Bilgi!
Sözlük anlamıyla bilgi, öğrenme, araştırma ve gözlem yoluyla elde edilen her türlü gerçek, malumat ve kavrayışın tümüdür. Bilgi, çok farklı şekillerde tanımlanmaktadır. Bilgi doğruluğu ispatlanmış inançlardır. Bilgi, önceden belirlenen bir dizi sistematik kural ve prosedüre uygun bir biçimde işlenmiş enformasyondur. Bilgi, sosyal varlık olan insanlar arasındaki iletişim sırasında paylaşılan, aktarılan ve yeniden şekillendirilen tecrübe ve enformasyonlardır .Bilgi, belirli bir durum, sorun, ilişki, teori veya kurala ait veri ve enformasyondan oluşan anlayışlardır. Bilgi içinde yaşadığımız dünyayı ve olayları yorumlamak ve yönetmek için uyguladığımız bir dizi anlayış, kavrayış ve genellemeler ile bize güçlü bir kavrayış ve bakış açısı kazandıran her türlü zihni faaliyettir. Bilgi, sosyal olaylarda karşımıza çıkan eylem ve olayları anlamamıza yardım eden işaret ve kodlamalardır. Bilgi, insanların ve organizasyonların etkin bir biçimde eylem gerçekleştirmeleri için sahip olmaları gereken kapasitedir .
BİLGİNİN ÖZELLİKLERİ.
Niceliği :bilgini ölçüle bilirliği ve sayısal özellikleri Niteliği:bilginin bütünlüğü doğruluğu ve dayanıklılığı.
Bilginin içeriği: konusu ve anlamı.
Bilginin yapısal özelliği : nasıl biçimlendiği ve hangi formatta nasıl bir düzenle ifade edildiği .
Bilginin süreci : bilginin değerini kaybetmeden koruma süreci.
Bilginin dili: simgeler , alfabe ,kodlar biçiminde ifade edilerek anlatımı .
BİLGİNİN DEGİŞİK ANLAMALARDA KULLANIMI
Bilgi çok değişik anlamlarda kullanılmaktadır.
1. Daha önce bilinmeyen bir şey olması;
2. Kişilere ipucu sağlaması;
3. Bilinenleri etkilemesi;
4. Verinin nasıl yorumlanacağını göstermesi;
5. Kişiye ulaştığında faydalı olması;
6. Karar vermede kullanılması;
7. Belirsizliği azaltması;
8. Cümlelerdeki kelimelere anlam vermesi;
9. İfade ettiğinden daha çok değer taşıması;
10. kişinin inançlarından veya beklentilerinde değişiklikler yaratmasıdır;
İnsan yaşamı boyunca bilgi çeşitli anlamlarda kullanılmıştır .
Ticari ürün olarak bilgi.
Enerji olarak bilgi.
İletişim olarak bilgi. Gerçek olarak bilgi.
Veri olarak bilgi.
Bilgi olarak bilgi.
Süreç olarak bilgi.
BİLGİ VE BELGE GEREKSİNİMLERİ.
İnsan doğumundan itibaren yaşamı boyunca daha iyi yaşaya bilmek ve daha ileriye gitmek için bilgiye hayati oranda ihtiyaç duyar, bilgi gereksinimi insan için temel yaşam gereksinimleri olan hava, su , yiyecek ve barınaktan sonra gelen en önemli gereksinimdir.Bilgi gereksinimlerinin oluşmasını sağlayan dört gereksinimi şöyle sıralaya biliriz.
Bilinçli yada bilinçsiz olarak bilgiye gereksinim duymayla oluşan “var olan ancak belirtilmeyen gereksinim”
“Bilinçli gereksinim”;
Sorunun açıkça tanımlandığı ”biçimlenmiş gereksinim ”
Yeniden düzenlenerek kaynaklardan elde edilebilir hale getirilen “uzlaştırılmış gereksinim” dir.
Bilgi gereksinimine yönelik tanımlar aşağı’daki şekillerde yapılmıştır.
Kişinin; çevresindeki olayların ve başarmak istediklerinin , şimdiki düzeyine uymadığını fark ederek önlem almaya yönelmesidir( line 1981:80 ).
Genelde yaşamla özelde işle veya kişisel durumlarla ola bilinmeyenlerin ortaya çıkarılması ve nelerin bilinmediğinin tanımlanmasıdır ( krikales 1983 : 6)
Geçerli veya içten gelen sebeblerle bilgiyi elde etme amacına katkıda bulunan koşuldur (Derr 1983:276)
Kararsızlığın nedenini belirleme , güç durumdaki kişinin ilerlemesine engel olanı tanımlama veya kişinin aldığı mesajlarla eksikliğini algılamasıdır(rohde 1986 :53)
Kişiyi etkileyen çeşitli durumların davranışa yada soruya çevrilmesiyle bilgi gereksinimleri ortaya çıkmaktadır .Gnelde iki tür bilgi gereksinimleri olduğu kabul edilmektedir . Bunlarda ilki ; konu sınırları açıkça tanımlana bilen, tam olarak sorula bilen ve yanıt alına bilen , yanıtlanınca ortadan kalkan “ somut bilgi gereksinimleri” dir . Diğeri ; konu sınırları belirlenmemiş , tam olarak ifade edilemeyen , karşılanamayan ve uzun müddet sürebilen ” soruna yönelik bilgi gereksinimlerdir .( farnts ve brush 1988:86-91)
Bilgi gereksinimlerini karşılamaya yönelik çalışmalarda en önemli sorun ; kişilerin isteklerini , kullandıklarını bilmelerine rağmen neye gereksinim duyduklarını bilmemeleri veya belirtememeleridir . (faibisoff ve elly 1976:3)
Bilgi gereksinimlerini ve bilgi gereksinimlerinin karşılanmasıyla ilgili araştırmaları inceleyen faibisof ve ely (1976:9-11) bilgi gereksinimlerinin karşılanmasına yönelik şu genellemeleri yapmışlardır.
1. Kişiler en kolaylıkla elde edebilecekleri bilgiyi arama eylemindedirler;
2. Kişiler bilgi, ararken alıştıkları yöntemleri izlerler ;
3. Toplumlar bilgi kaynaklarını ve onların kullanımını tamamen bilmezler ;
4. Yüz yüze iletişim en önemli bilgi kaynağıdır;
5. Değişik kişiler değişik bilgi kaynağı kullanırlar;
6. Gereksinim duyulan bilginin yapısı ve kapsamı konudan konuya ve gruptan gruba değişir ;
7. Kişilere gereken bilgi miktarı çeşitlilik gösterir.
8. Bilgi miktarı kişinin kullana bileceğinden çok farklıdır.
9. Kişinin bilgi gereksinimleri mesleğinin değişik aşamalarında ve tasarılarda ki değişikliklerle farklılık gösterir .
10. Resmi veya gayrı resmi kaynaklardaki yetersizlikler bilgiye erişmeden bilgi kaybına neden olur.
11. Bilgi erişim hizmetlerinde sık sık eksiklikler oluşur.
12. Bilgi miktarı ve kalitesi arasında genellikle ters orantı vardır .
13. Bilgiye kolaylıkla erişim için planlama yapılmalıdır
14. Bilgi gereksinim duyulduğunda , zamanında ve tam olarak sağlanmalıdır.
17 Ekim 2008 Cuma
15 Ekim 2008 Çarşamba
ARŞİVCİLİĞİN TOPLUMSAL TARİHİ
ARŞİVCİLİĞİN TOPLUMSAL TARİHİ
Genel olarak arşivler; kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ya da işlemler sonucu oluşan, toplanan biriken ve bir nedenden ötürü saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum, bunları barındıran yer olarak tanımlanmaktadırlar (Uluslararası…1969:4).
Arşivler, geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi oldukça önemli bir misyonu yüklenmektedirler. Devletlerin, kurumların ve kişilerin haklarını korumak, saklamak, devletler arası ilişkileri belgelemek arşivlerin görevleri arasında sayılmaktadır. Arşivler, ait oldukları dönemin toplumsal, ekonomik ve ticari yapısını, ilgili döneme ait kurumsal ilişkileri ortaya koyan belgeleri bünyelerinde bulundurmaktadırlar. İlgili konularda yapılan araştırmaların belgelere ve bu belgelerin hizmete sunulduğu arşivlere dayandırılmadan sağlıklı biçimde yürütülmesi oldukça güçtür
Tüm kurumlar belirli gereksinimlerin sonucu olarak ortaya çıkmaktadırlar. Bu gereksinimler, aslında kurumsal varlığın oluşum nedenlerini ortaya koymaktadır. Toplumsal yaşamın ve buna bağlı ilişkilerin bir parçası olarak var olan arşivlerin, hizmetlerini sağlıklı olarak gerçekleştirilebilmesi için, oluşum nedenleri ve hizmetlerinden beklentilerinin doğru analiz edilmesi gerekmektedir.
Pek çok kurumsal yapı gibi arşivlerin ve arşivciliğin gelişiminde de batı dünyası tarih içerisinde önemli bir yere sahiptir. Batı dünyası uzun uykusundan (Karanlık Çağ) yeni yeni uyanırken, feodal dönemin sonlarında ilk hareketlenmelerden birinin, bir araştırma ortamı olarak en güvenilir kaynakların, birinci el kaynakların bulunduğu arşivlerde oluşu oldukça ilgi çekicidir. Portekizler okyanuslarda maceraya atılırken, İtalya’da Pavria’da eski belgelere yönelik ilk bilimsel incelemelerin yapılması, var olan statik düzenin değişimine yönelik iki ciddi atılımdır.
İnsanın toplumsal bir varlık haline dönüşmesi, ortaya konulan bilgi birikiminin ve bu bilgilerin devamlılığının bir sonucudur.
İlkçağ insanlarından miras kalan tarihin ve toplumsal/ekonomik hayatın korunması ve gelecek kuşaklara aktarılması yaklaşımı; Sümerlerde “Nar” daha sonra “Groit”’ler, kabile yaşlıları, rahipler ve ozanlar tarafından hayata geçirilmiştir. Ardından yazılı kültüre geçişle birlikte kil tabletler, tarihin karanlık yüzüne ışık tutan, yönetsel, idari, ticari ve toplumsal hayatın yasalarını ortaya koyan belgeler olmuşlardır.
5000 yıldan fazla süredir insanlar, birey ve toplum hayatına ilişkin tüm deneyimlerini yazarak ve belgeleyerek saklamaktadırlar.
Belgeler, hükümranlıkların, kurumların ve bireylerin birbirlerine karşı olan sorumluluklarının gerçekleştirilmesi ve sürdürülmesinde birinci el kaynaklar olmuşlardır. Belgeler, birey ve kamu hayatının resmi yönünü doğrulama ve onaylama aracı olarak görev yapmanın yanı sıra, tarihin oluşumunun da ana kaynağıdır. Belgeler, savaşlarda politik silah, barışta mukavele, işgal için gerekçe olurken, birey ve toplum hayatının varlığının bir delili ve sürekliliğinin teminatı olma gibi hayati işlevlere sahipti
TARİH:
Ortaçağda oluşturulan ilk kapsamlı belge çalışması olarak Domesday (Eve ya da ülkeye ait anlamlarına geliyor Book’lar gösterilmektedir.
1085 yılında İngiliz kralı olan William the Conqueror’un tarafından 2 cilt halinde hazırlanmıştır. Kral, öncelikle ülkesinin sınırları içerisinde yer alan tüm bölgelere ilişkin belgelerin toplanmasına yönelik bir emir vermiştir. Kral ülke sınırları içerisinde gerçekleşen tüm olayları belgelemek ve insanların yazdığı her şeyi toplamak amacıyla böyle bir girişimde bulunmuştur.
“Büyük Domesday” ve “Küçük Domesday” olarak iki cilt olarak hazırlanmıştır. Eser içrisinde, toprak sahipleri (soylular), serfler, toprağın kullanım şekli, statüler, vergi yasaları, hukuki düzenlemeler ve uygulama biçimlerine ilişkin bilgilerin yer aldığı belgeler toplanmıştır.
Ancak arşivsel düzenlemelere ilişkin çalışmalar epey geç tarihlerde başlamıştır. 1284 yılında Naple’de Anjou arşivinde ilk defa envanterler ve tüzüklerin kullanılmaya başlanmıştır. Fransa’da Piere de Etampes 1318’dan itibaren Tresor des Chartes Arşivinin kütüklerini ve kayıtlarını kataloglamaya başlamıştır. Yine İngiltere’de William Stapleton 1323’de Exchequer (Devler Hazinesi)‘nin envanterlerini hazırlayan kişi olmuştur. Bu tarihten itibaren tüm Avrupa’da var olan arşiv koleksiyonları, idari hizmetlerin bir ürünü olarak görülerek, düzenlenmeye ve listelenmeye başlanmışlardır
İlk moden üniversitelerin kurulması da arşivcilik açısından oldukça önemlidir. Bologna Üniversitesinin 1158 tarihinde kurulmasıdır. Ardından 1179 tarihinde Paris Üniversitesi kurulmuştur. Özellikle hukuk, sanat tarihi ve teoloji üzerinde çalışmaların yapıldığı bu üniversitelerin arşivcilik tarihi açısından, iki önemli özelliğinden söz edilmektedir. Birincisi ilk üniversite arşivlerinin oluşturulması ikincisi de teoloji yanında roma hukukunun ilk üniversitelerle gündeme gelmesiyle idare hukukundaki değişimler.
Özellikle 13 ve 14. yüzyıllarla birlikte arşivler, belgelerin depolandığı kamusal alanlar (public place) olarak tanımlanmaya başlanmıştır. Yine arşivlerin birinci el kaynakları sağlayan yerler olarak tanımlanması bu dönemde gerçekleşmiştir.
Batıda aydınlanma hareketleri sadece ekonomik ve ticari hayatta değil toplumsal, kültürel ve yönetsel yapıda da büyük değişikliklere yol açmıştır. Hıristiyan mitlerine dayanan efsanelerin yerini değişken bir geleceğin belisizliğine bırakması, kiliseyi büyük endişelere sürüklemiştir. Matbaanın icadıyla korkular doruğa çıkmıştır. Rönesans İtalyası geçmişin yeniden keşfinde Avrupanın ilk merkez üssü olmuştur. Coğrafya alanında Portekiz serüvencileri neyse, İtalya tarih alanında öyle olmuştur. Eskiye dair kaynakları incelemek için ilk kaynaklar el yazmaları olmuştur (Boorstin 1996:550-551).
Diğer yandan matbaanın yaygınlaşması yazılı kültürün hızla yayılmasına yol açarken, bu yeni kültürel atmosferden yararlanarak kendilerine itibar kazandırmak isteyen sahtekarlar da döneme damgasını vurmuştur. Kendilerinin somut bir geçmişi olduğunu kanıtlamaya çalışan feodal senyörler, sahte belgeler düzenlemeye girişmişlerdir. Bu durum bir taraftan belgelerin özgünlüğüne yönelik tartışmalara yol açarken, diğer taraftan da çağdaş tarih anlayışının, alternatif olarak ortaya çıkışının kaynaklarından sayılmaktadır. “Hayali bir geçmişin itibarsızlığına karşı hızla yükselen bilimsel tarih bilinci”, kendini özgün belgelerde aramış ve dönemin arşivlerini keşfetmeye yönelmiştir. Çağdaş tarihsel eleştiriyi ortaya koyan kişilerin öncüleri, “rahatlatıcı yanıtları sağlamaktan çok, utanç verici sorular sormaktan geri durmayan” kişiler olmuşlardır.
Bunlardan en önemlilerinden ve çağdaş tarihin kurucularından sayılan Lorenzo Valla (1407-1457)’dır. Valla yanıltıcı tarih anlayışına ilk saldırısını, Papa IV. Euqenius döneminde İmparator Büyük Konstantin’in (280-337), “Konstantin’in Bağışı” adlı belgeye dayanarak, mucizevi bir şekilde cüzzamda kurtulmasına yönelik olarak yapmıştır. Valla 1440 yılında yazdığı “Konstantin’in Bağışına İlişkin Bilimsel İncelemesi”nde, hazırlanan belgenin bir sahtekarlık olduğunu öylesine doğru bir şeklilde kanıtlamıştır ki, bu olaydan sonra çok az kişinin belgeye başvurmaya cesaret ettiği söylenmektedir (Boorstin 1996:550-551).
Reform hareketleri içerisinde Avrupa’da yaşanan savaşlarda da belgeler hep ön planda olmuştur. Otuz Yıl Savaşları (1618-48) eski belgelere dayanarak egemenlik talep eden katolik ve protestan prensler arasında bütün bir Avrupada çatışmalara neden olmuştur.
Fransa’da mutlak bir kralın tehditlerine karşı yerel iktidar için yasal davalar açan soylular, “Diplomatik Savaşlar” olarak adlandırılan savaşları yapmışlardır. Çağdaş tarih incelemesi için çok önemli olan “belge incelemesi bilimi” bu gereksinimlerden doğmuştur
Avrupa’da ilk merkezi arşiv Simances Arşiv Deposudur. 1524 yılında İspanya Kralı I. Charles Royal, Castille Kraliyet Arşivini (Archives of Castille), Simances Kalesine transferini emretmiş. Kralın Arşivin kuruluşuna yönelik verdiği emirler arasında, “belgelerin günlük kullanımlarının mümkün kılınmasını” istemesi, arşivlerin yavaş yavaş bir araştırma merkezi olarak algılanmaya başlandığının bir göstergesidir. Simances Arşiv Deposu, Avrupada arşiv depoları arasında, belgelere yönelik tasnif işlemlerinden ayıklama işlemlerine kadar, kullanım ilkelerinin belirlenmesinden, saklama şartlarının ortaya konulduğu tüzüğe kadar, ilklere imza atmıştır
Fransa da II. Francis, İspanya örneğinden hareketle kendi kraliyet arşivini kurmuştur. İsveç Mahkeme Arşivleri (Chancery), 1618 yılında oluşturulmuştur. İsveçte belgeler, Riksartiv’de oluşturulan merkezi arşiv depolarında saklanmıştır. Danimarka Kraliyet Arşivi 1655 yılında kurulmuş ve 1720 yılında uzunca bir süreden sonra arşiv çalışmalarına başlamıştır. Batıda bu tür gelişmeler olurken Doğuda da arşivler üzerine çeşitli çalışmalar söz konusudur. Çin’de 16. yüzyılda henüz elle yazılan sayısız belge, Çin İmparatorluğu’nun arşiv depolarının oluştumasında önemli bir etken olmuştur. “The Hung Shi Chen” Türkçesiyle İmparatorluk Belge Deposu, 1534-35 yılları arasında imparator Ming Jiajing tarafından oluşturulmuştur. Bu depolarda ağırlıklı olarak soylu kişilere ait belgelerin bulundurulduğu dile getirilmektedir
Rönesans ve reform hareketleri ile, kiliseler, kendi pozisyonlarının tarihsel geçerliliğini ortaya koyabilmek için belgeleri toplamaya ve koruma altına almaya başlamışlardır. Vatikan Gizli Arşivi 1612 yılında kurulmuştur. 16. ve 17. yüzyıllarda İngiliz parlamenterler ve asillerinin, kendi politik beklentilerini doğrulamaya yönelik olarak tarihsel belgeleri ağırlıklı olarak kullanmaya başladıklarından söz edilmektedir
Arşivler, yeni kurulan devletlerin yasal dayanakları olmaya başlamıştır. Yeni sınırların yönetiminin gerçekleşmesinde belgeler temel göstergeler olmuştur.
Arşivler mülkiyetin ve toplumsal hayatın düzenli bir şekilde yürümesi ve devamlılığının teminatı olarak görülmeye başlamışlardır. Bu da toplumla bireyler arasındaki ilişkilerin gelişmesiyle gerçekleşmiştir.
Örneğin 1215 Magna Carta, 1626 Petition of Rights (Haklar Bildirgesi), 1688 Bill of Rights (Haklar Tasarısı), 1776 Amerikan Bağımsızlık Beyannamesi çerçevesinde birey ve toplum hayatının yeniden şekillenmesinin yasal alt yapısı oluşturulmuş ve doğal olarak arşivleri etkilemiştir.
İngilizlerin endüstri alanında yaptığı atılımlara karşın, Fransızların siyaset ve ideoloji alanındaki hareketlerde ön plandadır. Doğal olarak Fransız arşivciliği 1789’a değin ciddi atılımlar gerçekleştirmiştir.
18. yüzyıl düşünce adamlarının çerçevesinde yoğunlaşmıştır. Bu dönemde “insanın bilincinin malı” haline dönüştüğü dile getirilmektedir. Newton, Lagrence vb. pek çok doğa bilimcinin yanı sıra, kendilerini “fizyokratlar” olarak adlandıran iktisatçıların, aydınlanma felsefesi adıyla, önce İngiltere’de ardından Fransa’da, son olarak da Almanya’da dalga dalga yayılan, doğa bilimleriyle, toplumsal yaşamı, felsefeyle ekonomik yaşamı ilişkilendiren yeni bir dünya düzenini oluşturulduğu görülmektedir.
J.J. Rousseau ile egemenliğin halka ait olduğu ve bunun kimseye devredilemeyeceği düşüncesi, sadece düşünce adamlarının değil genel idarinin de benimsediği kabul edilmesi zorunlu ve gerekli değişimler olarak görülmeye başlanmıştır.
