklıklara ilişkin mukaveleler
Sözleşmeler
Yıllık raporlar
Çalışmaların ya da raporların son kopyaları
Yasalar, tüzükler ve yönergeler
Mimarı çizimler
Yıllık Fotoğraf, film, kaset ya da optik kayıtlar
Kurumdeki olaylar ve kutlamalara ilişkin materyaller
Resmi yayınlar
Kurulların toplantı tutanakları (Schedules for Retention & Disposition 1997:3) verilebilir.


Üretilen belgenin içeriği ne olursa olsun içerdiği bilginin değeri önemlidir. Belgelerin içerdiği bilginin entelektüel düzeyini belirleyebilmek için dört ana başlıkta değerlendirilmesi öngörülmektedir. Bunlar: hayati belgeler, önemli belgeler, yararlı belgeler, önemsiz belgeler
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Hayati Belgeler (Vital records): Kurumun temel işlevlerini yansıtan ya da kurum içerisinde devam eden bir işle ya da işleyişle ilgili belgeleri kapsamaktadır. Bu tür belgelere örnek olarak yönetim kurullarının toplantı tutanakları, personel sicil dosyaları, öğrenci transkripleri...vb Hayati belgelerin yer değiştirilmesi çoğu zaman mümkün değildir.
Hayati belgeler sürekli olarak saklanmalıdırlar. Çünkü bu tür belgeler kurumsal işlemlerde sürekli olarak kullanılabilme potansiyeli taşırlar . Genellikle bu tür belgelerin kurum içerisinde yer değiştirmeleri de mümkün değildir. Yasal metinler (legal papers), kurumsal varlıklara ilişkin bilgiler, hissedarlara ilişkin (shareholder) raporlar, önemli kurul toplantılarına ilişkin tutanaklar (minutes)..vb belgeler bu kategori içerisinde değerlendirilebilir.

Önemli Belgeler (Important Records): Önemli belgeler de genellikle yer değiştirilmezler, yer değiştirilmeleri de çoğunlukla büyük maliyetler gerektir. Bu tür belgelere örnek olarak önemli kararlara ilişkin tarihi değere sahip materyaller. Yine önemli olaylara ve gelişmelere ışık tutan belgeler....vb bu kapsamda verilebilir.
Önemli Belgeler kurumsal uygulamalara yardımcı olan belgelerdir. Genellikle yer değiştirilmeleri oldukça ciddi maliyetler doğurur. İmha edilebilirler ancak imha işlemlerinde çok dikkatli olunması, kurumsal öneminin artık hiçbir şekilde kalmadığından emin olunması gerekmektedir. Muhasebe kayıtları, satış kayıtları, maliye ya da vergi kayıtları, seçilmiş yazışmalar ve raporlar önemli belgeler arasında yer alabilir.

BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ

Yararlı Belgeler (Useful Records): Yararlı belgeler günlük ofis etkinlikleriyle ilgilidir. Bu belgeler içerisinde yazışmalar ve mali işlemlerle ilgili belgeler yer almaktadır. Bu tür belgeler üretimlerini takip eden belirli bir dönem içerisinde kullanım değerlerini korurlar ve bu sürecin sonunda ayıklanmalıdırlar. Bu tür belgelerden belirli bir üre için kurumsal işlerde yararlanılır. Daha az maliyetli alanlara gönderilmeleri veya imha edilmeleri mümkündür. Genel yazışmalar (mektuplar, memorandumlar ve faks çıktıları, banka dekontları vb...). Gerekli belgeler, kullanım değerinin sona ermesiyle birlikte imha edilmelidir. Dört kategorinin içerisinde en az değerli belgeler önemsiz belgeler olarak adlandırılmaktadır.

Önemsiz Belgeler (Nonessential Records): Bu tür belgeler çok kısa süreli olarak genellikle bir olay ya da koşula ilişkin bilgi vermek amacılığıyla üretilirler. Geçerlilik süresinin ardından yine bir program doğrultusunda imha edilmeleri gerekir. Örneğin duyurular (announcements), rutin bilgilendirmeler içeren memos’lar, bültenlerin fazla kopyaları, rutin telefon ya da mail mesajları vb... bu kapsamdadır (Planning for Records Management...1997 2).
BELGELERİN SINIFLANDIRILMASI