1789 Fransız devrimi arşivler arşivcilik açısından da bir dönüm noktası olarak kabul edilmektedir. Devrimle birlikte gündeme gelen ulusal devlet anlayışı ve buna bağlı olarak Ulusal Arşivin kurulmasıyla, belgelerin yeni kurumsal yapılar için vazgeçilmez bir iletişim ve doğrulama aracı oluşu, bu değişimin sonuçları olmuştur. Yeni hizmet sektörlerinde kurumsal yapılar, artan ve çeşitlenen örgütler, yönetim alanında da uzmanlaşmaya gidilmesine yol açmıştır. Yeni toplumsal ve idari yapıya paralel olarak belgelere bakış açısının, ele alınış biçiminin değişimi, belgelerin sadece yönetim ve devlet hayatına ilişkin yürütülen çalışmaları koruma değil, toplumsal ve kurumsal amaçlar doğrultusunda da üretilip kullanılması gündeme getirmiştir. Bu yeni yaklaşımlar doğrudan yasalara da yansımıştır
Ancak bu sürece kadar altyapı unsuru olarak 17. ve 18. yüzyıllar boyunca arşivcilik alanında belirgin gelişmeler söz konusu olmuştur. Axel Ovenstierna üst düzey bir devlet görevlisi olarak İsveç arşivleri için bir yasal düzenleme çalışması gerçekleştirmiştir. Yine Baldossare Bonifica’nun “De Archives” adıyla hazırladığı kitabı 1632’de yayımlanmıştır. Bonifica’nun çalışma arkadaşlarından Albertino Barisoni’nin 1620 yılında yazdığı “De Archives Cammentaria” ancak 1727 tarihinde yayımlanabilmiştir. Çalışma, dönemine ilişkin arşivcilik alanında en önemli düzenleme ilkelerini belirleyen eser olarak tarihe geçmiştir. Gerek Bonifica gerekse Barisoni’nin ve daha önce Bacon’un üzerinde yoğunlaştıkları asıl nokta ulusal bir arşiv kurma çabası olmuştur. Arşivlerin birleştirilmesine yönelik artan çabaya rağmen, Avrupada ve güçlü bir arşiv geleneği olan Uzak Doğuda, arşivler açısından dönemin karaketistiğinde ağırlık, merkezi olmayan depolar oluşturmaktadır. Arşiv belgeleri çeşitli arşiv depolarına yayılmış durumdadır. Monarşiler kendi belgelerinin yanı sıra yeni oluşan kurumsal yapılara ait belgeleri de saklamaktadırlar. Ancak arşivler hala basit düzeyde organize edilmektedirler. Merkezi arşiv sistemlerinin olmayışı ve ulaşım zorluklarından dolayı araştırmacılar tarihi belgelere ulaşmakta büyük oranda zorluk çekmektedirler. Bununla birlikte arşiv materyallerine erişim de çoğunlukla oldukça sınırlı tutulmaktadır. Dönemde arşivlerde yer alan belgeler monarşiye ait kabul edilmiştir.
Ulusal arşiv boyutunda olmasa bile merkezi arşivlerin Avrupada 1700’lü yıllarla birlikte görülmeye başlandığı bilinmektedir. 1705’de başlayıp 1713’de biten Hanover’deki arşiv binası, farklı bölgelere ait belgeleri depolamak amacıyla kurulmuştur. Yine Avusturya’da 1749’den 1762’ye kadar, dışişleri yasalarına ait belgeler Haus-Hof ve Statsarhive’de toplamıştır. 1784’de İskoçya Kayıt Evi oluşturulmuştur (Postner 1984:3-4). Paris parlamentosuna ait kayıtların 1254 yılında 1789 tarihine kadar düzenli olarak tutulduğu dile getirilmektedir (Bildidici 1996:8). Ancak bütününde Fransız Devrimine kadar ulusal anlamda arşiv ve arşivciliğin ele alınmadığı görülmektedir.
Fransa için de Devrime kadar dağınık arşivler söz konusudur. Sadece Paris’de 1782’de 405 arşiv deposunun var olduğundan söz edilmektedir (Postner 1984:5). Yine 1772’de yapılan bir ankete göre, Fransa içerisinde toplam 5700 arşiv deposunun var olduğu saptanmıştır
Fransız Ulusal Arşivi 9 Temmuz 1789’da kurulmuştur. Arşivde Parlamentoya ait toplantı tutanakları, meclisin aldığı kararlar ve yayımladığı kanunlar vb. arşiv malzemelerinden oluşan ilk koleksiyon nüvesiyle oluşturulmuştur. Zamanla eski rejime ait belgeler de koleksiyona eklenmiştir. Paris meclisi ve kiliseye ait belgelerle koleksiyonu zenginleşmiştir. 25 Haziran 1794’de alınan bir kararname ile; devlet teşkilatı içerisinde yer alan belgeler, noterlik ve çeşitli özel kuruluşlara ait arşiv birimlerindeki belgelerin, güncel kullanımlarının ardından ulusal arşive aktarılması kararlaştırılmıştır
Fransız Devrimi ve buna bağlı olarak ilk ulusal arşivin kurulması ile, devlete ait birimler tarafından üretilen ya da korunan belgelerin doğrudan toplumun malı olduğu gerçeğiyle halka açmasıdır. Bu örnek yaklaşım pek çok batı ülkesi tarafından da zamanla benimsenmiş ve uygulamaya geçirilmiştir. 20. yüzyılın ilk çeyreğinde bu nosyon, korunan belgelere halkın erişiminin sağlanmasında, önceden belirlenmiş standartların oluşturulmasıyla daha da geliştirilmiştir.
Fransız devrimiyle birlikte arşiv alanında gözlenen bir diğer değişim, İnsan Hakları Beyannamesinin 37. Maddesinde de açık olarak ortaya konulan arşivlerin şeffaflaştırılmasıdır. İlgili madde de, “Tüm yurttaşlar her arşiv deposuna kısıntısız erişim hakkına sahiptir” ifadesi yer almaktadır. Bu maddeyle yasal olarak arşivler halkın kullanımına açılmıştır
Bu düşünce 19. ve 20. yüzyılda arşivlere bakış açısındaki değişimin de temelini oluşturmuştur. Pek çok ülke Fransız Arşiv Sisteminden ve kurumsal teşkilat yapısından etkilenerek kendi arşiv ve buna bağlı kurumsal alt yapılarını oluşturmuşlardır. Almanya’da Allegmen Rijkarchif, Belçika’da Archives Generalesdu Royuame merkezi arşivler olarak, Fransız geleneğinden esinlenerek kurulmuştur. Batı Avrupa devletleri başta bakanlıklar olmak üzere, teşkilat yapıları içerisinde, kendi arşiv alt yapılarını oluşturmuşlardır. Zamanla bu arşivler birleştirilerek ulusal arşivlere dönüştürülmüştür. Örneğin İngiltere’de yerel olarak hizmet veren Public Records Office’ler ve mahkeme tutanaklarının yer aldığı Master of Rolls Office’ler birleştirilerek ulusal arşiv al yapısı oluşturulmuştur.
Arşivlerin bir ulusal kültür mirası olarak algılanmasıyla, siyasal açıdan değeri de yükselmiştir. Öneğin Napolyon; Hollanda, İspanya, Almanya ve İtalya’yı işgalinin hemen ardında bu yerlere ait belgeleri kendi ulusal arşivine katmıştır. Napolyon, “Birleşik Avrupa” düşünü, ele geçirdiği yerlere ait kültürel unsurların önemli bir parçasını oluşturan dokümanter kayıtları toplayarak gerçekleştirebileceğine inanmıştır. Napolyonun “Birleşik Avrupa” düşü, 1814 yılında düşmesiyle ortadan kalkmış ve ülke tekrar demokrasiye yönelmiştir
Dünya tarihi eski dönemlerden daha güncel dönemlere kadar benzer uygulamalarla doludur. Örneğin 1296-1651 yılına kadar İskoçya’ya ait arşiv kaynakları İngilizlerce yağmalanmıştır. Yine güncel bir örnek olarak II. Dünya savaşında Japonlar Hong Kong arşivlerini yağmalamışlardır
Fransız devriminin ortaya koyduğu bir diğer sonuç da milliyetçiliğin yükselişi olmuştur. Milliyetçiliğin etkisinde kaldığı dile getirilen 19. yüzyıl Avrupasında, tarihe dayalı bilimsel araştırmalar (historical scholarship) hızla artırmıştır. Tarihe ve ulusal değerlere yönelik araştırmalar, arşivciliğin profesyonel bir disiplin olarak gelişmesinde önemli bir rol oynamıştır. Yine özel kurum arşivleri, Fransız Ulusal Arşivi’nin kurulmasının ardından, onu model alarak mevcut arşiv geleneğinin dışında yeni açılımlar yaratarak oluşturulmaya başlanmıştır.
19. Yüzyıl Fransız arşiv geleneğinden etkilenerek pek çok batı ülkesinin kendi ulusal arşivlerini kurmaya başlamıştır. 1809’da İsveç Ulusal Arşivinin kurulmasının ardından bunu örnek olarak, Finlandiya Ulusal Arşivi kurulmuş, ardından 1814’de Norveç Ulusal Arşivi ve 1848’de Danimarka Ulusal Arşivi oluşturulmuştur. Belçika’da ulusal arşiv (Dutch Allegement Rijksarchief) bu dönemde kurulmuştur (Bradsher 1994:28). 1818’de İtalya Kraliyet Arşivi, 1843’de Sicilya da bir merkezi arşiv kurulmuştur. İngiltere, İsveç ve Prusya ulusal arşivlerini, bakanlıklarda ve mahkemelerde yer alan belgeleri birleştirmek yoluyla oluşturmuşlardır. İngiltere’de 1838 yılında parlementonun kabul ettiği İngiliz Ulusal Arşivi (Public Records Office)’in kurulmasına ilişkin kanunla, İngiliz Ulusal Arşivi kurulmuştur. Bu kanunla merkezi hükümete ait tüm resmi belgeler koruma altına alınmıştır.
İngiliz Ulusal Arşivi’nin hizmetlerinde dönüm noktası oluşturan gelişme, 1851 tarihinde 5 yılını tamamlayan monarşiye ait belgelerin ulusal arşive getirilmesine ilişkin kanunun çıkarılması oluşturmuştur. İsveç ve pek çok batı ülkesinde ulusal arşivler, yüksek makemelerde yer alan kayıtlar nüve kabul edilerek oluşturulmuştur (Postner 1994:26).
Ulusal arşiv Hindistan’da 1891 yılında İngilizler tarafından oluşturulmuştur. Yine Endonezyada 1892 yılında ulusal arşiv kurulmuştur. Güney Amerika’da Arjantin ulusal arşivini 1821 yılında oluşturmuştur. Kuzey Amerika’da Kanada’da Provincial Archives of Nova Scotia 1857 tarihinde kurulmuş, Kanada Ulusal Arşivi ise 1872 yılında oluşturulmuştur (Bradsher 1994:26-27).1
Amerika Birleşik Devletlerin’nde yükselen yurtseverlik bilinci, tarihi belgelerin korunmasına duyula ilgiyi artırmıştır. Massachusetts Tarih Derneği (Massachusetts Historical Society)’nin 1791’de kurulmasının ardından geçen 60 yıllık süreçte 200’ün üzerinde ülke çapında yerel ve bölgesel dernekler kurulmuştur.
Yine bu alanda yayıncılığın da desteklenmesi söz konusudur. İngiltere’de “Roll Serileri” ve “Kamu Evraklarının Takvimi”, aynı dönemde ABD’de “Kamu Evrakları (American State Papers)” yayınlanmıştır (O’toole 1990:35).
Bilimsel tarih alanında yükseköğretim düzeyinde okulların açılmasıyla arşivcilik eğitimi de bu kurumların bünyesinde ele alınmaya başlanmıştır. Arşivcilk alanındaki bu gelişmeler 1895 yılında İngiltere’de Tarihsel Elyazmaları Komisyonu ve 1899’da da Kamu Arşivleri Komisyonu’nun kurulmasına yol açmıştır. Arşiv materyallerinin giderek artan kullanımları ile arşiv yönetimi alanında da önemli gelişmeler olmuştur. 19. yüzyılın sonlarına kadar arşivciler, tarih ya da kütüphanecilik alanlarında eğitimlerini yürütmüşlerdir. Ancak bu gelişmeler güncel belgelere ilişkin çalışmaların bir kenara itilip tarihi belgelere yönelik çalışmaların yoğunlaşmasına neden olmuştur. Araştımacıların gereksinim duyduğu belgeler genellikle konularına göre düzenlenmişler ve kütüphanelerdeki gibi kataloglanmışlardır. Belgeler genellikle bibliyografik, topografik, askeri unsurlar, yönetim anlayışı ya da kilisenin etkisinde, orjinal bağlantılarına bakılmaksızın düzenlenmişlerdir.
1840 yılında Fransızlar modern arşivciliğin gelişiminde önemli bir adım daha atmışlardır. “Respect des Fonds”, belgelerin oluşum ilişkisi göz önüne alınarak düzenlenmesi yaklaşımı, belgelerin oluşturuldukları ortamın koşulları doğrultusunda ve bu koşullar göz önüne alınarak düzenlenmesine dayanmaktadır. Günümüz arşivlerinde belgelerin düzenlenmesi, bu yaklaşıma doğrultusunda gerçekleştirilmektedir (History of Classic… 1999:2). Bu prensip 1890’a kadar yaygın bir kullanım alanı bulamamıştır. Bu tarihte Prusya’da prensip daha da geliştirilerek “provenans” ortaya çıkmıştır. Almanya her iki prensibi de onaylayarak 1898’de ilk modern arşiv el kitabını oluşturmuştur (The Manuel for the Arrangement and Description of Archives by S. Muller, J.A. Feith, and R. Fruin).
Ulusal ve bölgesel olarak arşiv kurumlarının büyümesi ve arşivcilik alanında teorik yaklaşımların olgunlaşması ilk organize arşiv okullarının da kurulmasına yol açmıştır. 1821 yılında Ecole des Chartes, Paris’de kurulmuştur. Açılan okul, aynı zamanda arşivcilik alanında bağımsız programlarla eğitim yürüten ilk arşivcilik okulu olarak tarihe geçmiştir. Bu modelden hareketle Viyana’da, Avusturya Tarih Araştırmaları Enstitüsü 1854 yılında kurulmuştur. 1877’de Rusya’da St Petersburg’da Arkeoloji Enstitüsü arşivcilik eğitimine başlamıştır (Bradsher 1994:26-28).
Arşivlerin idari yönetim içerisindeki teşkilat yapısı da değişikliklere uğramıştır. Aslında arşivler kim gücü elinde bulunduruyorsa onun elinde bir silah gibi kullandığı araçlar görünümündedir. İlkel çağlarda hükümdarlar, ortaçağda kilise, yakınçağda monarşiler ve modern çağda devletler arşivlerin doğrudan denetleyicisi ve kullanıcısı durumundadır.
Arşiv hizmetlerinden beklentiler yine koşullara göre değişime uğramıştır. Ortaçağda ve hatta yakınçağda güç ve ihtişamın simgesi olan arşivler, rönesans ve reform hareketlerinin de en önemli besin kaynaklarından birini oluşturmuşlardır. Yine geçmişe dönük her türlü çalışmanın yapıldığı, orjinal, birinci el kaynakların bulunduğu arşivler, her dönemde araştırmacıların yoğun olarak kullandıkları yerlerden biri olmuşlardır.
Genel olarak arşivler; kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ya da işlemler sonucu oluşan, toplanan biriken ve bir nedenden ötürü saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum, bunları barındıran yer olarak tanımlanmaktadırlar (Uluslararası…1969:4).
Arşivler, geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi oldukça önemli bir misyonu yüklenmektedirler. Devletlerin, kurumların ve kişilerin haklarını korumak, saklamak, devletler arası ilişkileri belgelemek arşivlerin görevleri arasında sayılmaktadır. Arşivler, ait oldukları dönemin toplumsal, ekonomik ve ticari yapısını, ilgili döneme ait kurumsal ilişkileri ortaya koyan belgeleri bünyelerinde bulundurmaktadırlar. İlgili konularda yapılan araştırmaların belgelere ve bu belgelerin hizmete sunulduğu arşivlere dayandırılmadan sağlıklı biçimde yürütülmesi oldukça güçtür
Tüm kurumlar belirli gereksinimlerin sonucu olarak ortaya çıkmaktadırlar. Bu gereksinimler, aslında kurumsal varlığın oluşum nedenlerini ortaya koymaktadır. Toplumsal yaşamın ve buna bağlı ilişkilerin bir parçası olarak var olan arşivlerin, hizmetlerini sağlıklı olarak gerçekleştirilebilmesi için, oluşum nedenleri ve hizmetlerinden beklentilerinin doğru analiz edilmesi gerekmektedir.
Pek çok kurumsal yapı gibi arşivlerin ve arşivciliğin gelişiminde de batı dünyası tarih içerisinde önemli bir yere sahiptir. Batı dünyası uzun uykusundan (Karanlık Çağ) yeni yeni uyanırken, feodal dönemin sonlarında ilk hareketlenmelerden birinin, bir araştırma ortamı olarak en güvenilir kaynakların, birinci el kaynakların bulunduğu arşivlerde oluşu oldukça ilgi çekicidir. Portekizler okyanuslarda maceraya atılırken, İtalya’da Pavria’da eski belgelere yönelik ilk bilimsel incelemelerin yapılması, var olan statik düzenin değişimine yönelik iki ciddi atılımdır.
İnsanın toplumsal bir varlık haline dönüşmesi, ortaya konulan bilgi birikiminin ve bu bilgilerin devamlılığının bir sonucudur.
İlkçağ insanlarından miras kalan tarihin ve toplumsal/ekonomik hayatın korunması ve gelecek kuşaklara aktarılması yaklaşımı; Sümerlerde “Nar” daha sonra “Groit”’ler, kabile yaşlıları, rahipler ve ozanlar tarafından hayata geçirilmiştir. Ardından yazılı kültüre geçişle birlikte kil tabletler, tarihin karanlık yüzüne ışık tutan, yönetsel, idari, ticari ve toplumsal hayatın yasalarını ortaya koyan belgeler olmuşlardır.
5000 yıldan fazla süredir insanlar, birey ve toplum hayatına ilişkin tüm deneyimlerini yazarak ve belgeleyerek saklamaktadırlar.
Belgeler, hükümranlıkların, kurumların ve bireylerin birbirlerine karşı olan sorumluluklarının gerçekleştirilmesi ve sürdürülmesinde birinci el kaynaklar olmuşlardır. Belgeler, birey ve kamu hayatının resmi yönünü doğrulama ve onaylama aracı olarak görev yapmanın yanı sıra, tarihin oluşumunun da ana kaynağıdır. Belgeler, savaşlarda politik silah, barışta mukavele, işgal için gerekçe olurken, birey ve toplum hayatının varlığının bir delili ve sürekliliğinin teminatı olma gibi hayati işlevlere sahipti
TARİH:
Ortaçağda oluşturulan ilk kapsamlı belge çalışması olarak Domesday (Eve ya da ülkeye ait anlamlarına geliyor Book’lar gösterilmektedir.
1085 yılında İngiliz kralı olan William the Conqueror’un tarafından 2 cilt halinde hazırlanmıştır. Kral, öncelikle ülkesinin sınırları içerisinde yer alan tüm bölgelere ilişkin belgelerin toplanmasına yönelik bir emir vermiştir. Kral ülke sınırları içerisinde gerçekleşen tüm olayları belgelemek ve insanların yazdığı her şeyi toplamak amacıyla böyle bir girişimde bulunmuştur.
“Büyük Domesday” ve “Küçük Domesday” olarak iki cilt olarak hazırlanmıştır. Eser içrisinde, toprak sahipleri (soylular), serfler, toprağın kullanım şekli, statüler, vergi yasaları, hukuki düzenlemeler ve uygulama biçimlerine ilişkin bilgilerin yer aldığı belgeler toplanmıştır.
Ancak arşivsel düzenlemelere ilişkin çalışmalar epey geç tarihlerde başlamıştır. 1284 yılında Naple’de Anjou arşivinde ilk defa envanterler ve tüzüklerin kullanılmaya başlanmıştır. Fransa’da Piere de Etampes 1318’dan itibaren Tresor des Chartes Arşivinin kütüklerini ve kayıtlarını kataloglamaya başlamıştır. Yine İngiltere’de William Stapleton 1323’de Exchequer (Devler Hazinesi)‘nin envanterlerini hazırlayan kişi olmuştur. Bu tarihten itibaren tüm Avrupa’da var olan arşiv koleksiyonları, idari hizmetlerin bir ürünü olarak görülerek, düzenlenmeye ve listelenmeye başlanmışlardır
İlk moden üniversitelerin kurulması da arşivcilik açısından oldukça önemlidir. Bologna Üniversitesinin 1158 tarihinde kurulmasıdır. Ardından 1179 tarihinde Paris Üniversitesi kurulmuştur. Özellikle hukuk, sanat tarihi ve teoloji üzerinde çalışmaların yapıldığı bu üniversitelerin arşivcilik tarihi açısından, iki önemli özelliğinden söz edilmektedir. Birincisi ilk üniversite arşivlerinin oluşturulması ikincisi de teoloji yanında roma hukukunun ilk üniversitelerle gündeme gelmesiyle idare hukukundaki değişimler.
Özellikle 13 ve 14. yüzyıllarla birlikte arşivler, belgelerin depolandığı kamusal alanlar (public place) olarak tanımlanmaya başlanmıştır. Yine arşivlerin birinci el kaynakları sağlayan yerler olarak tanımlanması bu dönemde gerçekleşmiştir.
Batıda aydınlanma hareketleri sadece ekonomik ve ticari hayatta değil toplumsal, kültürel ve yönetsel yapıda da büyük değişikliklere yol açmıştır. Hıristiyan mitlerine dayanan efsanelerin yerini değişken bir geleceğin belisizliğine bırakması, kiliseyi büyük endişelere sürüklemiştir. Matbaanın icadıyla korkular doruğa çıkmıştır. Rönesans İtalyası geçmişin yeniden keşfinde Avrupanın ilk merkez üssü olmuştur. Coğrafya alanında Portekiz serüvencileri neyse, İtalya tarih alanında öyle olmuştur. Eskiye dair kaynakları incelemek için ilk kaynaklar el yazmaları olmuştur (Boorstin 1996:550-551).
Diğer yandan matbaanın yaygınlaşması yazılı kültürün hızla yayılmasına yol açarken, bu yeni kültürel atmosferden yararlanarak kendilerine itibar kazandırmak isteyen sahtekarlar da döneme damgasını vurmuştur. Kendilerinin somut bir geçmişi olduğunu kanıtlamaya çalışan feodal senyörler, sahte belgeler düzenlemeye girişmişlerdir. Bu durum bir taraftan belgelerin özgünlüğüne yönelik tartışmalara yol açarken, diğer taraftan da çağdaş tarih anlayışının, alternatif olarak ortaya çıkışının kaynaklarından sayılmaktadır. “Hayali bir geçmişin itibarsızlığına karşı hızla yükselen bilimsel tarih bilinci”, kendini özgün belgelerde aramış ve dönemin arşivlerini keşfetmeye yönelmiştir. Çağdaş tarihsel eleştiriyi ortaya koyan kişilerin öncüleri, “rahatlatıcı yanıtları sağlamaktan çok, utanç verici sorular sormaktan geri durmayan” kişiler olmuşlardır.
Bunlardan en önemlilerinden ve çağdaş tarihin kurucularından sayılan Lorenzo Valla (1407-1457)’dır. Valla yanıltıcı tarih anlayışına ilk saldırısını, Papa IV. Euqenius döneminde İmparator Büyük Konstantin’in (280-337), “Konstantin’in Bağışı” adlı belgeye dayanarak, mucizevi bir şekilde cüzzamda kurtulmasına yönelik olarak yapmıştır. Valla 1440 yılında yazdığı “Konstantin’in Bağışına İlişkin Bilimsel İncelemesi”nde, hazırlanan belgenin bir sahtekarlık olduğunu öylesine doğru bir şeklilde kanıtlamıştır ki, bu olaydan sonra çok az kişinin belgeye başvurmaya cesaret ettiği söylenmektedir (Boorstin 1996:550-551).
Reform hareketleri içerisinde Avrupa’da yaşanan savaşlarda da belgeler hep ön planda olmuştur. Otuz Yıl Savaşları (1618-48) eski belgelere dayanarak egemenlik talep eden katolik ve protestan prensler arasında bütün bir Avrupada çatışmalara neden olmuştur.
Fransa’da mutlak bir kralın tehditlerine karşı yerel iktidar için yasal davalar açan soylular, “Diplomatik Savaşlar” olarak adlandırılan savaşları yapmışlardır. Çağdaş tarih incelemesi için çok önemli olan “belge incelemesi bilimi” bu gereksinimlerden doğmuştur
Avrupa’da ilk merkezi arşiv Simances Arşiv Deposudur. 1524 yılında İspanya Kralı I. Charles Royal, Castille Kraliyet Arşivini (Archives of Castille), Simances Kalesine transferini emretmiş. Kralın Arşivin kuruluşuna yönelik verdiği emirler arasında, “belgelerin günlük kullanımlarının mümkün kılınmasını” istemesi, arşivlerin yavaş yavaş bir araştırma merkezi olarak algılanmaya başlandığının bir göstergesidir. Simances Arşiv Deposu, Avrupada arşiv depoları arasında, belgelere yönelik tasnif işlemlerinden ayıklama işlemlerine kadar, kullanım ilkelerinin belirlenmesinden, saklama şartlarının ortaya konulduğu tüzüğe kadar, ilklere imza atmıştır
Fransa da II. Francis, İspanya örneğinden hareketle kendi kraliyet arşivini kurmuştur. İsveç Mahkeme Arşivleri (Chancery), 1618 yılında oluşturulmuştur. İsveçte belgeler, Riksartiv’de oluşturulan merkezi arşiv depolarında saklanmıştır. Danimarka Kraliyet Arşivi 1655 yılında kurulmuş ve 1720 yılında uzunca bir süreden sonra arşiv çalışmalarına başlamıştır. Batıda bu tür gelişmeler olurken Doğuda da arşivler üzerine çeşitli çalışmalar söz konusudur. Çin’de 16. yüzyılda henüz elle yazılan sayısız belge, Çin İmparatorluğu’nun arşiv depolarının oluştumasında önemli bir etken olmuştur. “The Hung Shi Chen” Türkçesiyle İmparatorluk Belge Deposu, 1534-35 yılları arasında imparator Ming Jiajing tarafından oluşturulmuştur. Bu depolarda ağırlıklı olarak soylu kişilere ait belgelerin bulundurulduğu dile getirilmektedir
Rönesans ve reform hareketleri ile, kiliseler, kendi pozisyonlarının tarihsel geçerliliğini ortaya koyabilmek için belgeleri toplamaya ve koruma altına almaya başlamışlardır. Vatikan Gizli Arşivi 1612 yılında kurulmuştur. 16. ve 17. yüzyıllarda İngiliz parlamenterler ve asillerinin, kendi politik beklentilerini doğrulamaya yönelik olarak tarihsel belgeleri ağırlıklı olarak kullanmaya başladıklarından söz edilmektedir
Arşivler, yeni kurulan devletlerin yasal dayanakları olmaya başlamıştır. Yeni sınırların yönetiminin gerçekleşmesinde belgeler temel göstergeler olmuştur.
Arşivler mülkiyetin ve toplumsal hayatın düzenli bir şekilde yürümesi ve devamlılığının teminatı olarak görülmeye başlamışlardır. Bu da toplumla bireyler arasındaki ilişkilerin gelişmesiyle gerçekleşmiştir.
Örneğin 1215 Magna Carta, 1626 Petition of Rights (Haklar Bildirgesi), 1688 Bill of Rights (Haklar Tasarısı), 1776 Amerikan Bağımsızlık Beyannamesi çerçevesinde birey ve toplum hayatının yeniden şekillenmesinin yasal alt yapısı oluşturulmuş ve doğal olarak arşivleri etkilemiştir.
İngilizlerin endüstri alanında yaptığı atılımlara karşın, Fransızların siyaset ve ideoloji alanındaki hareketlerde ön plandadır. Doğal olarak Fransız arşivciliği 1789’a değin ciddi atılımlar gerçekleştirmiştir.
18. yüzyıl düşünce adamlarının çerçevesinde yoğunlaşmıştır. Bu dönemde “insanın bilincinin malı” haline dönüştüğü dile getirilmektedir. Newton, Lagrence vb. pek çok doğa bilimcinin yanı sıra, kendilerini “fizyokratlar” olarak adlandıran iktisatçıların, aydınlanma felsefesi adıyla, önce İngiltere’de ardından Fransa’da, son olarak da Almanya’da dalga dalga yayılan, doğa bilimleriyle, toplumsal yaşamı, felsefeyle ekonomik yaşamı ilişkilendiren yeni bir dünya düzenini oluşturulduğu görülmektedir.
J.J. Rousseau ile egemenliğin halka ait olduğu ve bunun kimseye devredilemeyeceği düşüncesi, sadece düşünce adamlarının değil genel idarinin de benimsediği kabul edilmesi zorunlu ve gerekli değişimler olarak görülmeye başlanmıştır.
1789 Fransız devrimi arşivler arşivcilik açısından da bir dönüm noktası olarak kabul edilmektedir. Devrimle birlikte gündeme gelen ulusal devlet anlayışı ve buna bağlı olarak Ulusal Arşivin kurulmasıyla, belgelerin yeni kurumsal yapılar için vazgeçilmez bir iletişim ve doğrulama aracı oluşu, bu değişimin sonuçları olmuştur. Yeni hizmet sektörlerinde kurumsal yapılar, artan ve çeşitlenen örgütler, yönetim alanında da uzmanlaşmaya gidilmesine yol açmıştır. Yeni toplumsal ve idari yapıya paralel olarak belgelere bakış açısının, ele alınış biçiminin değişimi, belgelerin sadece yönetim ve devlet hayatına ilişkin yürütülen çalışmaları koruma değil, toplumsal ve kurumsal amaçlar doğrultusunda da üretilip kullanılması gündeme getirmiştir. Bu yeni yaklaşımlar doğrudan yasalara da yansımıştır
Ancak bu sürece kadar altyapı unsuru olarak 17. ve 18. yüzyıllar boyunca arşivcilik alanında belirgin gelişmeler söz konusu olmuştur. Axel Ovenstierna üst düzey bir devlet görevlisi olarak İsveç arşivleri için bir yasal düzenleme çalışması gerçekleştirmiştir. Yine Baldossare Bonifica’nun “De Archives” adıyla hazırladığı kitabı 1632’de yayımlanmıştır. Bonifica’nun çalışma arkadaşlarından Albertino Barisoni’nin 1620 yılında yazdığı “De Archives Cammentaria” ancak 1727 tarihinde yayımlanabilmiştir. Çalışma, dönemine ilişkin arşivcilik alanında en önemli düzenleme ilkelerini belirleyen eser olarak tarihe geçmiştir. Gerek Bonifica gerekse Barisoni’nin ve daha önce Bacon’un üzerinde yoğunlaştıkları asıl nokta ulusal bir arşiv kurma çabası olmuştur. Arşivlerin birleştirilmesine yönelik artan çabaya rağmen, Avrupada ve güçlü bir arşiv geleneği olan Uzak Doğuda, arşivler açısından dönemin karaketistiğinde ağırlık, merkezi olmayan depolar oluşturmaktadır. Arşiv belgeleri çeşitli arşiv depolarına yayılmış durumdadır. Monarşiler kendi belgelerinin yanı sıra yeni oluşan kurumsal yapılara ait belgeleri de saklamaktadırlar. Ancak arşivler hala basit düzeyde organize edilmektedirler. Merkezi arşiv sistemlerinin olmayışı ve ulaşım zorluklarından dolayı araştırmacılar tarihi belgelere ulaşmakta büyük oranda zorluk çekmektedirler. Bununla birlikte arşiv materyallerine erişim de çoğunlukla oldukça sınırlı tutulmaktadır. Dönemde arşivlerde yer alan belgeler monarşiye ait kabul edilmiştir.
Ulusal arşiv boyutunda olmasa bile merkezi arşivlerin Avrupada 1700’lü yıllarla birlikte görülmeye başlandığı bilinmektedir. 1705’de başlayıp 1713’de biten Hanover’deki arşiv binası, farklı bölgelere ait belgeleri depolamak amacıyla kurulmuştur. Yine Avusturya’da 1749’den 1762’ye kadar, dışişleri yasalarına ait belgeler Haus-Hof ve Statsarhive’de toplamıştır. 1784’de İskoçya Kayıt Evi oluşturulmuştur (Postner 1984:3-4). Paris parlamentosuna ait kayıtların 1254 yılında 1789 tarihine kadar düzenli olarak tutulduğu dile getirilmektedir (Bildidici 1996:8). Ancak bütününde Fransız Devrimine kadar ulusal anlamda arşiv ve arşivciliğin ele alınmadığı görülmektedir.
Fransa için de Devrime kadar dağınık arşivler söz konusudur. Sadece Paris’de 1782’de 405 arşiv deposunun var olduğundan söz edilmektedir (Postner 1984:5). Yine 1772’de yapılan bir ankete göre, Fransa içerisinde toplam 5700 arşiv deposunun var olduğu saptanmıştır
Fransız Ulusal Arşivi 9 Temmuz 1789’da kurulmuştur. Arşivde Parlamentoya ait toplantı tutanakları, meclisin aldığı kararlar ve yayımladığı kanunlar vb. arşiv malzemelerinden oluşan ilk koleksiyon nüvesiyle oluşturulmuştur. Zamanla eski rejime ait belgeler de koleksiyona eklenmiştir. Paris meclisi ve kiliseye ait belgelerle koleksiyonu zenginleşmiştir. 25 Haziran 1794’de alınan bir kararname ile; devlet teşkilatı içerisinde yer alan belgeler, noterlik ve çeşitli özel kuruluşlara ait arşiv birimlerindeki belgelerin, güncel kullanımlarının ardından ulusal arşive aktarılması kararlaştırılmıştır
Fransız Devrimi ve buna bağlı olarak ilk ulusal arşivin kurulması ile, devlete ait birimler tarafından üretilen ya da korunan belgelerin doğrudan toplumun malı olduğu gerçeğiyle halka açmasıdır. Bu örnek yaklaşım pek çok batı ülkesi tarafından da zamanla benimsenmiş ve uygulamaya geçirilmiştir. 20. yüzyılın ilk çeyreğinde bu nosyon, korunan belgelere halkın erişiminin sağlanmasında, önceden belirlenmiş standartların oluşturulmasıyla daha da geliştirilmiştir.
Fransız devrimiyle birlikte arşiv alanında gözlenen bir diğer değişim, İnsan Hakları Beyannamesinin 37. Maddesinde de açık olarak ortaya konulan arşivlerin şeffaflaştırılmasıdır. İlgili madde de, “Tüm yurttaşlar her arşiv deposuna kısıntısız erişim hakkına sahiptir” ifadesi yer almaktadır. Bu maddeyle yasal olarak arşivler halkın kullanımına açılmıştır
Bu düşünce 19. ve 20. yüzyılda arşivlere bakış açısındaki değişimin de temelini oluşturmuştur. Pek çok ülke Fransız Arşiv Sisteminden ve kurumsal teşkilat yapısından etkilenerek kendi arşiv ve buna bağlı kurumsal alt yapılarını oluşturmuşlardır. Almanya’da Allegmen Rijkarchif, Belçika’da Archives Generalesdu Royuame merkezi arşivler olarak, Fransız geleneğinden esinlenerek kurulmuştur. Batı Avrupa devletleri başta bakanlıklar olmak üzere, teşkilat yapıları içerisinde, kendi arşiv alt yapılarını oluşturmuşlardır. Zamanla bu arşivler birleştirilerek ulusal arşivlere dönüştürülmüştür. Örneğin İngiltere’de yerel olarak hizmet veren Public Records Office’ler ve mahkeme tutanaklarının yer aldığı Master of Rolls Office’ler birleştirilerek ulusal arşiv al yapısı oluşturulmuştur.
Arşivlerin bir ulusal kültür mirası olarak algılanmasıyla, siyasal açıdan değeri de yükselmiştir. Öneğin Napolyon; Hollanda, İspanya, Almanya ve İtalya’yı işgalinin hemen ardında bu yerlere ait belgeleri kendi ulusal arşivine katmıştır. Napolyon, “Birleşik Avrupa” düşünü, ele geçirdiği yerlere ait kültürel unsurların önemli bir parçasını oluşturan dokümanter kayıtları toplayarak gerçekleştirebileceğine inanmıştır. Napolyonun “Birleşik Avrupa” düşü, 1814 yılında düşmesiyle ortadan kalkmış ve ülke tekrar demokrasiye yönelmiştir
Dünya tarihi eski dönemlerden daha güncel dönemlere kadar benzer uygulamalarla doludur. Örneğin 1296-1651 yılına kadar İskoçya’ya ait arşiv kaynakları İngilizlerce yağmalanmıştır. Yine güncel bir örnek olarak II. Dünya savaşında Japonlar Hong Kong arşivlerini yağmalamışlardır
Fransız devriminin ortaya koyduğu bir diğer sonuç da milliyetçiliğin yükselişi olmuştur. Milliyetçiliğin etkisinde kaldığı dile getirilen 19. yüzyıl Avrupasında, tarihe dayalı bilimsel araştırmalar (historical scholarship) hızla artırmıştır. Tarihe ve ulusal değerlere yönelik araştırmalar, arşivciliğin profesyonel bir disiplin olarak gelişmesinde önemli bir rol oynamıştır. Yine özel kurum arşivleri, Fransız Ulusal Arşivi’nin kurulmasının ardından, onu model alarak mevcut arşiv geleneğinin dışında yeni açılımlar yaratarak oluşturulmaya başlanmıştır.
19. Yüzyıl Fransız arşiv geleneğinden etkilenerek pek çok batı ülkesinin kendi ulusal arşivlerini kurmaya başlamıştır. 1809’da İsveç Ulusal Arşivinin kurulmasının ardından bunu örnek olarak, Finlandiya Ulusal Arşivi kurulmuş, ardından 1814’de Norveç Ulusal Arşivi ve 1848’de Danimarka Ulusal Arşivi oluşturulmuştur. Belçika’da ulusal arşiv (Dutch Allegement Rijksarchief) bu dönemde kurulmuştur (Bradsher 1994:28). 1818’de İtalya Kraliyet Arşivi, 1843’de Sicilya da bir merkezi arşiv kurulmuştur. İngiltere, İsveç ve Prusya ulusal arşivlerini, bakanlıklarda ve mahkemelerde yer alan belgeleri birleştirmek yoluyla oluşturmuşlardır. İngiltere’de 1838 yılında parlementonun kabul ettiği İngiliz Ulusal Arşivi (Public Records Office)’in kurulmasına ilişkin kanunla, İngiliz Ulusal Arşivi kurulmuştur. Bu kanunla merkezi hükümete ait tüm resmi belgeler koruma altına alınmıştır.
İngiliz Ulusal Arşivi’nin hizmetlerinde dönüm noktası oluşturan gelişme, 1851 tarihinde 5 yılını tamamlayan monarşiye ait belgelerin ulusal arşive getirilmesine ilişkin kanunun çıkarılması oluşturmuştur. İsveç ve pek çok batı ülkesinde ulusal arşivler, yüksek makemelerde yer alan kayıtlar nüve kabul edilerek oluşturulmuştur (Postner 1994:26).
Ulusal arşiv Hindistan’da 1891 yılında İngilizler tarafından oluşturulmuştur. Yine Endonezyada 1892 yılında ulusal arşiv kurulmuştur. Güney Amerika’da Arjantin ulusal arşivini 1821 yılında oluşturmuştur. Kuzey Amerika’da Kanada’da Provincial Archives of Nova Scotia 1857 tarihinde kurulmuş, Kanada Ulusal Arşivi ise 1872 yılında oluşturulmuştur (Bradsher 1994:26-27).1
Amerika Birleşik Devletlerin’nde yükselen yurtseverlik bilinci, tarihi belgelerin korunmasına duyula ilgiyi artırmıştır. Massachusetts Tarih Derneği (Massachusetts Historical Society)’nin 1791’de kurulmasının ardından geçen 60 yıllık süreçte 200’ün üzerinde ülke çapında yerel ve bölgesel dernekler kurulmuştur.
Yine bu alanda yayıncılığın da desteklenmesi söz konusudur. İngiltere’de “Roll Serileri” ve “Kamu Evraklarının Takvimi”, aynı dönemde ABD’de “Kamu Evrakları (American State Papers)” yayınlanmıştır (O’toole 1990:35).
Bilimsel tarih alanında yükseköğretim düzeyinde okulların açılmasıyla arşivcilik eğitimi de bu kurumların bünyesinde ele alınmaya başlanmıştır. Arşivcilk alanındaki bu gelişmeler 1895 yılında İngiltere’de Tarihsel Elyazmaları Komisyonu ve 1899’da da Kamu Arşivleri Komisyonu’nun kurulmasına yol açmıştır. Arşiv materyallerinin giderek artan kullanımları ile arşiv yönetimi alanında da önemli gelişmeler olmuştur. 19. yüzyılın sonlarına kadar arşivciler, tarih ya da kütüphanecilik alanlarında eğitimlerini yürütmüşlerdir. Ancak bu gelişmeler güncel belgelere ilişkin çalışmaların bir kenara itilip tarihi belgelere yönelik çalışmaların yoğunlaşmasına neden olmuştur. Araştımacıların gereksinim duyduğu belgeler genellikle konularına göre düzenlenmişler ve kütüphanelerdeki gibi kataloglanmışlardır. Belgeler genellikle bibliyografik, topografik, askeri unsurlar, yönetim anlayışı ya da kilisenin etkisinde, orjinal bağlantılarına bakılmaksızın düzenlenmişlerdir.
1840 yılında Fransızlar modern arşivciliğin gelişiminde önemli bir adım daha atmışlardır. “Respect des Fonds”, belgelerin oluşum ilişkisi göz önüne alınarak düzenlenmesi yaklaşımı, belgelerin oluşturuldukları ortamın koşulları doğrultusunda ve bu koşullar göz önüne alınarak düzenlenmesine dayanmaktadır. Günümüz arşivlerinde belgelerin düzenlenmesi, bu yaklaşıma doğrultusunda gerçekleştirilmektedir (History of Classic… 1999:2). Bu prensip 1890’a kadar yaygın bir kullanım alanı bulamamıştır. Bu tarihte Prusya’da prensip daha da geliştirilerek “provenans” ortaya çıkmıştır. Almanya her iki prensibi de onaylayarak 1898’de ilk modern arşiv el kitabını oluşturmuştur (The Manuel for the Arrangement and Description of Archives by S. Muller, J.A. Feith, and R. Fruin).
Ulusal ve bölgesel olarak arşiv kurumlarının büyümesi ve arşivcilik alanında teorik yaklaşımların olgunlaşması ilk organize arşiv okullarının da kurulmasına yol açmıştır. 1821 yılında Ecole des Chartes, Paris’de kurulmuştur. Açılan okul, aynı zamanda arşivcilik alanında bağımsız programlarla eğitim yürüten ilk arşivcilik okulu olarak tarihe geçmiştir. Bu modelden hareketle Viyana’da, Avusturya Tarih Araştırmaları Enstitüsü 1854 yılında kurulmuştur. 1877’de Rusya’da St Petersburg’da Arkeoloji Enstitüsü arşivcilik eğitimine başlamıştır (Bradsher 1994:26-28).
Arşivlerin idari yönetim içerisindeki teşkilat yapısı da değişikliklere uğramıştır. Aslında arşivler kim gücü elinde bulunduruyorsa onun elinde bir silah gibi kullandığı araçlar görünümündedir. İlkel çağlarda hükümdarlar, ortaçağda kilise, yakınçağda monarşiler ve modern çağda devletler arşivlerin doğrudan denetleyicisi ve kullanıcısı durumundadır.
Arşiv hizmetlerinden beklentiler yine koşullara göre değişime uğramıştır. Ortaçağda ve hatta yakınçağda güç ve ihtişamın simgesi olan arşivler, rönesans ve reform hareketlerinin de en önemli besin kaynaklarından birini oluşturmuşlardır. Yine geçmişe dönük her türlü çalışmanın yapıldığı, orjinal, birinci el kaynakların bulunduğu arşivler, her dönemde araştırmacıların yoğun olarak kullandıkları yerlerden biri olmuşlardır.
TÜRKLERDE VE OSMANLILARDA ARŞİV TARİHİ
TÜRKLERDE VE OSMANLILARDA ARŞİV TARİHİ
Tüm toplumlarda olduğu gibi Türk toplumları ve uygarlıkları içerisinde de arşiv oluşturma geleneği söz konusudur. Türk toplumlarına ait ortaya çıkarılan en eski arşiv depoları Uygur Türklerinindir. Uygur Türklerinin şehirlerinde, zengin kütüphaneler, resmi daireler, noterler, gümrük teşkilatı, mahkemeler ve resmi yazışmaların saklandığı arşivler söz konusudur.
Yine Anadolu Selçukluları, zengin kütüphaneler yanı sıra, resmi yazışmaların saklandığı arşivlere de sahiptirler.
Türk-İslam geleneğinde yazılı kağıda saygı gösterilmesi sebebiyle, devlet işlemlerine ait yazılı vesikaların tamamı, müsveddeleri dahil olmak üzere titizlikle muhafaza edilmiştir.
Ancak Türk Uygarlığına ait en kapsamlı arşiv malzemesi ve depolarını Osmanlı Devleti’nde görmekteyiz.
Osmanlı Devletinin kuruluşuna müteakip güçlü bir arşiv geleneği söz konusudur. Orta ve Yakın Doğu, Balkanlar ve Kuzey Afrika’yı içine alan geniş bir alanda 600 yılı aşkın süre hüküm süren Osmanlı geleneğinde, idari kayıtların devlet eliyle tespit edilip düzenlenerek günümüze ulaşan milyonlarca sayıda belgeyi teşkil ettiği bilinmektedir.