Belgelerin sınıflandırılması aslında diğer materyallere göre oldukça güçtür. Bazen kurumsal uygulamalar, yasal düzenlemeler ya da diğer gereklikler önemsiz gibi görünen bir yazışmayı oldukça önemli hale getirebilmektedir. Bundan dolayı kurumlarda belgelere yönelik alıkoyma programları geliştirilirken seriler düzeyinde ayrıntılı analizlerin yapılması gerekmektedir. Bir belge yönetim programı oluşturulurken; fazla kopyaları, kayıp dosyaları ve yanlış uygulamaları en aza indirecek organize edilmiş standart bir sistemin varlığı gereklidir. Bu noktada belge değerlendirme çalışmalarının yürütülmesi gerekir. belgelerin kurumsal değerleri genel olarak dört başlık altında toplanabilir. Bunlar: İdari, Mali, Yasal ve Tarihi değerden oluşur:
İdari Değer (Administrative Value): Bu tür belgeler kurum personelinin ofis operasyonlarını yürütmede yardımcı olur. Bu tür belgelere örnek olarak kurumsal politika (policy) ve prosedürleri (procedures) ortaya koyan, yıllıklar (annuals) el kitapları (handbooks), organizasyona ait haritalar (organizational charts) verilebilir.
Mali Değer (Fiscal Value): Eğer belgelerin kurumda yürütülen mali işlemlere ilişkin güncel ya da gelecekte bir kullanım değeri varsa bu tür belgeler mali değere sahip belgeler olarak tanımlanabilirler. Mali değere sahip belgeler kurumsal fonların yönetimi, ödemelerin gerçekleştirilmesi, vergi denetimi gibi amaçlarla kullanılırlar. Vergi ödemeleri, mali işlemlerin gerçekleştirilmesi, satın alma ya da satış emirleri, faturalar, çeşitli ödeme emirleri, gelir beyanları vb yine bu kapsamda ele alınır.


Yasal Değer (Legal Value): Kurumlar yürüttükleri çalışmaları yasal olarak belgelendirmek durumundadırlar. Kurumsal denetim kurum içerisindeki birimlere karşı kurum yönetimince gerçekleştirilebileceği gibi, çeşitli hükümet organlarınca kuruma yönelik olarak da belirli aralıklarla yapılır. Yasal değere sahip belgeler arasında, kontratlar, mali antlaşmalar, yasal olarak bağlayıcı hüküm içeren dokümanlar (legal bindings), varlıkların sahipliklerine ilişkin dokümanlar, kurumsal bağlayıcılığı olan mukaveleler vb sayılabilir.

Tarihi Değer (Historical Value): Belgelerin en önemli işlevlerinden birisi kurumun geçmişine ışık tutmasıdır. Kurumda geçmişe yönelik neyin, nerede, ne zaman, ne şekilde, kim ya da kimler tarafından yapıldığını ortaya koyan geçerli tek, birinci el bilgiyi belgeler sağlarlar. Toplantılara ilişkin tutanaklar, halka ilişkiler dokümanları, tarihi değere sahip fotoğraflar, anılar, veriler bu kapsamda ele alınabilir. Kurumsal geçmişe yönelik bilgilerin bir kısmı zaman geçtikçe daha da önemli hale gelebilir. Örneğin Tanzimat Fermanı (1839 Mustafa Reşit Paşa’nın Tanzimat Fermanı’nı Gülhane Parkı’nda okumasıyla başlamıştır).) ya da İnsan Hakları Beyannamesi (1948), Ford’un ilk model T otomobil prototipi...vb (1908 Amerikan , 1920’lerde dünyada binek otomobillerin yarısı T modeldir) geçmişte bir ihtiyacın ya da gelişmenin ürünü ve güncel kullanıma sahip dokümanlarken, günümüzde tarihi değere sahip metinlere dönüşebilmektedir.
BELGE YÖNETİMİNİN UNSURLARI
Belge yönetimi programları dört temel unsur çerçevesinde çalışmalarını yürütür. Bunlar: Yazışmalar, Formlar, Talimatlar ve Raporlardan oluşur.