Osmanlı Devlet yapısı içerisinde üretilen belgeler 5 ayrı kategoride ele alınmaktadır. Bunlar:
Fethedilen ülkelerin arazilerin tescil, toprağın mülkiyet ve tasarruf sistemini ve vergi oranlarını göstermek için tutulan ve toprakların esas kaydı olduğundan tapu hükmünde olan Tapu Tahrir Defterleri ya da diğer Adıyla Defter-i Hakaniler
Osmanlı padişahlarının ülkenin dört bir yanındaki idarecilere gönderdikleri ferman, berat ve benzeri yazışmaları içeren ve Osmanlı idari teşkilat yapısı ortaya koyması bakımından büyük değer taşıyan Mühimme Defterler
Ru’us Dairesi tarafından görevlilere verilen nişan, rütbe, tayin ve terfi kayıtlarını içeren Ru’us Defterleri.
Ülkenin çeşitli mahkemelerinde kadılarca verilmiş hükümleri ihtiva eden Şer’i Siciller.
Ve son olarak da vakıf şartlarını ortaya koyan ve ülkenin çeşitli kesimlerine yayılan vakıflarca tutulan Vakfiyeler’den oluşmaktadır.
Osmanlılarda arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme ilgili daire ve kalemlerde işlem gördükten sonra bir ay torbalarda saklanır, daha sonra bir yıl içerisinde biriken evrak da mahzenlerde muhafaza edilmektedir. Bu uygulama Osmanlıların son dönemlerine kadar geçerli olmuştur.
Osmanlılarda arşiv belgeleri genelde defterler şeklindedir. Bu durum bize Osmanlı Bürokrasisinde, günümüzde dosyalama sistemleri olarak adlandırılan sistem içerisinde defter usulüne uygun arşivleme yaptığını göstermektedir.
Osmanlı Devlet yapısı içerisinde merkezi idare üç ana yapıdan oluşmaktadır. Bunlar; Divan’ı Humayun, Bab-ı Defteri ve Bab-ı Asafi (Bab’ı Ali)’dir. Bugünkü Bakanlar Kurulu, Maliye ya da Defterdarlık ile Başbakanlık olarak düşünülebilecek bu üç bürokratik yapıdaki daireler ve onların kalemlerine ait sicil, defter ve vesikalar da ilgili birimlerin arşivlerinde saklanmış ve günümüze kadar ulaşmıştır. Bu belgeler aynı zamanda Osmanlı Devlet Arşivi konumundadır.
Yine Osmanlı Devlet Arşivi Dışında bir Saray Arşivi kimliği taşıyan Topkapı Saray Arşivi, daha önce ifade ettiğimiz belge yapıları içerisinde yer alan, Osmanlı devlet anlayışı içerisinde bir hayır kurumu olma özelliği taşıyan vakıflara ait vakfiyelerin sicil ve vesikalarını ihtiva eden Vakıf Arşivleri, mahkemelerce verilen kararların ve yapılan işlemlerin kaydedilmiş olduğu Şer-‘i Siciller Arşivi ve tapu tahrir defterleri ile bunlara ait evrakın bulunduğu Tapu Kadastro Arşivi (Kuyud-u Kadime) bulunmaktadır.
Bu genel bilgiler ışığında, Osmanlı geleneğinde arşivler daha yakından incelemekte yarar vardır.
Aslında tarihçilerin ve arşivistlerin üzerinde uzlaştığı nokta Osmanlıların ilk yıllarına ait kayıtların oldukça sınırlı olduğudur. Kuruluş döneminin savaşlarla geçen karışık yapısı bunda en önemli etkendir. Bursa’nın ve Edirne’nin başkent olduğu döneme ait vesikanın az olmasının sebebi ise Timur istilalarına dayandırılmaktadır.
Özellikle İstanbul’un fethinden sonra Osmanlılarda arşivler yoğunlaşmaya başlanmıştır. Günümüze ulaşan arşiv malzemesinin oldukça önemli bir bölümünü ise Kanuni döneminden itibaren görmekteyiz. Bunun nedeni olarak Osmanlı devlet yapısının olgunlaşması, devletin istikrara kavuşması ve saltanat kavgalarının sona ermesi gösterilmektedir.
İstanbul’un fethinden sonra ilk arşiv Yedikule’de kurulmuştur. Daha sonra bu arşiv Atmeydanı’na taşınmıştır.
Defterhane hazine olarak adlandırılan bu arşiv, divan toplantılarının düzenli olarak yapıldığı dönemlerde, Kubbealtında Hazine-i Amire yani Osmanlı Hazinesi ile birlikte saklanmıştır Hazinedarbaşı tarafından sadrazamın mührüyle kapatılan arşiv yine ancak sadrazamın huzurunda açılabilirdi. Divan toplantıları önemini kaybetmeye başlayınca önce Topkapı Sarayı sonra da Saray’ı Atik denilen yere Sultanahmette taşınmıştır. 18. yy ile birlikte Bab-ı Asafi ve daha sonra Bab’ı Ali önem kazanmaya başlayınca, evraklar ilgili daire ve kalemlerin yakınlarındaki arşiv depolarına taşınmıştır.
Defterhane devletin hazinesi içerisinde sayılmaktadır. Tahrir deferleri ana yapısını oluşturmaktadır ve doğrudan Divana bağlı olarak teşkilatlanmıştır.
Osmanlı bürokrasisinde arşiv malzemesinin korunması, devlet sırlarının saklanması, çalınmaması, kayıtların tahrif edilmemesi, bürokratik teamüllerin ciddiyetle takibi, “kaide-i kadime üzere” hareket edilmesi oldukça önemlidir. Örneğin 1590’da bazı belgelerin çalınması ve tahrifinden suçlu görülen bazı Divan’u Hümayun katipleri idam edilmiş ve bazıları da elleri kesilerek devlet görevlerinden atılmıştır.
İmparatorluğun varlığı ve düzeni Defterhanesinde saklı defterlere ve vesikalara dayanırdır. Bu belgelerde kazıntı, silinti, ilave ve tahrifat yapılmazdı.
Osmanlı Devleti’nin büyük askeri harekatları sırasında, mali idari ve askeri işlerle ilgili bürolar da harekatlara katılırlardır. Yine ilgili bürolar yanlarında gerekli belgeleri de götürürlerdir. Veziriazam, serdar-ı ekrem sıfatıyla savaşlar katıldığı zaman, tevcihler, tayinler, azil, katil ve vergi toplama gibi bütün işlemler Sefer Divanında yapılır ve kayıtları orada tutulurdu. Özellikle harekatla ilgili bölgeye ait defterler ve maliye kayıtları savaş alanına kadar götürülür, bazen de güvenli alanlarda geri planlarda tutulmaktadır. Bu durum Asakar-i Mansure nin olşumuna kadar devam etmiştir. Zaman zaman bu belgelerin düşmanın eline geçtiğinden söz edilmektedir.
Paşakapısı yani Bab-ı Asafi evrakı ise kagir olarak (yığma) sürekli korunana depolarda saklanmıştır. Evraktan lazım olanlar ilgili dairelere ve kalemlere gittikten sonra, işi bitsin bitmesin akşamları tekrar depolara getirilmek durumdadır. Hatta bu kurala uyulmadığı için çıkan yangınlarda Bab-i Ali’de önemli oranda belgenin tahrif olduğundan söz edilmektedir.
Arşiv sistemi içerisinde Padişahın Hatt-ı Humayun’larının önemli bir yer vardır. Hatt-ı Humayunlar görüldükten sonra reisülküttaba teslim edilir ve o da her ay bunları torbaya koyup mühürledikten sonra nezareti altında mahsus bir sandığa konup hıfz edilmiştir.
18. yy ortalarına kadar iyi bir şekilde saklanan ve titizlikle korunan arşiv malzemesi daha sonra çeşitli tahrip ve ihmallere maruz kalmıştır. Bakımsızlık, yangınlar, su baskınları , depoların yetersizliği, kötü taşıma vb sorunlar vb dönemde yaygın olarak görülmektedir.
Yine 18. yy la birlikte Osmanlı Bürokrasiside büyük değişimler göstermiştir. Yönetim merkezi olan saray ve Divan’ı Hümayun önemini kaybetmeye başlamıştır. Öncelere sadrazama ait idare binaları söz konusu değildir. Daha sonra ise Divan’u Hümayun Paşakapısına taşınınca; sadaretler (bakanlıklar), dahiliye ve hariciye odaları, Divan-u Valla (büyük) Divan kalemleri, reisülküttap önemini artırmıştır.
1785 tarihinde Topkapı Sarayı ile Bab’ı Ali arasındaki mesafenin uzaklığından dolayı saray memurlarının belgelere ve vesikalara daha rahat erişimini saklamak için, devlete ait yazılı belgeler, antlaşmalar, defterler, namelerin devamlı saklanmasına yönelik olarak sadrazam sarayının bahçesine kağir bir arşiv deposu yapılmıştır. Başında da yine reisülküttap ve onun altında sorumlu olarak da mehterbaşı atanmıştır. Mehterbaşına günlük belge akışını takip sorumluluğu verilmiştir.
1794 tarihinde Mühendishane içerisinde, özellikle serhat kalelerine ait planlar ve haritalardan oluşan bir arşiv oluşturulmuştur
Osmanlı devletinde aynı içerikle belge birden fazla yerde saklanmıştır. Bunun en önemli nedeni, Osmanlı devlet yapısı içerisinde işleyişin etkinliğinin ve tutarlılığının sağlanmasıdır.
Şimdiye kadar dile getirdiğimiz oluşumlar merkezi bir arşiv oluşumundan çok, saraya ya da ilgili dairelere ait arşiv depolarından oluşmaktadır.
Tanzimat (1839-1876 Sultan II. Abdulmecit zamanında Gülhane Hatt-ı Humayunu ile başlıyor) Osmanlı Devletinin idari yapısında büyük değişimlerin yaşandığı bir dönüm noktası niteliğindedir. Bürokraside olduğu gibi arşivcilik konusunda da yeniden düzenleme ve geliştirme faaliyetleri dikkat çekicidir. Geliştirilen binalar, kurumlar ve kanunlarla (nizamnameler) artık sadece merkezi idare değil, mülkiye ve taşra yönetimi, adalet, eğitim ve nüfus sayımı gibi unsurlarda örgütlenmeler söz konusudur. Böylece modern sivil demokrasiye geçişe yönelik ciddi adımlar atılmıştır. Bürokrasinin karmaşıklaşmış ve hacmi genişlemiştir. Buna merkezle taşra arasındaki bilgi akışının hızlanması da eklenince merkez ve taşra teşkilatlarında ciddi arşiv sıkıntısı yaşanmaya başlamıştır.
Sonuç olarak artık Sadrazam Sarayındaki kağir arşiv binası yetersiz kalmaya başlamıştır. Ancak gerek Sadrazam Sarayı gerekse Bab-ı Ali deki biriken arşivlere yönelik merkezi bir arşiv oluşumu gereksinimi söz konusudur.
Osmanlı Devletinde modern arşivcilik çalışmaları Avrupa’daki örneklerinden hemen sonra gerçekleşmiştir.
1837 yılında Maliye Nezareti kurulmuştur. 1845 yılında Maliye Nazırı olana Safeti Paşa, Bab-ı Defteri döneminde kalan Topkapı Sarayında Enderun hazinesinde saklanan milyonlarca belgeyi günümüz tasnif anlayışına uygun olarak ayrılıp depolara kaldırılmasını sağlamıştır. Yine saklanmasına lüzum görülmeyen mülga, yeniçeri ocağına ait bir takım evrak ve gereksiz eski defterler saray ocaklarında yakılarak imha edilmiştir.
1845’de Sadrazam Mustafa Reşit Paşa Osmanlı Devletinin merkez teşkilatına ait Divan-ı Hümayun, Bab-ı Asafi ve Bab-ı Defteri’ye ait defter ve kayıt ve vesikaları bir araya toplatarak Hazine-i Evrak’ı kurdurmuştur. Yine bu dönemde Mahzen-i Evrak’da arşiv karşılığında kullanılmıştır. Yine bu dönemde evrağı hıfz eden, koruyan anlamı taşıyan Müstahfaz-ı Evrak arşivist için kullanılmıştır.
Hazine-i Evrakın kurulmasında sonra 1846 yılında Bab’ı Ali civarında kütüphane şeklinde merkezi bir arşiv deposunun yapılmasına karar verilmiştir. Mimar olarak da İtalyan Fossati görevlendirilmiştir. İnşaat için öngörülenler arasında, yeni icat tuğlanın kullanılması, rutubet ve nem unsurlarına dikkat edilmesi istenmektedir. Odalar şeklinde ayrılması öngörülen Hazine-i Evrak binası içerisinde bir oda Dahiliyeye, diğerinin ise Divan ve Hariciyeye tahsis edilmiştir. Katiplerden uygun birinin Mustahfız-ı Evrak ayin edilmesi, ayrıca gerekli görüldüğünde müracaat edilmesi için coğrafya ve tarih kitapları ile lüzumlu haritaların bulundurulması öngörülmüştür. İlk Müdür olarak Muhsin Efendi seçilmiştir. Muhsin Bey aynı zamanda Meclis’i Vala‘nın azaları arasındadır. Bundan dolayı Muhsin Bey’e müdürlük bir alt kademe görev olarak görüldüğünden, Hazine-i Evrak Nezareti olarak teşkilatlanmıştır. Muhsin Bey’e 15.0000 guruş da maaş bağlanmıştır.
İlk olarak Defterhane ve Bab’ı Ali civarındaki arşiv depolarında ayıklama işine girişilmiştir. 1849 yılında arşivlere ilişkin ilk nizamname yayımlanmıştır. Nizamnamenin girişinde arşivler için “devletin kuvvet-i hafızası” tabiri kullanılmaktadır. Yine ilgili nizamnameden anlaşıldığı üzere Hazne-i Evrak tarihi ya da bilimsel çalışmalar yapılması amacıyla değil, sadece devlete ait organların görevlerinin yerine getirilebilmesi, karşılaşılan ya da karşılaşılacak sorunların çözümlenmesi ve bir müracaat mercii olarak düşünülmüştür. Nizamname içerisinde belgeler üç ana kısımda değerlendirilmektedir Birinci ve ikinci kısım, Osmanlı Devletinin kuruluşundan 1849 yılına kadar olan Hatt-ı Humayun ve iradeler konularına göre tasnif edilmiştir. Üçüncü kısımda 1848 yılı başından itibaren Bab-ı Ali kalemlerinde günlük işlemler sırasında biriken ve birikecek ve bir daha bürokratik amaçlarla kullanılmayacak evrak da Hazine-i Evrak dışında başka depolarda korunacaktır. Yine Hazine-i Evraka gelecek belgelerin ilk tasnifinin ilgili kalemlerde yapılması öngörülmektedir.
İtalyan mimar Fosati’ye ihale edilen Hazine-i Evrak Binasını 1848 yılında bitirilmiş ve mimara 35.000 guruş verilmiştir. Halen Başbakanlık Osmanlı Arşivi’ne bağlı bir nolu depo olarak kullanılmaktadır. Osmanlı Devletinin yıkılışına kadar olan belgeler burada korunmuş ve hizmete sunulmuşlardır.
Ancak 1848 yılında bina hemen hizmete açılamamıştır. 1850 yılında yerleştirme işlemleri sırasında çıkan problemlerden dolayı Meclis’i Muhafakat yeni bir kara almış ve belgelerin geldiği kalemlerde öncelikle firstlerinin çıkarılması ve başka depolara yerleştirilecek evraka yönelik ilkeleri ortaya koymuştur. Yine sürekli çıkan yangınlara karşı çevre arazilerinin satın alınması, iç dekorasyonda kullanılan ahşap yerine demir ve mermerin kullanılması kararlaştırılmıştır. Hazine-i Evrak’ın Resmi açılışı 1853 tarihine kadar yapılamamıştır.
1856 yılında evrakların iyi bir şekilde saklanabilmesi ve rahat okunabilmesi için, devlet dairelerinde kullanılacak kağıtların Londra’dan getirilen litografi makinesi ile antetli kağıda basılması sağlanmıştır.
Geçen sürede sürekli çıkan yangınlar ve özellikle 1878 yılındaki büyük depremde Hazine-i Evrak binası ciddi hasar görmüştür.
İstanbul’daki yangınlar oldukça ciddi sorunlara yol açmıştır. Örneğin 6 Şubat 1911 tarihinde Bab-ı Alide Telgraf odasında çıkan yangında , Şura-yı Devlet, Sadaretler ve Dahiliyeye ait evrağın önemli bir bölümü kül olmuştur.
Zaman zaman arşiv belgelerinin korunması ve saklanmasında ihmaller görülmesine karşın bazen de oldukça katı tutumlar içine girildiği görülmektedir. Örneğin bazı nizamnamelere dayanarak kişilerin ellerindeki evraklara dahi el konulduğu gözlenmiştir.
Diğer yandan bazı nazırlar ya da taşra paşaları kendi kalemlerinde oluşan belgeleri kendileri saklama ve koruma anlayışını benimsemişlerdir. İlgili kişilerin ölümlerinden sonra şahsi eşyaları ve kitaplıkları arasında resmi belgelere de rastlanması bunun sonucudur.
Belgelerin uzun süre saklanmasına yönelik bir diğer tedbir de resmi dairelerde kullanılan ve o dönemde yaygınlaşmaya başlayan anilin mürekkebinin kullanılmasının yasaklanmasıdır. Anilinle yazılan yazılar belli bir süre sonra dağıldığı ya da silikleştiği gözlenmiştir.
Yine bu dönemde belgelerin arşivlerden asıllarının çıkarılması da yasaklanmıştır
I. Dünya savaşı sırasında Osmanlı Devleti savaşa girince devlet arşivi için İstanbul güvenli görülmediğinden 1915 yılının başında 208 sandık evrak Konya’ya nakledilmiştir. Yaklaşık bir yıl sonra bu evrak tekrar İstanbul’a getirilmiştir.
Hazine-i Evrak Dışındaki Kurumlarda Oluşturulan Arşivler
Osmanlı devletinde Nezaretler ilk olarak oluşturulan Evkaf-ı Humayun Nezaretidir (Vakıflar) Evkaf’a ait belgeler Ayasofya Camisinin mahzenlerinde saklanmıştır. Yine burada askeriye, mülkiye bahriye ve maliyeye ait belgeler de bulundurulmuştur. Burada oluşan toplam 5.500.000 evrak 1947 yılında Vakıflar Başmüdürlüğü’nden Osmanlı Arşivlerine nakledilmiştir.
Defterdarlık Kapısı, merkez ve taşra teşkilatlarıyla devletin gelir ve giderlerini düzenlemekle yükümlü bir kurumdur. Vergilerden olan Cizye, Avarız ve Mukataa kayıtları defterdarlıkça tutulmuştur. Defterdarlık yerine Maliye Nazırlığı 1837 yılında kurulmuştur. Maliye Nazırlığına ait arşiv ‘de Sultanahmette yapılan arşiv deposu yanında Bayezıt ‘de de saklanmıştır. 1867 yılında Bayezit’deki Fuat Paşa Konağına Nazırlık geçince buraya taşınmıştır.
1835 yılında Dahiliye ve Hariciye Nezaretleri kurulmuştur. İlgili daire ve kalemlere ait evrakların Bab-ı Alideki arşiv depolarında saklandığına değinilmektedir.
Yine Meclis’i Valla’nın devamı niteliğinde kurulan Şura’yı Devlet Dairesi arşivleri de Bab-ı Ali’deki arşiv depolarında saklanmıştır.,
Yeniçeri ağalığının 1826 yılında kaldırılması ve Seraskerliğin kurulmasıyla arşiv malzemesi, Serasker Hüseyin Paşa Konağından, bugünkü İ.Ü. bulunduğu Saray-ı Atik’e taşınmıştır. İçinde Yeniçeri ve Acemi Ocağına ait maaş ve künye defterleri toplanmıştır.
Yeniçeri Ocağının kaldırılmasıyla aynı dönemde Meşiat Dairesi Kurulmuştur (Müftülük). Ağa kapısında (Bugünkü İstanbul Müftüğünün bulunduğu yer). Meşiat Dariesi içerisinde İstanbul’un yerel kadılarınca verilen kararları içeren yaklaşım 5 bin sicili alacak ölçüde bir arşiv yaptırılmıştır.
1839 yılında Kurulan Zaptiye Nezareti, 1875 yılında Nezaret bahçesinde üç odalı bir arşiv deposu oluşturmuştur.
1863 yılında Nafia Nezareti (Bugünkü Ticaret Bakanlığına yakın) içerisinde de alt katta büyük bir arşiv yaptırılmıştır. Burada toplanan yaklaşık yarım milyon belge 1953 yılında Osmanlı Arşivine gönderilmiştir.
1883 yılında Sıhhıye Nezareti kurulmuştur. 1899 yılında hem geçmiş dönemlerden kalan hem de nezaret kurulduktan sonra oluşan evraka yönelik oldukça büyük taştan bir arşiv binası yapılmıştır.
Yine Nüfus İdare-i Umumiye’nin kurulmasından sonra önce ilgili odalarda sonra Zaptiye Dairesinin karşısında bir arşiv deposu yaptırılmıştır
Taşrada, Vilayet, Sancak ve Kazalarda Kurulan Arşivler
Tanzimat’tan önce eyaletler, Osmanlı Devlet idari teşkilatının en büyük parçasını oluşturmaktadırlar. 16 yy’ın ortalarına kadar Beylerbeyi tarafından idare edilmişler daha sonra Vezirlerin kontrolüne girmişlerdir. Eyaletler altında sancaklar ise iki bölüme ayrılmaktadır. Birinci bölüm evliye-i mülhaka (eyaletlere bağlı livalar ve ikinci bölüm evliye-i gayr-ı mülhaka (bağımsız livalar (şehirler). Her iki livanın da kendisine ait kazaları söz konusudur. Kazalar, voyvodalar, subaşılar vb yöneticilerce idare edilmişlerdir. Buralarda oluşan arşivler ikiye ayrılmaktadır.
Kadı Mahkemeleri Arşivleri
Osmanlılarda kadı sadece yargı yetkisi olmayıp şer’i (hukuksal ) niteliği olan idari ve yerel (beledi) bazı görevleri de söz konusudur. Osmanlı taşrasında gerek merkezden gerekse yerel olarak gerçekleşen yazışma ve işlemlerin tüm kayıtları şer-i sicillere kaydedilmiştir. Bu yüzden taşra arşivciliği ser-i sicillerden oluşmaktadır. Yeni gelen kadı selefinin divanını (evrak torbasını) ister ve iki emin atayarak onların gözleri önünde gözden geçirirdi. Bu defterlerde aşağıdaki evraklar yer almaktadır.
Her çeşit dava zabıtlarıyla, mukavele, senet, satış, vakfiye, vekalet, kefalet, vesayet, borçlanma, tereke (miras), taksim (paylaşım) , fıkıha bağlı şer-i uygulamalara dair resmi kayıtlar ve esnaf teftişine ait notlar.
Başta hükümdarlar olmak üzere her derecedeki büyük ve küçük makamlardan beylerbeyine, sancakbeyine, kadılara, müftülere, mütesellimlere ve diğer tüm resmi görevlilere gönderilen ferman, berat, divan tezkiresi, mektup, ruus vb gibi emir ve yazıların bir sureti.
1892 yılında sadece İstanbul ili sınırlarına ait mahkemelere ait sicilleri bulunduran Şer’iyye Sicilleri Arşivi dışında kaza ve vilayetlerde arşiv kuruluşuna rastlanmamaktadır.
Cumhuriyetin kurulmasından sonra Adliye Vekaletine bağlı kaza ve vilayet adliyelerinde saklanan ilgili arşivler 1941 yılında Maarif Vekaletinin emriyle illerde müzelere konulmuş ve en son olarak Milli Kütüphane’de koruma altına alınmıştır.
Eyalet ve Sancak Arşivleri
Eyalet idaresinin et yetkili organı doğrudan beylerbeyine bağlı Eyalet Divanı’dır. Divan toplantılarını beylerbeyinin konağında gerçekleştirmiştir. Nasıl Divanı- Hümayun ülke idaresinin en yetki organı ise Eyalet Divanı da onun küçük bir kopyası olarak teşekkül etmiştir. Temel konular Eyalet Divanında görüşüldükten sonra şer-i meseleler Kadı Divanı’nda görüşülmektedir. Buralarda konuşulan tüm konular ve gelen evraklar defterlere kaydedilmiştir. İlk önceleri ciddi bir arşivleme yapılmadığından sorunlar çıkması üzerine merkezi idare gönderdiği uzmanlar ve iradelerle arşiv örgütlenmesi sağlamıştır. Taşrada bürokrasi-arşiv ilişkisi açısından defter ve kayıtların paşa konağında saklanması öngörülmüştür. Yine sancaklara ait bazı kayıtlar da eyalet merkezinde muhafaza edilmiştir. Eğer bir sancak başka bir beylerbeyine devredilir ya da sancakta görev değişikliği olursa tüm evrak ve defterler de beylerbeyine devredilmiştir.
Ne yazık ki günümüze kadar ulaşan herhangi bir eyalet arşivi yoktur. Bundan dolayı günümüzde taşra bürokrasisinin işleyişi konusunda çok az bilgiye sahip olduğumuz dile getirilmektedir.
Tüm toplumlarda olduğu gibi Türk toplumları ve uygarlıkları içerisinde de arşiv oluşturma geleneği söz konusudur. Türk toplumlarına ait ortaya çıkarılan en eski arşiv depoları Uygur Türklerinindir. Uygur Türklerinin şehirlerinde, zengin kütüphaneler, resmi daireler, noterler, gümrük teşkilatı, mahkemeler ve resmi yazışmaların saklandığı arşivler söz konusudur.
Yine Anadolu Selçukluları, zengin kütüphaneler yanı sıra, resmi yazışmaların saklandığı arşivlere de sahiptirler.
Türk-İslam geleneğinde yazılı kağıda saygı gösterilmesi sebebiyle, devlet işlemlerine ait yazılı vesikaların tamamı, müsveddeleri dahil olmak üzere titizlikle muhafaza edilmiştir.
Ancak Türk Uygarlığına ait en kapsamlı arşiv malzemesi ve depolarını Osmanlı Devleti’nde görmekteyiz.
Osmanlı Devletinin kuruluşuna müteakip güçlü bir arşiv geleneği söz konusudur. Orta ve Yakın Doğu, Balkanlar ve Kuzey Afrika’yı içine alan geniş bir alanda 600 yılı aşkın süre hüküm süren Osmanlı geleneğinde, idari kayıtların devlet eliyle tespit edilip düzenlenerek günümüze ulaşan milyonlarca sayıda belgeyi teşkil ettiği bilinmektedir.
Osmanlı Devlet yapısı içerisinde üretilen belgeler 5 ayrı kategoride ele alınmaktadır. Bunlar:
Fethedilen ülkelerin arazilerin tescil, toprağın mülkiyet ve tasarruf sistemini ve vergi oranlarını göstermek için tutulan ve toprakların esas kaydı olduğundan tapu hükmünde olan Tapu Tahrir Defterleri ya da diğer Adıyla Defter-i Hakaniler
Osmanlı padişahlarının ülkenin dört bir yanındaki idarecilere gönderdikleri ferman, berat ve benzeri yazışmaları içeren ve Osmanlı idari teşkilat yapısı ortaya koyması bakımından büyük değer taşıyan Mühimme Defterler
Ru’us Dairesi tarafından görevlilere verilen nişan, rütbe, tayin ve terfi kayıtlarını içeren Ru’us Defterleri.
Ülkenin çeşitli mahkemelerinde kadılarca verilmiş hükümleri ihtiva eden Şer’i Siciller.
Ve son olarak da vakıf şartlarını ortaya koyan ve ülkenin çeşitli kesimlerine yayılan vakıflarca tutulan Vakfiyeler’den oluşmaktadır.
Osmanlılarda arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme ilgili daire ve kalemlerde işlem gördükten sonra bir ay torbalarda saklanır, daha sonra bir yıl içerisinde biriken evrak da mahzenlerde muhafaza edilmektedir. Bu uygulama Osmanlıların son dönemlerine kadar geçerli olmuştur.
Osmanlılarda arşiv belgeleri genelde defterler şeklindedir. Bu durum bize Osmanlı Bürokrasisinde, günümüzde dosyalama sistemleri olarak adlandırılan sistem içerisinde defter usulüne uygun arşivleme yaptığını göstermektedir.
Osmanlı Devlet yapısı içerisinde merkezi idare üç ana yapıdan oluşmaktadır. Bunlar; Divan’ı Humayun, Bab-ı Defteri ve Bab-ı Asafi (Bab’ı Ali)’dir. Bugünkü Bakanlar Kurulu, Maliye ya da Defterdarlık ile Başbakanlık olarak düşünülebilecek bu üç bürokratik yapıdaki daireler ve onların kalemlerine ait sicil, defter ve vesikalar da ilgili birimlerin arşivlerinde saklanmış ve günümüze kadar ulaşmıştır. Bu belgeler aynı zamanda Osmanlı Devlet Arşivi konumundadır.
Yine Osmanlı Devlet Arşivi Dışında bir Saray Arşivi kimliği taşıyan Topkapı Saray Arşivi, daha önce ifade ettiğimiz belge yapıları içerisinde yer alan, Osmanlı devlet anlayışı içerisinde bir hayır kurumu olma özelliği taşıyan vakıflara ait vakfiyelerin sicil ve vesikalarını ihtiva eden Vakıf Arşivleri, mahkemelerce verilen kararların ve yapılan işlemlerin kaydedilmiş olduğu Şer-‘i Siciller Arşivi ve tapu tahrir defterleri ile bunlara ait evrakın bulunduğu Tapu Kadastro Arşivi (Kuyud-u Kadime) bulunmaktadır.
Bu genel bilgiler ışığında, Osmanlı geleneğinde arşivler daha yakından incelemekte yarar vardır.
Aslında tarihçilerin ve arşivistlerin üzerinde uzlaştığı nokta Osmanlıların ilk yıllarına ait kayıtların oldukça sınırlı olduğudur. Kuruluş döneminin savaşlarla geçen karışık yapısı bunda en önemli etkendir. Bursa’nın ve Edirne’nin başkent olduğu döneme ait vesikanın az olmasının sebebi ise Timur istilalarına dayandırılmaktadır.
Özellikle İstanbul’un fethinden sonra Osmanlılarda arşivler yoğunlaşmaya başlanmıştır. Günümüze ulaşan arşiv malzemesinin oldukça önemli bir bölümünü ise Kanuni döneminden itibaren görmekteyiz. Bunun nedeni olarak Osmanlı devlet yapısının olgunlaşması, devletin istikrara kavuşması ve saltanat kavgalarının sona ermesi gösterilmektedir.
İstanbul’un fethinden sonra ilk arşiv Yedikule’de kurulmuştur. Daha sonra bu arşiv Atmeydanı’na taşınmıştır.
Defterhane hazine olarak adlandırılan bu arşiv, divan toplantılarının düzenli olarak yapıldığı dönemlerde, Kubbealtında Hazine-i Amire yani Osmanlı Hazinesi ile birlikte saklanmıştır Hazinedarbaşı tarafından sadrazamın mührüyle kapatılan arşiv yine ancak sadrazamın huzurunda açılabilirdi. Divan toplantıları önemini kaybetmeye başlayınca önce Topkapı Sarayı sonra da Saray’ı Atik denilen yere Sultanahmette taşınmıştır. 18. yy ile birlikte Bab-ı Asafi ve daha sonra Bab’ı Ali önem kazanmaya başlayınca, evraklar ilgili daire ve kalemlerin yakınlarındaki arşiv depolarına taşınmıştır.
Defterhane devletin hazinesi içerisinde sayılmaktadır. Tahrir deferleri ana yapısını oluşturmaktadır ve doğrudan Divana bağlı olarak teşkilatlanmıştır.
Osmanlı bürokrasisinde arşiv malzemesinin korunması, devlet sırlarının saklanması, çalınmaması, kayıtların tahrif edilmemesi, bürokratik teamüllerin ciddiyetle takibi, “kaide-i kadime üzere” hareket edilmesi oldukça önemlidir. Örneğin 1590’da bazı belgelerin çalınması ve tahrifinden suçlu görülen bazı Divan’u Hümayun katipleri idam edilmiş ve bazıları da elleri kesilerek devlet görevlerinden atılmıştır.
İmparatorluğun varlığı ve düzeni Defterhanesinde saklı defterlere ve vesikalara dayanırdır. Bu belgelerde kazıntı, silinti, ilave ve tahrifat yapılmazdı.
Osmanlı Devleti’nin büyük askeri harekatları sırasında, mali idari ve askeri işlerle ilgili bürolar da harekatlara katılırlardır. Yine ilgili bürolar yanlarında gerekli belgeleri de götürürlerdir. Veziriazam, serdar-ı ekrem sıfatıyla savaşlar katıldığı zaman, tevcihler, tayinler, azil, katil ve vergi toplama gibi bütün işlemler Sefer Divanında yapılır ve kayıtları orada tutulurdu. Özellikle harekatla ilgili bölgeye ait defterler ve maliye kayıtları savaş alanına kadar götürülür, bazen de güvenli alanlarda geri planlarda tutulmaktadır. Bu durum Asakar-i Mansure nin olşumuna kadar devam etmiştir. Zaman zaman bu belgelerin düşmanın eline geçtiğinden söz edilmektedir.
Paşakapısı yani Bab-ı Asafi evrakı ise kagir olarak (yığma) sürekli korunana depolarda saklanmıştır. Evraktan lazım olanlar ilgili dairelere ve kalemlere gittikten sonra, işi bitsin bitmesin akşamları tekrar depolara getirilmek durumdadır. Hatta bu kurala uyulmadığı için çıkan yangınlarda Bab-i Ali’de önemli oranda belgenin tahrif olduğundan söz edilmektedir.
Arşiv sistemi içerisinde Padişahın Hatt-ı Humayun’larının önemli bir yer vardır. Hatt-ı Humayunlar görüldükten sonra reisülküttaba teslim edilir ve o da her ay bunları torbaya koyup mühürledikten sonra nezareti altında mahsus bir sandığa konup hıfz edilmiştir.
18. yy ortalarına kadar iyi bir şekilde saklanan ve titizlikle korunan arşiv malzemesi daha sonra çeşitli tahrip ve ihmallere maruz kalmıştır. Bakımsızlık, yangınlar, su baskınları , depoların yetersizliği, kötü taşıma vb sorunlar vb dönemde yaygın olarak görülmektedir.
Yine 18. yy la birlikte Osmanlı Bürokrasiside büyük değişimler göstermiştir. Yönetim merkezi olan saray ve Divan’ı Hümayun önemini kaybetmeye başlamıştır. Öncelere sadrazama ait idare binaları söz konusu değildir. Daha sonra ise Divan’u Hümayun Paşakapısına taşınınca; sadaretler (bakanlıklar), dahiliye ve hariciye odaları, Divan-u Valla (büyük) Divan kalemleri, reisülküttap önemini artırmıştır.
1785 tarihinde Topkapı Sarayı ile Bab’ı Ali arasındaki mesafenin uzaklığından dolayı saray memurlarının belgelere ve vesikalara daha rahat erişimini saklamak için, devlete ait yazılı belgeler, antlaşmalar, defterler, namelerin devamlı saklanmasına yönelik olarak sadrazam sarayının bahçesine kağir bir arşiv deposu yapılmıştır. Başında da yine reisülküttap ve onun altında sorumlu olarak da mehterbaşı atanmıştır. Mehterbaşına günlük belge akışını takip sorumluluğu verilmiştir.
1794 tarihinde Mühendishane içerisinde, özellikle serhat kalelerine ait planlar ve haritalardan oluşan bir arşiv oluşturulmuştur
Osmanlı devletinde aynı içerikle belge birden fazla yerde saklanmıştır. Bunun en önemli nedeni, Osmanlı devlet yapısı içerisinde işleyişin etkinliğinin ve tutarlılığının sağlanmasıdır.
Şimdiye kadar dile getirdiğimiz oluşumlar merkezi bir arşiv oluşumundan çok, saraya ya da ilgili dairelere ait arşiv depolarından oluşmaktadır.
Tanzimat (1839-1876 Sultan II. Abdulmecit zamanında Gülhane Hatt-ı Humayunu ile başlıyor) Osmanlı Devletinin idari yapısında büyük değişimlerin yaşandığı bir dönüm noktası niteliğindedir. Bürokraside olduğu gibi arşivcilik konusunda da yeniden düzenleme ve geliştirme faaliyetleri dikkat çekicidir. Geliştirilen binalar, kurumlar ve kanunlarla (nizamnameler) artık sadece merkezi idare değil, mülkiye ve taşra yönetimi, adalet, eğitim ve nüfus sayımı gibi unsurlarda örgütlenmeler söz konusudur. Böylece modern sivil demokrasiye geçişe yönelik ciddi adımlar atılmıştır. Bürokrasinin karmaşıklaşmış ve hacmi genişlemiştir. Buna merkezle taşra arasındaki bilgi akışının hızlanması da eklenince merkez ve taşra teşkilatlarında ciddi arşiv sıkıntısı yaşanmaya başlamıştır.
Sonuç olarak artık Sadrazam Sarayındaki kağir arşiv binası yetersiz kalmaya başlamıştır. Ancak gerek Sadrazam Sarayı gerekse Bab-ı Ali deki biriken arşivlere yönelik merkezi bir arşiv oluşumu gereksinimi söz konusudur.
Osmanlı Devletinde modern arşivcilik çalışmaları Avrupa’daki örneklerinden hemen sonra gerçekleşmiştir.
1837 yılında Maliye Nezareti kurulmuştur. 1845 yılında Maliye Nazırı olana Safeti Paşa, Bab-ı Defteri döneminde kalan Topkapı Sarayında Enderun hazinesinde saklanan milyonlarca belgeyi günümüz tasnif anlayışına uygun olarak ayrılıp depolara kaldırılmasını sağlamıştır. Yine saklanmasına lüzum görülmeyen mülga, yeniçeri ocağına ait bir takım evrak ve gereksiz eski defterler saray ocaklarında yakılarak imha edilmiştir.
1845’de Sadrazam Mustafa Reşit Paşa Osmanlı Devletinin merkez teşkilatına ait Divan-ı Hümayun, Bab-ı Asafi ve Bab-ı Defteri’ye ait defter ve kayıt ve vesikaları bir araya toplatarak Hazine-i Evrak’ı kurdurmuştur. Yine bu dönemde Mahzen-i Evrak’da arşiv karşılığında kullanılmıştır. Yine bu dönemde evrağı hıfz eden, koruyan anlamı taşıyan Müstahfaz-ı Evrak arşivist için kullanılmıştır.
Hazine-i Evrakın kurulmasında sonra 1846 yılında Bab’ı Ali civarında kütüphane şeklinde merkezi bir arşiv deposunun yapılmasına karar verilmiştir. Mimar olarak da İtalyan Fossati görevlendirilmiştir. İnşaat için öngörülenler arasında, yeni icat tuğlanın kullanılması, rutubet ve nem unsurlarına dikkat edilmesi istenmektedir. Odalar şeklinde ayrılması öngörülen Hazine-i Evrak binası içerisinde bir oda Dahiliyeye, diğerinin ise Divan ve Hariciyeye tahsis edilmiştir. Katiplerden uygun birinin Mustahfız-ı Evrak ayin edilmesi, ayrıca gerekli görüldüğünde müracaat edilmesi için coğrafya ve tarih kitapları ile lüzumlu haritaların bulundurulması öngörülmüştür. İlk Müdür olarak Muhsin Efendi seçilmiştir. Muhsin Bey aynı zamanda Meclis’i Vala‘nın azaları arasındadır. Bundan dolayı Muhsin Bey’e müdürlük bir alt kademe görev olarak görüldüğünden, Hazine-i Evrak Nezareti olarak teşkilatlanmıştır. Muhsin Bey’e 15.0000 guruş da maaş bağlanmıştır.
İlk olarak Defterhane ve Bab’ı Ali civarındaki arşiv depolarında ayıklama işine girişilmiştir. 1849 yılında arşivlere ilişkin ilk nizamname yayımlanmıştır. Nizamnamenin girişinde arşivler için “devletin kuvvet-i hafızası” tabiri kullanılmaktadır. Yine ilgili nizamnameden anlaşıldığı üzere Hazne-i Evrak tarihi ya da bilimsel çalışmalar yapılması amacıyla değil, sadece devlete ait organların görevlerinin yerine getirilebilmesi, karşılaşılan ya da karşılaşılacak sorunların çözümlenmesi ve bir müracaat mercii olarak düşünülmüştür. Nizamname içerisinde belgeler üç ana kısımda değerlendirilmektedir Birinci ve ikinci kısım, Osmanlı Devletinin kuruluşundan 1849 yılına kadar olan Hatt-ı Humayun ve iradeler konularına göre tasnif edilmiştir. Üçüncü kısımda 1848 yılı başından itibaren Bab-ı Ali kalemlerinde günlük işlemler sırasında biriken ve birikecek ve bir daha bürokratik amaçlarla kullanılmayacak evrak da Hazine-i Evrak dışında başka depolarda korunacaktır. Yine Hazine-i Evraka gelecek belgelerin ilk tasnifinin ilgili kalemlerde yapılması öngörülmektedir.
İtalyan mimar Fosati’ye ihale edilen Hazine-i Evrak Binasını 1848 yılında bitirilmiş ve mimara 35.000 guruş verilmiştir. Halen Başbakanlık Osmanlı Arşivi’ne bağlı bir nolu depo olarak kullanılmaktadır. Osmanlı Devletinin yıkılışına kadar olan belgeler burada korunmuş ve hizmete sunulmuşlardır.
Ancak 1848 yılında bina hemen hizmete açılamamıştır. 1850 yılında yerleştirme işlemleri sırasında çıkan problemlerden dolayı Meclis’i Muhafakat yeni bir kara almış ve belgelerin geldiği kalemlerde öncelikle firstlerinin çıkarılması ve başka depolara yerleştirilecek evraka yönelik ilkeleri ortaya koymuştur. Yine sürekli çıkan yangınlara karşı çevre arazilerinin satın alınması, iç dekorasyonda kullanılan ahşap yerine demir ve mermerin kullanılması kararlaştırılmıştır. Hazine-i Evrak’ın Resmi açılışı 1853 tarihine kadar yapılamamıştır.
1856 yılında evrakların iyi bir şekilde saklanabilmesi ve rahat okunabilmesi için, devlet dairelerinde kullanılacak kağıtların Londra’dan getirilen litografi makinesi ile antetli kağıda basılması sağlanmıştır.
Geçen sürede sürekli çıkan yangınlar ve özellikle 1878 yılındaki büyük depremde Hazine-i Evrak binası ciddi hasar görmüştür.
İstanbul’daki yangınlar oldukça ciddi sorunlara yol açmıştır. Örneğin 6 Şubat 1911 tarihinde Bab-ı Alide Telgraf odasında çıkan yangında , Şura-yı Devlet, Sadaretler ve Dahiliyeye ait evrağın önemli bir bölümü kül olmuştur.
Zaman zaman arşiv belgelerinin korunması ve saklanmasında ihmaller görülmesine karşın bazen de oldukça katı tutumlar içine girildiği görülmektedir. Örneğin bazı nizamnamelere dayanarak kişilerin ellerindeki evraklara dahi el konulduğu gözlenmiştir.
Diğer yandan bazı nazırlar ya da taşra paşaları kendi kalemlerinde oluşan belgeleri kendileri saklama ve koruma anlayışını benimsemişlerdir. İlgili kişilerin ölümlerinden sonra şahsi eşyaları ve kitaplıkları arasında resmi belgelere de rastlanması bunun sonucudur.
Belgelerin uzun süre saklanmasına yönelik bir diğer tedbir de resmi dairelerde kullanılan ve o dönemde yaygınlaşmaya başlayan anilin mürekkebinin kullanılmasının yasaklanmasıdır. Anilinle yazılan yazılar belli bir süre sonra dağıldığı ya da silikleştiği gözlenmiştir.
Yine bu dönemde belgelerin arşivlerden asıllarının çıkarılması da yasaklanmıştır
I. Dünya savaşı sırasında Osmanlı Devleti savaşa girince devlet arşivi için İstanbul güvenli görülmediğinden 1915 yılının başında 208 sandık evrak Konya’ya nakledilmiştir. Yaklaşık bir yıl sonra bu evrak tekrar İstanbul’a getirilmiştir.
Hazine-i Evrak Dışındaki Kurumlarda Oluşturulan Arşivler
Osmanlı devletinde Nezaretler ilk olarak oluşturulan Evkaf-ı Humayun Nezaretidir (Vakıflar) Evkaf’a ait belgeler Ayasofya Camisinin mahzenlerinde saklanmıştır. Yine burada askeriye, mülkiye bahriye ve maliyeye ait belgeler de bulundurulmuştur. Burada oluşan toplam 5.500.000 evrak 1947 yılında Vakıflar Başmüdürlüğü’nden Osmanlı Arşivlerine nakledilmiştir.
Defterdarlık Kapısı, merkez ve taşra teşkilatlarıyla devletin gelir ve giderlerini düzenlemekle yükümlü bir kurumdur. Vergilerden olan Cizye, Avarız ve Mukataa kayıtları defterdarlıkça tutulmuştur. Defterdarlık yerine Maliye Nazırlığı 1837 yılında kurulmuştur. Maliye Nazırlığına ait arşiv ‘de Sultanahmette yapılan arşiv deposu yanında Bayezıt ‘de de saklanmıştır. 1867 yılında Bayezit’deki Fuat Paşa Konağına Nazırlık geçince buraya taşınmıştır.