YAZIŞMA YÖNETİMİ

Kurumlarda yazışmalar, kurumsal amaçlar ve bu amaçların yerine getirilebilmesi için gerekli yasal düzenlemelerin gerçekleştirilebilmesi için üretilirler. Genel olarak yazışmalar, “iletişim amacıyla herhangi bir formdaki mektup ya da yazının iletimi” olarak tanımlanmaktadır.Yazışmaların denetiminde amaç, yönetimin iş ve işlemlerinde iletilmeye çalışılan fikir, düşünce ve yaptırımların düşünüldüğü ve istenildiği biçimde gerçekleşmesini sağlamaktır. Robek, (1987:463) yazışmaların denetiminin elden geldiğince basit, okunabilir ve anlaşılabilir olmasının sağlanması ile başarılabileceğini söylemektedir. Ar (1994:147) ise, yazışmaların üretiminde önemli olanın daha kolay, süratli ve etkin bir haberleşmenin sağlanması olduğunu vurgulamaktadır.Yönetimin sağlıklı iletişimi için, yazışma yöntem ve tekniklerini belirlemek ve uygulamak gerekir. Çünkü yönetimin öncelikli amaçlarından birisi yazılı iletişimi etkin kılmak, iletilmek istenen düşünceyi yerinde ve zamanında iletilmek istenen kişilere sağlamaktır. Sağlıklı kararların alınabilmesi, alınan kararların ilgili kişilere zamanında iletilebilmesi, güncelliğini yitiren yazışmaların güncel olmayan dosyalara kaldırılması ya da imhası için yazışmaların yönetimine önem verilmesi gerekir.

RAPOR YÖNETİMİ

Herhangi bir iş, bir konuda yapılan bir inceleme ya da araştırma sonucu, düşünceleri ya da gözlemleri bildiren yazılara rapor denir . Raporlar, üretimi oldukça uzun süreler alan ve maliyeti oldukça yüksek belgelerdir. Raporlar, yönetimin iyileştirilmesi, var olan sorunların ortadan kaldırılması, olaylar ya da durumlar karşısında nasıl hareket edileceğinin saptanmasında birinci el kaynaklar olarak kullanılırlar.
Raporlar temel yönetim işlevlerinin başarılabilmesi için önemli araçlardır. Raporlar, yönetimde amaçların saptanabilmesinde, belirlenen amaçlara ulaşmada gereksinim duyulan yöntem ve tekniklerin belirlenmesinde ve kurumsal verimliliğin arttırılmasında önemli roller üstlenirler. Raporlar, kurum içi denetimi gerçekleştirebilmek ve karar verme konumundaki yöneticiler için gerekli bilgileri sağlamak konusunda sık sık kullanılan belgelerdir (Ricks 1988:485).
Raporların denetimini kolaylaştırabilmek için envanterler oluşturulmalıdır. Envanterler; tarih sırasına göre ya da alfabetik düzenlenmiş belge başlıklarını veren bir dosya şeklinde hazırlanmalıdır. Rapor yönetimi programlarının etkinliği için, oluşturulacak raporlara yönelik sistem analizinin yapılması gerekir. Bunun için gerekli yöntem ve tekniklerin rapor üretimine başlanmadan önce saptanması gereklidir (Penn 1989:70).

FORM YÖNETİMİ

Ar’dan edinilen bilgilere göre (1996:141) kamu kesiminde 400.000’den daha fazla tür form kullanılmaktadır. Bu formların yılda ortalama olarak 10.000 adet kullanıldığı ve her birinin yaklaşık olarak 100.000TL’na mal olduğu varsayılmakta ve kamu kesiminde yıllık form kullanımının masrafı yaklaşık 400.000X10.000X1.000 =40.000.000.000.000TL olduğu ortaya konulmaktadır. Bu rakam yalnız kağıt baskı ve cilt masrafları olarak hesaplanmıştır. Ayrıca form tasarımı, dosyalama, pul, posta, personel giderleri, kullanılan araç ve gereçlerin giderleri düşünüldüğünde bu rakam daha da artacaktır.

Form yönetimi en açık tanımı ile; formların analizi ve standartlaştırılması, çizilmesi, bastırılması, depolanması ve dağıtılması işlemlerinde, bütün kurum için merkezi bir birim tarafından bir düzen ve disiplin içerisinde yürütülmesi olarak tanımlanabilir (Ar 1996: 152). Form yönetiminin işlevleri konusunda kurum personelinin genelde bilinçsiz olduğu gerçeğiyle, bu konunun uzmanları tarafından yürütülüp yapılandırılması, oluşturulacak programların sağlıklı yürütülebilmesi için gereklidir.

Yrd.Doç.Dr. Özgür KÜLCÜ notlarından alıntıdır.