1835 yılında Dahiliye ve Hariciye Nezaretleri kurulmuştur. İlgili daire ve kalemlere ait evrakların Bab-ı Alideki arşiv depolarında saklandığına değinilmektedir.
Yine Meclis’i Valla’nın devamı niteliğinde kurulan Şura’yı Devlet Dairesi arşivleri de Bab-ı Ali’deki arşiv depolarında saklanmıştır.,
Yeniçeri ağalığının 1826 yılında kaldırılması ve Seraskerliğin kurulmasıyla arşiv malzemesi, Serasker Hüseyin Paşa Konağından, bugünkü İ.Ü. bulunduğu Saray-ı Atik’e taşınmıştır. İçinde Yeniçeri ve Acemi Ocağına ait maaş ve künye defterleri toplanmıştır.
Yeniçeri Ocağının kaldırılmasıyla aynı dönemde Meşiat Dairesi Kurulmuştur (Müftülük). Ağa kapısında (Bugünkü İstanbul Müftüğünün bulunduğu yer). Meşiat Dariesi içerisinde İstanbul’un yerel kadılarınca verilen kararları içeren yaklaşım 5 bin sicili alacak ölçüde bir arşiv yaptırılmıştır.
1839 yılında Kurulan Zaptiye Nezareti, 1875 yılında Nezaret bahçesinde üç odalı bir arşiv deposu oluşturmuştur.
1863 yılında Nafia Nezareti (Bugünkü Ticaret Bakanlığına yakın) içerisinde de alt katta büyük bir arşiv yaptırılmıştır. Burada toplanan yaklaşık yarım milyon belge 1953 yılında Osmanlı Arşivine gönderilmiştir.
1883 yılında Sıhhıye Nezareti kurulmuştur. 1899 yılında hem geçmiş dönemlerden kalan hem de nezaret kurulduktan sonra oluşan evraka yönelik oldukça büyük taştan bir arşiv binası yapılmıştır.
Yine Nüfus İdare-i Umumiye’nin kurulmasından sonra önce ilgili odalarda sonra Zaptiye Dairesinin karşısında bir arşiv deposu yaptırılmıştır
Taşrada, Vilayet, Sancak ve Kazalarda Kurulan Arşivler
Tanzimat’tan önce eyaletler, Osmanlı Devlet idari teşkilatının en büyük parçasını oluşturmaktadırlar. 16 yy’ın ortalarına kadar Beylerbeyi tarafından idare edilmişler daha sonra Vezirlerin kontrolüne girmişlerdir. Eyaletler altında sancaklar ise iki bölüme ayrılmaktadır. Birinci bölüm evliye-i mülhaka (eyaletlere bağlı livalar ve ikinci bölüm evliye-i gayr-ı mülhaka (bağımsız livalar (şehirler). Her iki livanın da kendisine ait kazaları söz konusudur. Kazalar, voyvodalar, subaşılar vb yöneticilerce idare edilmişlerdir. Buralarda oluşan arşivler ikiye ayrılmaktadır.
Kadı Mahkemeleri Arşivleri
Osmanlılarda kadı sadece yargı yetkisi olmayıp şer’i (hukuksal ) niteliği olan idari ve yerel (beledi) bazı görevleri de söz konusudur. Osmanlı taşrasında gerek merkezden gerekse yerel olarak gerçekleşen yazışma ve işlemlerin tüm kayıtları şer-i sicillere kaydedilmiştir. Bu yüzden taşra arşivciliği ser-i sicillerden oluşmaktadır. Yeni gelen kadı selefinin divanını (evrak torbasını) ister ve iki emin atayarak onların gözleri önünde gözden geçirirdi. Bu defterlerde aşağıdaki evraklar yer almaktadır.
Her çeşit dava zabıtlarıyla, mukavele, senet, satış, vakfiye, vekalet, kefalet, vesayet, borçlanma, tereke (miras), taksim (paylaşım) , fıkıha bağlı şer-i uygulamalara dair resmi kayıtlar ve esnaf teftişine ait notlar.
Başta hükümdarlar olmak üzere her derecedeki büyük ve küçük makamlardan beylerbeyine, sancakbeyine, kadılara, müftülere, mütesellimlere ve diğer tüm resmi görevlilere gönderilen ferman, berat, divan tezkiresi, mektup, ruus vb gibi emir ve yazıların bir sureti.
1892 yılında sadece İstanbul ili sınırlarına ait mahkemelere ait sicilleri bulunduran Şer’iyye Sicilleri Arşivi dışında kaza ve vilayetlerde arşiv kuruluşuna rastlanmamaktadır.
Cumhuriyetin kurulmasından sonra Adliye Vekaletine bağlı kaza ve vilayet adliyelerinde saklanan ilgili arşivler 1941 yılında Maarif Vekaletinin emriyle illerde müzelere konulmuş ve en son olarak Milli Kütüphane’de koruma altına alınmıştır.
Eyalet ve Sancak Arşivleri
Eyalet idaresinin et yetkili organı doğrudan beylerbeyine bağlı Eyalet Divanı’dır. Divan toplantılarını beylerbeyinin konağında gerçekleştirmiştir. Nasıl Divanı- Hümayun ülke idaresinin en yetki organı ise Eyalet Divanı da onun küçük bir kopyası olarak teşekkül etmiştir. Temel konular Eyalet Divanında görüşüldükten sonra şer-i meseleler Kadı Divanı’nda görüşülmektedir. Buralarda konuşulan tüm konular ve gelen evraklar defterlere kaydedilmiştir. İlk önceleri ciddi bir arşivleme yapılmadığından sorunlar çıkması üzerine merkezi idare gönderdiği uzmanlar ve iradelerle arşiv örgütlenmesi sağlamıştır. Taşrada bürokrasi-arşiv ilişkisi açısından defter ve kayıtların paşa konağında saklanması öngörülmüştür. Yine sancaklara ait bazı kayıtlar da eyalet merkezinde muhafaza edilmiştir. Eğer bir sancak başka bir beylerbeyine devredilir ya da sancakta görev değişikliği olursa tüm evrak ve defterler de beylerbeyine devredilmiştir.
Ne yazık ki günümüze kadar ulaşan herhangi bir eyalet arşivi yoktur. Bundan dolayı günümüzde taşra bürokrasisinin işleyişi konusunda çok az bilgiye sahip olduğumuz dile getirilmektedir.
Belge Yönetimi...
BELGE YÖNETİMİ PROGRAMLARI
Belge yönetimi bir kurum tarafından üretilen ya da o kurumla ilgili olduğu için sağlanan her türlü dokümanter kaynağın, geçirdiği her aşamada denetimi ve bu denetimin gerçekleştirilebilmesi için gerekli işlem ve uygulamaları ele alan bir disiplini tanımlamaktadır.
Raporlar, talimatlar, yazışmalar ve formlar belge yönetiminin çalışma kapsamının dört ana unsurunu oluşturmaktadır. Yine bu unsurların her biri, kendi içerisinde bağımsız bir yönetim birimidir. Belgelerin analizi, tasarımı, üretimi, dağıtımı, düzenlemesi, alıkonması, kullanımı, korunması ve ayıklaması çalışmalarını içeren belge yönetimi programları amaç olarak da: resmi iletişimi sağlama, kurumsal denetimi gerçekleştirme; bilgi ihtiyacını karşılama; belgelerin, hızlı ve doğru olarak, gerektiği yerde ve gerektiği zamanda erişimini sağlamayı belirlemektedir (Külcü 1998:20-21).
Belge yönetiminin ana eksinini oluşturan “yaşam döngüsü” kavramı biyoloji kökenlidir. Kurumların canlı bir organizma gibi algılanması gerektiği felsefesine dayanmaktadır Aşağıda kurumsal belge unsurlarını kapsayan belgelere yönelik yaşam döngüsü yaklaşımı şekil olarak verilmektedir.
YAŞAM DÖNGÜSÜ (Life Cycle)
Üretim (Creation):Belgelerin oluşturulması ya da başka birimlerden belgelerin
sağlanması
Dağıtım (Distribution): Belgeler kim ya da kimlere gönderilecek.
İç ve Dış kullanıcılar
Kullanım (Use): Karar verme, Danışma, İncelemeler, Yasal Gereklilikler
Süreklilik (Maintenance): Depolama, Erişim, Koruma
Ayıklama (Disposition): Transfer, Alıkoyma, ya da İmha
Bu döngü (cycle) ne zaman başlıyor. Belge niteliğindeki bir yazışma, form ya da optik diskin üretiminden de önce böyle bir gereksinimin ortaya çıkmasının ardından tasarım aşamasında itibaren belgelerin yaşam döngüsü başlamaktadır. Ardından ilgili belgelerin üretimi gerçekleştirilmekte, gerekli kodlama işlemlerinin ardından ilgili birimlere dağıtımı gerçekleştirilmektedir. Belgeler genellikle iletişim, dokümantasyon ya da müracaat amaçlı sorulara yanıt arama sürecinde ya da yasal gereksinimleri karşılamada karar verme sürecinde kullanılırlar.
Belge yönetimi çalışmalarına bütünsel olarak baktığımızda aşağıdaki işlevleri kapsayan bir çalışma alanı olduğu ortaya çıkar.
BELGE YÖNETİMİNİN ÇALIŞMA KAPSAMI
• Gereksinim duyulan zamanda ve gereksinim duyulan yerde doğru ve zamanında gerekli bilgiyi sağlanması
• Gerekli bilgiyi mümkün olan en az maliyetle sağlanması
• Belgelerin üretimi, depolanması, erişimi, sağlanması, alıkonması, transferi ve ayıklanması için alan, ekipman ve prosedürlerin oluşturulması.
• Belge kontrolü için etkin bir değerlendirme sisteminin tasarımı ve uygulanması ile gerekli bilginin korunması.
• Belge yönetim programlarının her bir aşaması için ileriye yönelik eylem planlarının oluşturulması.
• En etkili belge kontrolü ve kullanımı konusunda şirket çalışanlarının eğitimi.
Tüm bu Çalışmalar Yaşanan Bazı Sorunların Sonucunda Ortaya Çıkmıştır
Belge sistemlerine yönelik yaşanan yaygın sorunları aşağıdaki maddeler altında toplamak mümkündür.
Yönetim Problemleri: Bütünsel bir belge yönetim programının olmayışı. Belge alıkoyma ve ayıklamaya yönelik bir programın olmayışı.
Personel Problemleri: Belgelerin kurum için öneminin yetince anlaşılmaması. Belgelerin düzensiz olarak bulundurulması. Personelin ya da ilgili kişilerin belgelerin nasıl dosyalanacağı, depolanacağı ve erişileceği konusunda bilinçsiz oluşu.
Etkin olmayan dosyalama prosedürleri: Fazla yüklenen ya da yetersiz olarak tanımlanan dosya çekmeceleri ya da klasörler. Belgelerin korunmasına yönelik yanlış uygulamalar. Belgelerin yanlış dosyalanması ve sonuç olarak erişilememesi ya da erişimin zaman alması. Prosedürlerde tanımlandığı biçimde belgelerin yerleştirilmesi ya da imha edilmemesi.
Ekipmanların eksik kullanımı: Standart ekipmanların kullanılmaması. Yangına dayanıklı ekipmanların kullanılmaması. Rafların (shelves), ya da dosya taşıyıcıların uygun olmayışı. Otomasyon sisteminin yanlış kullanımı.
Alanın yanlış kullanımı: Kalabalık çalışma ortamları. İyi düzenlenmemiş depolama alanları. Mikrofilm kayıtların yanlış kullanımı ya da kaybı. Elektronik ortamların kullanımına karşı yaşanan dirençler.
Aşırı Belge Maliyeti: Daha ucuz ortamlar yerine pahalı ortamlarda belge üretimi, dağıtımı ve kullanımı.
Ø Bu problemlere karşı öncelikle iyi organize edilmiş bir belge programı ve eğitimli personele gereksinim vardır. Yine bilgi teknolojilerinin sağladığı olanaklar araştırılmalıdır. Yapılan araştırmalar çalışanların elektronik belgelere geçiş konusunda direnç gösterdiğini ortaya koymuştur. Gerek yasal koşulların iyi anlaşılamaması, gerek erişimde yaşanabilecek güçlükler, gerekse bu ortamların kullanımı konusunda yeterli eğitimin olmayışı bu direnci doğurabilmektedir.
Ø Çağdaş kurumlarda belge yönetimi, idari yönetim içerisinde bir alt sistemi oluşturan bilgi yönetim içerisinde yer almaktadır.
- Kurumlarda üretilen ya da sağlanan bilginin, kurumsal amaçlara yönelik olarak gerekli biçimde kullanılabilmesi için, ana kaynak olarak kabul edilmesi gerekir.
- Yine ilgili çalışmalarda sorumluluk dağılımının ve birimler arasında iletişimin sağlıklı yapılandırılması oldukça önemlidir.
- Unutulmamalıdır ki Yönetim alanında planlama, organize etme ve denetim işleri konuşarak da yürütülebilir. Ancak belgelenmemiş hiçbir hareket yasal bir geçerliliğe sahip değildir. Denetim bir kurumun sinir sisteminin merkezini oluşturmaktadır
Ø
Ø
Ø
Ø BELGE YÖNETİCİSİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI
Ø Bu kapsamda belge yönetimi çalışmalarını yürüten belge yöneticilerinin kurum içerisinde görev tanımını ortaya koymak yararlı olacaktır.
Ø İş başlıklarını tanımlayan bir sözlükte belge yöneticisi: “Belge yönetimi politikalarının geliştirilmesi ve yönetimi, işe yönelik belgelerin ve diğer bilgi kaynaklarının etkili ve etkin kullanımını sağlama işlevi vardır”.
Ø Belge yönetimi politikaları kapsamında, dosyalama, koruma ve belge erişime yönelik programlar geliştirme, kağıt, mikrofilm, bilgisayar programı ve diğer araçlardan yararlanarak bilgi ve belgelerin üretimi, düzenlenmesi ve etkin yönetimini gerçekleştirme de belge yöneticisini çalışma kapsamında değerlendirilmektedir.
Ø Belge yönetim çalışmalarından sorumlu personelin ek görevleri arasında ise; yönetim işlevlerine destek bağlamında, kurum ve kurum içerisindeki birimlerde gerçekleştirilecek bilgi ve belge analizi çalışmalarını yürütme, kurum içerisinde bilgi yönetimi, idari işleyiş ve sistem, mali kontrol, yönetsel belge saklama gereksinimleri ve kurum teşkilat yapısına yönelik çalışmaları destekleme ya da yönlendirme sayılmaktadır (Dictionary… 1987:93-94)
Belge kriterleri
Belgeler kurumun geçmişe dönük faaliyetlerine ilişkin güvenilir bilgiyi sağlayan araçlardır. Ancak belgeler içerdiği bilginin güvenilirliği ve zamanlılığıyla anlam kazanırlar. Aksi taktirde gerek kalite sistem gereklilikleri, gerekse idari gereksinimlerin karşılanması noktasında ciddi problemler yaşanabilmektedir.
Bu noktada kurumlarda üretilen belgelere yönelik bazı kriterlerin söz konusu olması gerekmektedir. Bunlar:
Belgeler Doğru Formda Oluşturulmalıdır: Yürütülen çalışmaların geçerliliğini ve bu çalışmalara yönelik kanıt olma özelliğini sürdürebilmesi için, belgelerin yasal ve idari gereklilikler çerçevesinde doğru formda hazırlanması gerekir. Ortaya çıkan ürün ya da hizmetlere yönelik doğru bilgi önceden standartlaştırılmış formlarda belgelere gerekli zamanda işlenmelidir (Brumm 1995: 27-29).
Belge İşlemlerinin Sürekliliği Sağlanmalıdır: Modern kurumsal yönetim anlayışı kurumsal işleyişin süreç içerisinde sürekli değerlendirilmesine dayanmaktadır. Sürecin değerlendirmesinin de üretilen belgelere dayalı olarak gerçekleştiği göz önüne alınırsa, belge işlemlerinde devamlılığın sağlanması ön plana çıkmaktadır (Brumm 1995: 29-30).
Belgeler Etkin Biçimde Kullanılmalıdır: Yapılan araştırmalar kurumların %90’ının ürettikleri belgelere bir daha başvurmadıklarını göstermektedir (Robek 1987:29). Buna ek olarak kurumların büyük bölümünün iş için gerekenden çok ya da fazla kopya belge ürettikleri dile getirilmektedir (Brumm 1995: 23). Bir taraftan etkin olarak denetlenmeyen belgeler, diğer yandan hızla artan belge sayıları kurumlarda belgelerin etkin olarak kullanılmasını engelleyen faktörler olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurumlar geleneksel yaklaşımların yerine yeni uygulamalara gitmek durumunda kalmaktadırlar.
Kurumsal amaçların bir parçası olarak üretilen ve kullanılan belgelerin işlevlerini, genel olarak aşağıdaki maddeler halinde değerlendirmek mümkündür.
Kanıt sağlama. Kurum içerisinde hangi çalışmaların kim tarafından ne şekilde yapıldığını ortaya koyan birincil el kaynaklar belgelerdir. Yürütülen çalışmaların değerlendirmesi de bu belgelere dayalı olarak gerçekleştirilebilir.
Güven sağlama. Kurumun yürüttüğü hizmetlerin beklentileri karşıladığını gösteren belgeler, kurum çalışanlarının, ilgili birimlerin ve genel olarak kurumun çevresine karşı sorumluluklarını ne ölçüde gerçekleştirebildiğini gösteren kaynaklardır.
Olanakların Belirlenmesi: Kurumun yürüttüğü çalışmalarda var olan eksikliklerin ve çalışmaların sınırlarının belirlenmesinde yürütülen çalışmalarda üretilen belgeler birinci derecede öneme sahiptir. Böylece kurum kendi içerisinde hizmetlerine yönelik sınırlarını ortaya koyarak, geleceğe ilişkin sağlıklı vizyon geliştirebilir (Brumm 1995: 24-25).
İş ortamında üretilen belgeler, işin dokümante edilmiş biçimidir. Burada dile getirilen iş, kavram olarak kurum içerisindeki her türlü kurumsal aktiviteyi içermektedir. İş ortamında bireysel hareketlerden çok, yapılandırılmış davranışların söz konusu olması, işleyişin resmi mevzuat çerçevesinde yürütülmesini gerektirmektedir. Kurumlarda, yasalarla belirlenmiş uygulamalara, tüzüklere, standartlara dayanarak, önceden belirlenmiş yöntemlere göre hareket edilmektedir. Sorumluluklar, yöneticiler ve denetçilerle kontrol edilmektedir. Denetimin resmi ve ilk el kaynağı belgelerdir. Kurumsal ve sosyal aktiviteler sırasında üretilen belgeler, hangi aktivitelerin, ne şekilde, hangi ortamda, ne biçimde yapıldığını ve yapılanların belirlenen ilkelere uyumunu ortaya koymaktadır. Değerlendirilmiş (Value added) bilgi, yönetimin temel dayanağıdır. Belgeler, yönetimin hem yönetme hem de denetleme eyleminin uygulama aracıdır (Duff 2000:5-6, McKemmish and Acland 1999; Metadata sets in Australia: 2003 *.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
- Belge yönetim programları kapsamındaki uygulamaları gerçekleştirilebilesi için, öncelikle kurum içerisinde üretilen belge serilerinin tanımlanması gerekir
1. Genel belgeler: Tüm birim ve bölümlerde; günlük iş akışı içerisinde gerekli çalışmaların neler olduğu, ilgili faaliyetlerin ne şekilde gerçekleştirileceği, ve bu çalışmalarda hangi yöntemlerin uygulanacağına ilişkin bilgilerin yer aldığı belgelerdir. Yine ilgili birimlerde üretilen yayınlar bu kapsamdadır. Birimler ürettikler ya da sağladıkları bu tür belgeleri kendi bünyelerinde oluşturdukları dosya birimlerinde saklamaktadırlar. Birim ya da bölümlerin yıllık faaliyet raporları. Kurumsal organizasyon şemaları. Yayınlar
(Schedules for Retention & Disposition 1997:2)
2. Özel belgeler: Birim ve bölümlerin, günlük iş akışı sırasında kurumsal amaçları gerçekleştirmek için oluşturdukları ya da sağladıkları, genellikle özel bir amaca yönelik üretilen, yazışmalar ve talimatlardan oluşan belgelerdir. Belirli bir dönem kalıcı değere sahip bu belgelerin sürenin sonunda güncel dosyalardan ayıklanması gerekmektedir.
3. Proje ya da program belgeleri: İlgili birimlerce yürütülen ya da desteklenen proje ya da programlara ilişkin belgeler genellikle kalıcı değere sahiptir. Bu tür belgeler pek çok kurumda olduğu gibi diğer belgelerden farklı olarak, alfabetik bir sıralama doğrultusunda konularına göre sınıflandırılmaktadırlar. Bu tür belgeler sadece ilgili birimde kalmayıp genelde, projenin içinde yer alan ilgili diğer birim ya da bölümlere de gönderilirler. Aynı kurum içerisinde ilgili birim dışında fazla kopyaların ayıklanması ve güncel kullanımının ardından bir kopyanın arşive gönderilmesi gerekmektedir.
Bilgi, önceden belirlenen bir dizi sistematik kural ve prosedüre uygun bir biçimde işlenmiş enformasyondur.
Bilgi, sosyal varlık olan insanlar arasındaki iletişim sırasında paylaşılan, aktarılan ve yeniden şekillendirilen tecrübe ve enformasyonlardır
Bilgi, belirli bir durum, sorun, ilişki, teori veya kurala ait veri ve enformasyondan oluşan anlayışlardır
Bilgi içinde yaşadığımız dünyayı ve olayları yorumlamak ve yönetmek için uyguladığımız bir dizi anlayış, kavrayış ve genellemeler ile bize güçlü bir kavrayış ve bakış açısı kazandıran her türlü zihni faaliyettir.
Bilgi, sosyal olaylarda karşımıza çıkan eylem ve olayları anlamamıza yardım eden işaret ve kodlamalardır.
Bilgi, insanların ve organizasyonların etkin bir biçimde eylem gerçekleştirmeleri için sahip olmaları gereken yetenek; potansiyeldir.
n Bilgi, veri ve enformasyon gibi daha ham anlam formları ile anlayış-kavrayış ve akıl-bilgelik gibi daha karmaşık ve işlenmiş anlam formları arasında yer alır.
n Veri, gözlemlenebilen, ölçülebilen veya hesaplanabilen bir davranış yada tutuma ait değerdir. Veri, kavramsal bir çerçeve ve yapı içerisinde bulunan bir tür enformasyondur.
n Enformasyon verileri ve belirli yorum ya da işlemleri içerir ve verilere göre daha belirli bir çerçeveye sahiptir, enformasyon elde edilebilen, filtrelenen ve işlemden geçirilen verilerdir.
n Bilgi, sosyal olaylarda, karar ve eylemler için uygulanmaya hazır yüksek değerde bir enformasyon şeklidir.
n Mana çizelgesinin en üstünde yer alan akıl ve bilgelik ise, sosyal olaylarda doğru ya da yanlış olanı ayırt etmemize yarayan bütün bilgileri kapsar. Sosyal olayların nedenlerini doğru bir şekilde kavramamıza ve en doğru ya da en güzeli seçmemize yardımcı olan anlama, kavrama ve akıl yürütme aşamalarında isabetli karar almamız bilginin sistematik bir biçimde işlenmesi, gözlem ve tecrübelerle yeniden şekillendirilmesi halinde mümkün olabilir. Bu aşama anlam çizelgenin tepesindeki akıl-bilgelik aşamasını simgeler.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Yukarıda üç başlık altında toplanan kurumlarda üretilen belge yapılarını kurumların kendi özgün yapılarını göz önüne alarak aşağıdaki gibi genişletmek mümkündür:
1. Müşteri Belgeleri: Müşteri belgelerinin çok büyük bir bölümü kurumlarda halka ilişkilerden sorumlu birimlerce saklanmaktadır. Diğer birim ya da bölümlerde yer alan müşteri belgelerine yönelik seriler genellikle uzun dönemli kullanım değerine sahip olmayan belgelerden oluşur.
2. Personel Belgeleri: Resmi personel belgelerinin önemli bir çoğunluğu personel işlerinden sorumlu birimlerde saklanır. Birim ya da bölümlerde yer alan personel belgelerinin önemli bir bölümü ilgili birimlerce gönderilen ya da ilgili birimlerden gelen bilgi ihtiyacını gidermeye yönelik belgelerden oluşur. İlgili konudaki yazışmaların birimlerde gereğinden uzun tutulmasının bir anlamı yoktur (Schedules for Retention & Disposition 1997:2).
3. Mali Belgeler: Mali içerikli belgelerin önemli bir bölümü, idari ve mali işlerden sorumlu birimlerce tutulmaktadır. Ancak birimler tarafından gerçekleştirilen ya da birimlerle ilişkili mali iş ve işlemlerde üretilen belgelerin, en azından asgari yasal süreler dahilinde bölümlerde de bulundurulması gerekmektedir.
4. Kalıcı belgeler: Kalıcı belgeler yasal ya da idari düzenlemeler doğrultusunda uzun bir süre saklanmaları zorunlu tutulan belgelerden oluşmaktadır. Genellikle süresiz olarak saklanmaları gerekmektedir.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Kalıcı belgeler, fiziksel formları ve içerdikleri bilginini öneminde dolayı kalıcı değere sahip olabilirler, sözleşmeler ve ikili anlaşmalar gibi belgeler yanında el yazmaları, nadir eserler ve özel konulu kalıcı değere sahip yazışmalar bu kapsamda değerlendirilmektedir. Bu tür belgelerin farklı ortamlarda da saklanması gerekebilmektedir. Bu belgelere örnek olarak:
Ortaklıklara ilişkin mukaveleler
Sözleşmeler
Yıllık raporlar
Çalışmaların ya da raporların son kopyaları
Yasalar, tüzükler ve yönergeler
Mimarı çizimler
Yıllık Fotoğraf, film, kaset ya da optik kayıtlar
Kurumdeki olaylar ve kutlamalara ilişkin materyaller
Resmi yayınlar
Kurulların toplantı tutanakları (Schedules for Retention & Disposition 1997:3) verilebilir.
Üretilen belgenin içeriği ne olursa olsun içerdiği bilginin değeri önemlidir. Belgelerin içerdiği bilginin entelektüel düzeyini belirleyebilmek için dört ana başlıkta değerlendirilmesi öngörülmektedir. Bunlar: hayati belgeler, önemli belgeler, yararlı belgeler, önemsiz belgeler
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Hayati Belgeler (Vital records): Kurumun temel işlevlerini yansıtan ya da kurum içerisinde devam eden bir işle ya da işleyişle ilgili belgeleri kapsamaktadır. Bu tür belgelere örnek olarak yönetim kurullarının toplantı tutanakları, personel sicil dosyaları, öğrenci transkripleri...vb Hayati belgelerin yer değiştirilmesi çoğu zaman mümkün değildir.
Hayati belgeler sürekli olarak saklanmalıdırlar. Çünkü bu tür belgeler kurumsal işlemlerde sürekli olarak kullanılabilme potansiyeli taşırlar . Genellikle bu tür belgelerin kurum içerisinde yer değiştirmeleri de mümkün değildir. Yasal metinler (legal papers), kurumsal varlıklara ilişkin bilgiler, hissedarlara ilişkin (shareholder) raporlar, önemli kurul toplantılarına ilişkin tutanaklar (minutes)..vb belgeler bu kategori içerisinde değerlendirilebilir.
Önemli Belgeler (Important Records): Önemli belgeler de genellikle yer değiştirilmezler, yer değiştirilmeleri de çoğunlukla büyük maliyetler gerektir. Bu tür belgelere örnek olarak önemli kararlara ilişkin tarihi değere sahip materyaller. Yine önemli olaylara ve gelişmelere ışık tutan belgeler....vb bu kapsamda verilebilir.
Önemli Belgeler kurumsal uygulamalara yardımcı olan belgelerdir. Genellikle yer değiştirilmeleri oldukça ciddi maliyetler doğurur. İmha edilebilirler ancak imha işlemlerinde çok dikkatli olunması, kurumsal öneminin artık hiçbir şekilde kalmadığından emin olunması gerekmektedir. Muhasebe kayıtları, satış kayıtları, maliye ya da vergi kayıtları, seçilmiş yazışmalar ve raporlar önemli belgeler arasında yer alabilir.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Yararlı Belgeler (Useful Records): Yararlı belgeler günlük ofis etkinlikleriyle ilgilidir. Bu belgeler içerisinde yazışmalar ve mali işlemlerle ilgili belgeler yer almaktadır. Bu tür belgeler üretimlerini takip eden belirli bir dönem içerisinde kullanım değerlerini korurlar ve bu sürecin sonunda ayıklanmalıdırlar. Bu tür belgelerden belirli bir üre için kurumsal işlerde yararlanılır. Daha az maliyetli alanlara gönderilmeleri veya imha edilmeleri mümkündür. Genel yazışmalar (mektuplar, memorandumlar ve faks çıktıları, banka dekontları vb...). Gerekli belgeler, kullanım değerinin sona ermesiyle birlikte imha edilmelidir. Dört kategorinin içerisinde en az değerli belgeler önemsiz belgeler olarak adlandırılmaktadır.
Önemsiz Belgeler (Nonessential Records): Bu tür belgeler çok kısa süreli olarak genellikle bir olay ya da koşula ilişkin bilgi vermek amacılığıyla üretilirler. Geçerlilik süresinin ardından yine bir program doğrultusunda imha edilmeleri gerekir. Örneğin duyurular (announcements), rutin bilgilendirmeler içeren memos’lar, bültenlerin fazla kopyaları, rutin telefon ya da mail mesajları vb... bu kapsamdadır (Planning for Records Management...1997 2).
BELGELERİN SINIFLANDIRILMASI
Belgelerin sınıflandırılması aslında diğer materyallere göre oldukça güçtür. Bazen kurumsal uygulamalar, yasal düzenlemeler ya da diğer gereklikler önemsiz gibi görünen bir yazışmayı oldukça önemli hale getirebilmektedir. Bundan dolayı kurumlarda belgelere yönelik alıkoyma programları geliştirilirken seriler düzeyinde ayrıntılı analizlerin yapılması gerekmektedir. Bir belge yönetim programı oluşturulurken; fazla kopyaları, kayıp dosyaları ve yanlış uygulamaları en aza indirecek organize edilmiş standart bir sistemin varlığı gereklidir. Bu noktada belge değerlendirme çalışmalarının yürütülmesi gerekir. belgelerin kurumsal değerleri genel olarak dört başlık altında toplanabilir. Bunlar: İdari, Mali, Yasal ve Tarihi değerden oluşur:
İdari Değer (Administrative Value): Bu tür belgeler kurum personelinin ofis operasyonlarını yürütmede yardımcı olur. Bu tür belgelere örnek olarak kurumsal politika (policy) ve prosedürleri (procedures) ortaya koyan, yıllıklar (annuals) el kitapları (handbooks), organizasyona ait haritalar (organizational charts) verilebilir.
Mali Değer (Fiscal Value): Eğer belgelerin kurumda yürütülen mali işlemlere ilişkin güncel ya da gelecekte bir kullanım değeri varsa bu tür belgeler mali değere sahip belgeler olarak tanımlanabilirler. Mali değere sahip belgeler kurumsal fonların yönetimi, ödemelerin gerçekleştirilmesi, vergi denetimi gibi amaçlarla kullanılırlar. Vergi ödemeleri, mali işlemlerin gerçekleştirilmesi, satın alma ya da satış emirleri, faturalar, çeşitli ödeme emirleri, gelir beyanları vb yine bu kapsamda ele alınır.
Yasal Değer (Legal Value): Kurumlar yürüttükleri çalışmaları yasal olarak belgelendirmek durumundadırlar. Kurumsal denetim kurum içerisindeki birimlere karşı kurum yönetimince gerçekleştirilebileceği gibi, çeşitli hükümet organlarınca kuruma yönelik olarak da belirli aralıklarla yapılır. Yasal değere sahip belgeler arasında, kontratlar, mali antlaşmalar, yasal olarak bağlayıcı hüküm içeren dokümanlar (legal bindings), varlıkların sahipliklerine ilişkin dokümanlar, kurumsal bağlayıcılığı olan mukaveleler vb sayılabilir.
Tarihi Değer (Historical Value): Belgelerin en önemli işlevlerinden birisi kurumun geçmişine ışık tutmasıdır. Kurumda geçmişe yönelik neyin, nerede, ne zaman, ne şekilde, kim ya da kimler tarafından yapıldığını ortaya koyan geçerli tek, birinci el bilgiyi belgeler sağlarlar. Toplantılara ilişkin tutanaklar, halka ilişkiler dokümanları, tarihi değere sahip fotoğraflar, anılar, veriler bu kapsamda ele alınabilir. Kurumsal geçmişe yönelik bilgilerin bir kısmı zaman geçtikçe daha da önemli hale gelebilir. Örneğin Tanzimat Fermanı (1839 Mustafa Reşit Paşa’nın Tanzimat Fermanı’nı Gülhane Parkı’nda okumasıyla başlamıştır).) ya da İnsan Hakları Beyannamesi (1948), Ford’un ilk model T otomobil prototipi...vb (1908 Amerikan , 1920’lerde dünyada binek otomobillerin yarısı T modeldir) geçmişte bir ihtiyacın ya da gelişmenin ürünü ve güncel kullanıma sahip dokümanlarken, günümüzde tarihi değere sahip metinlere dönüşebilmektedir.
BELGE YÖNETİMİNİN UNSURLARI
Belge yönetimi programları dört temel unsur çerçevesinde çalışmalarını yürütür. Bunlar: Yazışmalar, Formlar, Talimatlar ve Raporlardan oluşur.
YAZIŞMA YÖNETİMİ
Kurumlarda yazışmalar, kurumsal amaçlar ve bu amaçların yerine getirilebilmesi için gerekli yasal düzenlemelerin gerçekleştirilebilmesi için üretilirler. Genel olarak yazışmalar, “iletişim amacıyla herhangi bir formdaki mektup ya da yazının iletimi” olarak tanımlanmaktadır.Yazışmaların denetiminde amaç, yönetimin iş ve işlemlerinde iletilmeye çalışılan fikir, düşünce ve yaptırımların düşünüldüğü ve istenildiği biçimde gerçekleşmesini sağlamaktır. Robek, (1987:463) yazışmaların denetiminin elden geldiğince basit, okunabilir ve anlaşılabilir olmasının sağlanması ile başarılabileceğini söylemektedir. Ar (1994:147) ise, yazışmaların üretiminde önemli olanın daha kolay, süratli ve etkin bir haberleşmenin sağlanması olduğunu vurgulamaktadır.Yönetimin sağlıklı iletişimi için, yazışma yöntem ve tekniklerini belirlemek ve uygulamak gerekir. Çünkü yönetimin öncelikli amaçlarından birisi yazılı iletişimi etkin kılmak, iletilmek istenen düşünceyi yerinde ve zamanında iletilmek istenen kişilere sağlamaktır. Sağlıklı kararların alınabilmesi, alınan kararların ilgili kişilere zamanında iletilebilmesi, güncelliğini yitiren yazışmaların güncel olmayan dosyalara kaldırılması ya da imhası için yazışmaların yönetimine önem verilmesi gerekir.
RAPOR YÖNETİMİ
Herhangi bir iş, bir konuda yapılan bir inceleme ya da araştırma sonucu, düşünceleri ya da gözlemleri bildiren yazılara rapor denir . Raporlar, üretimi oldukça uzun süreler alan ve maliyeti oldukça yüksek belgelerdir. Raporlar, yönetimin iyileştirilmesi, var olan sorunların ortadan kaldırılması, olaylar ya da durumlar karşısında nasıl hareket edileceğinin saptanmasında birinci el kaynaklar olarak kullanılırlar.
Raporlar temel yönetim işlevlerinin başarılabilmesi için önemli araçlardır. Raporlar, yönetimde amaçların saptanabilmesinde, belirlenen amaçlara ulaşmada gereksinim duyulan yöntem ve tekniklerin belirlenmesinde ve kurumsal verimliliğin arttırılmasında önemli roller üstlenirler. Raporlar, kurum içi denetimi gerçekleştirebilmek ve karar verme konumundaki yöneticiler için gerekli bilgileri sağlamak konusunda sık sık kullanılan belgelerdir (Ricks 1988:485).
Raporların denetimini kolaylaştırabilmek için envanterler oluşturulmalıdır. Envanterler; tarih sırasına göre ya da alfabetik düzenlenmiş belge başlıklarını veren bir dosya şeklinde hazırlanmalıdır. Rapor yönetimi programlarının etkinliği için, oluşturulacak raporlara yönelik sistem analizinin yapılması gerekir. Bunun için gerekli yöntem ve tekniklerin rapor üretimine başlanmadan önce saptanması gereklidir (Penn 1989:70).
FORM YÖNETİMİ
Ar’dan edinilen bilgilere göre (1996:141) kamu kesiminde 400.000’den daha fazla tür form kullanılmaktadır. Bu formların yılda ortalama olarak 10.000 adet kullanıldığı ve her birinin yaklaşık olarak 100.000TL’na mal olduğu varsayılmakta ve kamu kesiminde yıllık form kullanımının masrafı yaklaşık 400.000X10.000X1.000 =40.000.000.000.000TL olduğu ortaya konulmaktadır. Bu rakam yalnız kağıt baskı ve cilt masrafları olarak hesaplanmıştır. Ayrıca form tasarımı, dosyalama, pul, posta, personel giderleri, kullanılan araç ve gereçlerin giderleri düşünüldüğünde bu rakam daha da artacaktır.
Form yönetimi en açık tanımı ile; formların analizi ve standartlaştırılması, çizilmesi, bastırılması, depolanması ve dağıtılması işlemlerinde, bütün kurum için merkezi bir birim tarafından bir düzen ve disiplin içerisinde yürütülmesi olarak tanımlanabilir (Ar 1996: 152). Form yönetiminin işlevleri konusunda kurum personelinin genelde bilinçsiz olduğu gerçeğiyle, bu konunun uzmanları tarafından yürütülüp yapılandırılması, oluşturulacak programların sağlıklı yürütülebilmesi için gereklidir.
Belge yönetimi bir kurum tarafından üretilen ya da o kurumla ilgili olduğu için sağlanan her türlü dokümanter kaynağın, geçirdiği her aşamada denetimi ve bu denetimin gerçekleştirilebilmesi için gerekli işlem ve uygulamaları ele alan bir disiplini tanımlamaktadır.
Raporlar, talimatlar, yazışmalar ve formlar belge yönetiminin çalışma kapsamının dört ana unsurunu oluşturmaktadır. Yine bu unsurların her biri, kendi içerisinde bağımsız bir yönetim birimidir. Belgelerin analizi, tasarımı, üretimi, dağıtımı, düzenlemesi, alıkonması, kullanımı, korunması ve ayıklaması çalışmalarını içeren belge yönetimi programları amaç olarak da: resmi iletişimi sağlama, kurumsal denetimi gerçekleştirme; bilgi ihtiyacını karşılama; belgelerin, hızlı ve doğru olarak, gerektiği yerde ve gerektiği zamanda erişimini sağlamayı belirlemektedir (Külcü 1998:20-21).
Belge yönetiminin ana eksinini oluşturan “yaşam döngüsü” kavramı biyoloji kökenlidir. Kurumların canlı bir organizma gibi algılanması gerektiği felsefesine dayanmaktadır Aşağıda kurumsal belge unsurlarını kapsayan belgelere yönelik yaşam döngüsü yaklaşımı şekil olarak verilmektedir.
YAŞAM DÖNGÜSÜ (Life Cycle)
Üretim (Creation):Belgelerin oluşturulması ya da başka birimlerden belgelerin
sağlanması
Dağıtım (Distribution): Belgeler kim ya da kimlere gönderilecek.
İç ve Dış kullanıcılar
Kullanım (Use): Karar verme, Danışma, İncelemeler, Yasal Gereklilikler
Süreklilik (Maintenance): Depolama, Erişim, Koruma
Ayıklama (Disposition): Transfer, Alıkoyma, ya da İmha
Bu döngü (cycle) ne zaman başlıyor. Belge niteliğindeki bir yazışma, form ya da optik diskin üretiminden de önce böyle bir gereksinimin ortaya çıkmasının ardından tasarım aşamasında itibaren belgelerin yaşam döngüsü başlamaktadır. Ardından ilgili belgelerin üretimi gerçekleştirilmekte, gerekli kodlama işlemlerinin ardından ilgili birimlere dağıtımı gerçekleştirilmektedir. Belgeler genellikle iletişim, dokümantasyon ya da müracaat amaçlı sorulara yanıt arama sürecinde ya da yasal gereksinimleri karşılamada karar verme sürecinde kullanılırlar.
Belge yönetimi çalışmalarına bütünsel olarak baktığımızda aşağıdaki işlevleri kapsayan bir çalışma alanı olduğu ortaya çıkar.
BELGE YÖNETİMİNİN ÇALIŞMA KAPSAMI
• Gereksinim duyulan zamanda ve gereksinim duyulan yerde doğru ve zamanında gerekli bilgiyi sağlanması
• Gerekli bilgiyi mümkün olan en az maliyetle sağlanması
• Belgelerin üretimi, depolanması, erişimi, sağlanması, alıkonması, transferi ve ayıklanması için alan, ekipman ve prosedürlerin oluşturulması.
• Belge kontrolü için etkin bir değerlendirme sisteminin tasarımı ve uygulanması ile gerekli bilginin korunması.
• Belge yönetim programlarının her bir aşaması için ileriye yönelik eylem planlarının oluşturulması.
• En etkili belge kontrolü ve kullanımı konusunda şirket çalışanlarının eğitimi.
Tüm bu Çalışmalar Yaşanan Bazı Sorunların Sonucunda Ortaya Çıkmıştır
Belge sistemlerine yönelik yaşanan yaygın sorunları aşağıdaki maddeler altında toplamak mümkündür.
Yönetim Problemleri: Bütünsel bir belge yönetim programının olmayışı. Belge alıkoyma ve ayıklamaya yönelik bir programın olmayışı.
Personel Problemleri: Belgelerin kurum için öneminin yetince anlaşılmaması. Belgelerin düzensiz olarak bulundurulması. Personelin ya da ilgili kişilerin belgelerin nasıl dosyalanacağı, depolanacağı ve erişileceği konusunda bilinçsiz oluşu.
Etkin olmayan dosyalama prosedürleri: Fazla yüklenen ya da yetersiz olarak tanımlanan dosya çekmeceleri ya da klasörler. Belgelerin korunmasına yönelik yanlış uygulamalar. Belgelerin yanlış dosyalanması ve sonuç olarak erişilememesi ya da erişimin zaman alması. Prosedürlerde tanımlandığı biçimde belgelerin yerleştirilmesi ya da imha edilmemesi.
Ekipmanların eksik kullanımı: Standart ekipmanların kullanılmaması. Yangına dayanıklı ekipmanların kullanılmaması. Rafların (shelves), ya da dosya taşıyıcıların uygun olmayışı. Otomasyon sisteminin yanlış kullanımı.
Alanın yanlış kullanımı: Kalabalık çalışma ortamları. İyi düzenlenmemiş depolama alanları. Mikrofilm kayıtların yanlış kullanımı ya da kaybı. Elektronik ortamların kullanımına karşı yaşanan dirençler.
Aşırı Belge Maliyeti: Daha ucuz ortamlar yerine pahalı ortamlarda belge üretimi, dağıtımı ve kullanımı.
Ø Bu problemlere karşı öncelikle iyi organize edilmiş bir belge programı ve eğitimli personele gereksinim vardır. Yine bilgi teknolojilerinin sağladığı olanaklar araştırılmalıdır. Yapılan araştırmalar çalışanların elektronik belgelere geçiş konusunda direnç gösterdiğini ortaya koymuştur. Gerek yasal koşulların iyi anlaşılamaması, gerek erişimde yaşanabilecek güçlükler, gerekse bu ortamların kullanımı konusunda yeterli eğitimin olmayışı bu direnci doğurabilmektedir.
Ø Çağdaş kurumlarda belge yönetimi, idari yönetim içerisinde bir alt sistemi oluşturan bilgi yönetim içerisinde yer almaktadır.
- Kurumlarda üretilen ya da sağlanan bilginin, kurumsal amaçlara yönelik olarak gerekli biçimde kullanılabilmesi için, ana kaynak olarak kabul edilmesi gerekir.
- Yine ilgili çalışmalarda sorumluluk dağılımının ve birimler arasında iletişimin sağlıklı yapılandırılması oldukça önemlidir.
- Unutulmamalıdır ki Yönetim alanında planlama, organize etme ve denetim işleri konuşarak da yürütülebilir. Ancak belgelenmemiş hiçbir hareket yasal bir geçerliliğe sahip değildir. Denetim bir kurumun sinir sisteminin merkezini oluşturmaktadır
Ø
Ø
Ø
Ø BELGE YÖNETİCİSİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI
Ø Bu kapsamda belge yönetimi çalışmalarını yürüten belge yöneticilerinin kurum içerisinde görev tanımını ortaya koymak yararlı olacaktır.
Ø İş başlıklarını tanımlayan bir sözlükte belge yöneticisi: “Belge yönetimi politikalarının geliştirilmesi ve yönetimi, işe yönelik belgelerin ve diğer bilgi kaynaklarının etkili ve etkin kullanımını sağlama işlevi vardır”.
Ø Belge yönetimi politikaları kapsamında, dosyalama, koruma ve belge erişime yönelik programlar geliştirme, kağıt, mikrofilm, bilgisayar programı ve diğer araçlardan yararlanarak bilgi ve belgelerin üretimi, düzenlenmesi ve etkin yönetimini gerçekleştirme de belge yöneticisini çalışma kapsamında değerlendirilmektedir.
Ø Belge yönetim çalışmalarından sorumlu personelin ek görevleri arasında ise; yönetim işlevlerine destek bağlamında, kurum ve kurum içerisindeki birimlerde gerçekleştirilecek bilgi ve belge analizi çalışmalarını yürütme, kurum içerisinde bilgi yönetimi, idari işleyiş ve sistem, mali kontrol, yönetsel belge saklama gereksinimleri ve kurum teşkilat yapısına yönelik çalışmaları destekleme ya da yönlendirme sayılmaktadır (Dictionary… 1987:93-94)
Belge kriterleri
Belgeler kurumun geçmişe dönük faaliyetlerine ilişkin güvenilir bilgiyi sağlayan araçlardır. Ancak belgeler içerdiği bilginin güvenilirliği ve zamanlılığıyla anlam kazanırlar. Aksi taktirde gerek kalite sistem gereklilikleri, gerekse idari gereksinimlerin karşılanması noktasında ciddi problemler yaşanabilmektedir.
Bu noktada kurumlarda üretilen belgelere yönelik bazı kriterlerin söz konusu olması gerekmektedir. Bunlar:
Belgeler Doğru Formda Oluşturulmalıdır: Yürütülen çalışmaların geçerliliğini ve bu çalışmalara yönelik kanıt olma özelliğini sürdürebilmesi için, belgelerin yasal ve idari gereklilikler çerçevesinde doğru formda hazırlanması gerekir. Ortaya çıkan ürün ya da hizmetlere yönelik doğru bilgi önceden standartlaştırılmış formlarda belgelere gerekli zamanda işlenmelidir (Brumm 1995: 27-29).
Belge İşlemlerinin Sürekliliği Sağlanmalıdır: Modern kurumsal yönetim anlayışı kurumsal işleyişin süreç içerisinde sürekli değerlendirilmesine dayanmaktadır. Sürecin değerlendirmesinin de üretilen belgelere dayalı olarak gerçekleştiği göz önüne alınırsa, belge işlemlerinde devamlılığın sağlanması ön plana çıkmaktadır (Brumm 1995: 29-30).
Belgeler Etkin Biçimde Kullanılmalıdır: Yapılan araştırmalar kurumların %90’ının ürettikleri belgelere bir daha başvurmadıklarını göstermektedir (Robek 1987:29). Buna ek olarak kurumların büyük bölümünün iş için gerekenden çok ya da fazla kopya belge ürettikleri dile getirilmektedir (Brumm 1995: 23). Bir taraftan etkin olarak denetlenmeyen belgeler, diğer yandan hızla artan belge sayıları kurumlarda belgelerin etkin olarak kullanılmasını engelleyen faktörler olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurumlar geleneksel yaklaşımların yerine yeni uygulamalara gitmek durumunda kalmaktadırlar.
Kurumsal amaçların bir parçası olarak üretilen ve kullanılan belgelerin işlevlerini, genel olarak aşağıdaki maddeler halinde değerlendirmek mümkündür.
Kanıt sağlama. Kurum içerisinde hangi çalışmaların kim tarafından ne şekilde yapıldığını ortaya koyan birincil el kaynaklar belgelerdir. Yürütülen çalışmaların değerlendirmesi de bu belgelere dayalı olarak gerçekleştirilebilir.
Güven sağlama. Kurumun yürüttüğü hizmetlerin beklentileri karşıladığını gösteren belgeler, kurum çalışanlarının, ilgili birimlerin ve genel olarak kurumun çevresine karşı sorumluluklarını ne ölçüde gerçekleştirebildiğini gösteren kaynaklardır.
Olanakların Belirlenmesi: Kurumun yürüttüğü çalışmalarda var olan eksikliklerin ve çalışmaların sınırlarının belirlenmesinde yürütülen çalışmalarda üretilen belgeler birinci derecede öneme sahiptir. Böylece kurum kendi içerisinde hizmetlerine yönelik sınırlarını ortaya koyarak, geleceğe ilişkin sağlıklı vizyon geliştirebilir (Brumm 1995: 24-25).
İş ortamında üretilen belgeler, işin dokümante edilmiş biçimidir. Burada dile getirilen iş, kavram olarak kurum içerisindeki her türlü kurumsal aktiviteyi içermektedir. İş ortamında bireysel hareketlerden çok, yapılandırılmış davranışların söz konusu olması, işleyişin resmi mevzuat çerçevesinde yürütülmesini gerektirmektedir. Kurumlarda, yasalarla belirlenmiş uygulamalara, tüzüklere, standartlara dayanarak, önceden belirlenmiş yöntemlere göre hareket edilmektedir. Sorumluluklar, yöneticiler ve denetçilerle kontrol edilmektedir. Denetimin resmi ve ilk el kaynağı belgelerdir. Kurumsal ve sosyal aktiviteler sırasında üretilen belgeler, hangi aktivitelerin, ne şekilde, hangi ortamda, ne biçimde yapıldığını ve yapılanların belirlenen ilkelere uyumunu ortaya koymaktadır. Değerlendirilmiş (Value added) bilgi, yönetimin temel dayanağıdır. Belgeler, yönetimin hem yönetme hem de denetleme eyleminin uygulama aracıdır (Duff 2000:5-6, McKemmish and Acland 1999; Metadata sets in Australia: 2003 *.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
- Belge yönetim programları kapsamındaki uygulamaları gerçekleştirilebilesi için, öncelikle kurum içerisinde üretilen belge serilerinin tanımlanması gerekir
1. Genel belgeler: Tüm birim ve bölümlerde; günlük iş akışı içerisinde gerekli çalışmaların neler olduğu, ilgili faaliyetlerin ne şekilde gerçekleştirileceği, ve bu çalışmalarda hangi yöntemlerin uygulanacağına ilişkin bilgilerin yer aldığı belgelerdir. Yine ilgili birimlerde üretilen yayınlar bu kapsamdadır. Birimler ürettikler ya da sağladıkları bu tür belgeleri kendi bünyelerinde oluşturdukları dosya birimlerinde saklamaktadırlar. Birim ya da bölümlerin yıllık faaliyet raporları. Kurumsal organizasyon şemaları. Yayınlar
(Schedules for Retention & Disposition 1997:2)
2. Özel belgeler: Birim ve bölümlerin, günlük iş akışı sırasında kurumsal amaçları gerçekleştirmek için oluşturdukları ya da sağladıkları, genellikle özel bir amaca yönelik üretilen, yazışmalar ve talimatlardan oluşan belgelerdir. Belirli bir dönem kalıcı değere sahip bu belgelerin sürenin sonunda güncel dosyalardan ayıklanması gerekmektedir.
3. Proje ya da program belgeleri: İlgili birimlerce yürütülen ya da desteklenen proje ya da programlara ilişkin belgeler genellikle kalıcı değere sahiptir. Bu tür belgeler pek çok kurumda olduğu gibi diğer belgelerden farklı olarak, alfabetik bir sıralama doğrultusunda konularına göre sınıflandırılmaktadırlar. Bu tür belgeler sadece ilgili birimde kalmayıp genelde, projenin içinde yer alan ilgili diğer birim ya da bölümlere de gönderilirler. Aynı kurum içerisinde ilgili birim dışında fazla kopyaların ayıklanması ve güncel kullanımının ardından bir kopyanın arşive gönderilmesi gerekmektedir.
Bilgi, önceden belirlenen bir dizi sistematik kural ve prosedüre uygun bir biçimde işlenmiş enformasyondur.
Bilgi, sosyal varlık olan insanlar arasındaki iletişim sırasında paylaşılan, aktarılan ve yeniden şekillendirilen tecrübe ve enformasyonlardır
Bilgi, belirli bir durum, sorun, ilişki, teori veya kurala ait veri ve enformasyondan oluşan anlayışlardır
Bilgi içinde yaşadığımız dünyayı ve olayları yorumlamak ve yönetmek için uyguladığımız bir dizi anlayış, kavrayış ve genellemeler ile bize güçlü bir kavrayış ve bakış açısı kazandıran her türlü zihni faaliyettir.
Bilgi, sosyal olaylarda karşımıza çıkan eylem ve olayları anlamamıza yardım eden işaret ve kodlamalardır.
Bilgi, insanların ve organizasyonların etkin bir biçimde eylem gerçekleştirmeleri için sahip olmaları gereken yetenek; potansiyeldir.
n Bilgi, veri ve enformasyon gibi daha ham anlam formları ile anlayış-kavrayış ve akıl-bilgelik gibi daha karmaşık ve işlenmiş anlam formları arasında yer alır.
n Veri, gözlemlenebilen, ölçülebilen veya hesaplanabilen bir davranış yada tutuma ait değerdir. Veri, kavramsal bir çerçeve ve yapı içerisinde bulunan bir tür enformasyondur.
n Enformasyon verileri ve belirli yorum ya da işlemleri içerir ve verilere göre daha belirli bir çerçeveye sahiptir, enformasyon elde edilebilen, filtrelenen ve işlemden geçirilen verilerdir.
n Bilgi, sosyal olaylarda, karar ve eylemler için uygulanmaya hazır yüksek değerde bir enformasyon şeklidir.
n Mana çizelgesinin en üstünde yer alan akıl ve bilgelik ise, sosyal olaylarda doğru ya da yanlış olanı ayırt etmemize yarayan bütün bilgileri kapsar. Sosyal olayların nedenlerini doğru bir şekilde kavramamıza ve en doğru ya da en güzeli seçmemize yardımcı olan anlama, kavrama ve akıl yürütme aşamalarında isabetli karar almamız bilginin sistematik bir biçimde işlenmesi, gözlem ve tecrübelerle yeniden şekillendirilmesi halinde mümkün olabilir. Bu aşama anlam çizelgenin tepesindeki akıl-bilgelik aşamasını simgeler.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Yukarıda üç başlık altında toplanan kurumlarda üretilen belge yapılarını kurumların kendi özgün yapılarını göz önüne alarak aşağıdaki gibi genişletmek mümkündür:
1. Müşteri Belgeleri: Müşteri belgelerinin çok büyük bir bölümü kurumlarda halka ilişkilerden sorumlu birimlerce saklanmaktadır. Diğer birim ya da bölümlerde yer alan müşteri belgelerine yönelik seriler genellikle uzun dönemli kullanım değerine sahip olmayan belgelerden oluşur.
2. Personel Belgeleri: Resmi personel belgelerinin önemli bir çoğunluğu personel işlerinden sorumlu birimlerde saklanır. Birim ya da bölümlerde yer alan personel belgelerinin önemli bir bölümü ilgili birimlerce gönderilen ya da ilgili birimlerden gelen bilgi ihtiyacını gidermeye yönelik belgelerden oluşur. İlgili konudaki yazışmaların birimlerde gereğinden uzun tutulmasının bir anlamı yoktur (Schedules for Retention & Disposition 1997:2).
3. Mali Belgeler: Mali içerikli belgelerin önemli bir bölümü, idari ve mali işlerden sorumlu birimlerce tutulmaktadır. Ancak birimler tarafından gerçekleştirilen ya da birimlerle ilişkili mali iş ve işlemlerde üretilen belgelerin, en azından asgari yasal süreler dahilinde bölümlerde de bulundurulması gerekmektedir.
4. Kalıcı belgeler: Kalıcı belgeler yasal ya da idari düzenlemeler doğrultusunda uzun bir süre saklanmaları zorunlu tutulan belgelerden oluşmaktadır. Genellikle süresiz olarak saklanmaları gerekmektedir.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Kalıcı belgeler, fiziksel formları ve içerdikleri bilginini öneminde dolayı kalıcı değere sahip olabilirler, sözleşmeler ve ikili anlaşmalar gibi belgeler yanında el yazmaları, nadir eserler ve özel konulu kalıcı değere sahip yazışmalar bu kapsamda değerlendirilmektedir. Bu tür belgelerin farklı ortamlarda da saklanması gerekebilmektedir. Bu belgelere örnek olarak:
Ortaklıklara ilişkin mukaveleler
Sözleşmeler
Yıllık raporlar
Çalışmaların ya da raporların son kopyaları
Yasalar, tüzükler ve yönergeler
Mimarı çizimler
Yıllık Fotoğraf, film, kaset ya da optik kayıtlar
Kurumdeki olaylar ve kutlamalara ilişkin materyaller
Resmi yayınlar
Kurulların toplantı tutanakları (Schedules for Retention & Disposition 1997:3) verilebilir.
Üretilen belgenin içeriği ne olursa olsun içerdiği bilginin değeri önemlidir. Belgelerin içerdiği bilginin entelektüel düzeyini belirleyebilmek için dört ana başlıkta değerlendirilmesi öngörülmektedir. Bunlar: hayati belgeler, önemli belgeler, yararlı belgeler, önemsiz belgeler
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Hayati Belgeler (Vital records): Kurumun temel işlevlerini yansıtan ya da kurum içerisinde devam eden bir işle ya da işleyişle ilgili belgeleri kapsamaktadır. Bu tür belgelere örnek olarak yönetim kurullarının toplantı tutanakları, personel sicil dosyaları, öğrenci transkripleri...vb Hayati belgelerin yer değiştirilmesi çoğu zaman mümkün değildir.
Hayati belgeler sürekli olarak saklanmalıdırlar. Çünkü bu tür belgeler kurumsal işlemlerde sürekli olarak kullanılabilme potansiyeli taşırlar . Genellikle bu tür belgelerin kurum içerisinde yer değiştirmeleri de mümkün değildir. Yasal metinler (legal papers), kurumsal varlıklara ilişkin bilgiler, hissedarlara ilişkin (shareholder) raporlar, önemli kurul toplantılarına ilişkin tutanaklar (minutes)..vb belgeler bu kategori içerisinde değerlendirilebilir.
Önemli Belgeler (Important Records): Önemli belgeler de genellikle yer değiştirilmezler, yer değiştirilmeleri de çoğunlukla büyük maliyetler gerektir. Bu tür belgelere örnek olarak önemli kararlara ilişkin tarihi değere sahip materyaller. Yine önemli olaylara ve gelişmelere ışık tutan belgeler....vb bu kapsamda verilebilir.
Önemli Belgeler kurumsal uygulamalara yardımcı olan belgelerdir. Genellikle yer değiştirilmeleri oldukça ciddi maliyetler doğurur. İmha edilebilirler ancak imha işlemlerinde çok dikkatli olunması, kurumsal öneminin artık hiçbir şekilde kalmadığından emin olunması gerekmektedir. Muhasebe kayıtları, satış kayıtları, maliye ya da vergi kayıtları, seçilmiş yazışmalar ve raporlar önemli belgeler arasında yer alabilir.
BELGE TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Yararlı Belgeler (Useful Records): Yararlı belgeler günlük ofis etkinlikleriyle ilgilidir. Bu belgeler içerisinde yazışmalar ve mali işlemlerle ilgili belgeler yer almaktadır. Bu tür belgeler üretimlerini takip eden belirli bir dönem içerisinde kullanım değerlerini korurlar ve bu sürecin sonunda ayıklanmalıdırlar. Bu tür belgelerden belirli bir üre için kurumsal işlerde yararlanılır. Daha az maliyetli alanlara gönderilmeleri veya imha edilmeleri mümkündür. Genel yazışmalar (mektuplar, memorandumlar ve faks çıktıları, banka dekontları vb...). Gerekli belgeler, kullanım değerinin sona ermesiyle birlikte imha edilmelidir. Dört kategorinin içerisinde en az değerli belgeler önemsiz belgeler olarak adlandırılmaktadır.
Önemsiz Belgeler (Nonessential Records): Bu tür belgeler çok kısa süreli olarak genellikle bir olay ya da koşula ilişkin bilgi vermek amacılığıyla üretilirler. Geçerlilik süresinin ardından yine bir program doğrultusunda imha edilmeleri gerekir. Örneğin duyurular (announcements), rutin bilgilendirmeler içeren memos’lar, bültenlerin fazla kopyaları, rutin telefon ya da mail mesajları vb... bu kapsamdadır (Planning for Records Management...1997 2).
BELGELERİN SINIFLANDIRILMASI
Belgelerin sınıflandırılması aslında diğer materyallere göre oldukça güçtür. Bazen kurumsal uygulamalar, yasal düzenlemeler ya da diğer gereklikler önemsiz gibi görünen bir yazışmayı oldukça önemli hale getirebilmektedir. Bundan dolayı kurumlarda belgelere yönelik alıkoyma programları geliştirilirken seriler düzeyinde ayrıntılı analizlerin yapılması gerekmektedir. Bir belge yönetim programı oluşturulurken; fazla kopyaları, kayıp dosyaları ve yanlış uygulamaları en aza indirecek organize edilmiş standart bir sistemin varlığı gereklidir. Bu noktada belge değerlendirme çalışmalarının yürütülmesi gerekir. belgelerin kurumsal değerleri genel olarak dört başlık altında toplanabilir. Bunlar: İdari, Mali, Yasal ve Tarihi değerden oluşur:
İdari Değer (Administrative Value): Bu tür belgeler kurum personelinin ofis operasyonlarını yürütmede yardımcı olur. Bu tür belgelere örnek olarak kurumsal politika (policy) ve prosedürleri (procedures) ortaya koyan, yıllıklar (annuals) el kitapları (handbooks), organizasyona ait haritalar (organizational charts) verilebilir.
Mali Değer (Fiscal Value): Eğer belgelerin kurumda yürütülen mali işlemlere ilişkin güncel ya da gelecekte bir kullanım değeri varsa bu tür belgeler mali değere sahip belgeler olarak tanımlanabilirler. Mali değere sahip belgeler kurumsal fonların yönetimi, ödemelerin gerçekleştirilmesi, vergi denetimi gibi amaçlarla kullanılırlar. Vergi ödemeleri, mali işlemlerin gerçekleştirilmesi, satın alma ya da satış emirleri, faturalar, çeşitli ödeme emirleri, gelir beyanları vb yine bu kapsamda ele alınır.
Yasal Değer (Legal Value): Kurumlar yürüttükleri çalışmaları yasal olarak belgelendirmek durumundadırlar. Kurumsal denetim kurum içerisindeki birimlere karşı kurum yönetimince gerçekleştirilebileceği gibi, çeşitli hükümet organlarınca kuruma yönelik olarak da belirli aralıklarla yapılır. Yasal değere sahip belgeler arasında, kontratlar, mali antlaşmalar, yasal olarak bağlayıcı hüküm içeren dokümanlar (legal bindings), varlıkların sahipliklerine ilişkin dokümanlar, kurumsal bağlayıcılığı olan mukaveleler vb sayılabilir.
Tarihi Değer (Historical Value): Belgelerin en önemli işlevlerinden birisi kurumun geçmişine ışık tutmasıdır. Kurumda geçmişe yönelik neyin, nerede, ne zaman, ne şekilde, kim ya da kimler tarafından yapıldığını ortaya koyan geçerli tek, birinci el bilgiyi belgeler sağlarlar. Toplantılara ilişkin tutanaklar, halka ilişkiler dokümanları, tarihi değere sahip fotoğraflar, anılar, veriler bu kapsamda ele alınabilir. Kurumsal geçmişe yönelik bilgilerin bir kısmı zaman geçtikçe daha da önemli hale gelebilir. Örneğin Tanzimat Fermanı (1839 Mustafa Reşit Paşa’nın Tanzimat Fermanı’nı Gülhane Parkı’nda okumasıyla başlamıştır).) ya da İnsan Hakları Beyannamesi (1948), Ford’un ilk model T otomobil prototipi...vb (1908 Amerikan , 1920’lerde dünyada binek otomobillerin yarısı T modeldir) geçmişte bir ihtiyacın ya da gelişmenin ürünü ve güncel kullanıma sahip dokümanlarken, günümüzde tarihi değere sahip metinlere dönüşebilmektedir.
BELGE YÖNETİMİNİN UNSURLARI
Belge yönetimi programları dört temel unsur çerçevesinde çalışmalarını yürütür. Bunlar: Yazışmalar, Formlar, Talimatlar ve Raporlardan oluşur.
YAZIŞMA YÖNETİMİ
Kurumlarda yazışmalar, kurumsal amaçlar ve bu amaçların yerine getirilebilmesi için gerekli yasal düzenlemelerin gerçekleştirilebilmesi için üretilirler. Genel olarak yazışmalar, “iletişim amacıyla herhangi bir formdaki mektup ya da yazının iletimi” olarak tanımlanmaktadır.Yazışmaların denetiminde amaç, yönetimin iş ve işlemlerinde iletilmeye çalışılan fikir, düşünce ve yaptırımların düşünüldüğü ve istenildiği biçimde gerçekleşmesini sağlamaktır. Robek, (1987:463) yazışmaların denetiminin elden geldiğince basit, okunabilir ve anlaşılabilir olmasının sağlanması ile başarılabileceğini söylemektedir. Ar (1994:147) ise, yazışmaların üretiminde önemli olanın daha kolay, süratli ve etkin bir haberleşmenin sağlanması olduğunu vurgulamaktadır.Yönetimin sağlıklı iletişimi için, yazışma yöntem ve tekniklerini belirlemek ve uygulamak gerekir. Çünkü yönetimin öncelikli amaçlarından birisi yazılı iletişimi etkin kılmak, iletilmek istenen düşünceyi yerinde ve zamanında iletilmek istenen kişilere sağlamaktır. Sağlıklı kararların alınabilmesi, alınan kararların ilgili kişilere zamanında iletilebilmesi, güncelliğini yitiren yazışmaların güncel olmayan dosyalara kaldırılması ya da imhası için yazışmaların yönetimine önem verilmesi gerekir.
RAPOR YÖNETİMİ
Herhangi bir iş, bir konuda yapılan bir inceleme ya da araştırma sonucu, düşünceleri ya da gözlemleri bildiren yazılara rapor denir . Raporlar, üretimi oldukça uzun süreler alan ve maliyeti oldukça yüksek belgelerdir. Raporlar, yönetimin iyileştirilmesi, var olan sorunların ortadan kaldırılması, olaylar ya da durumlar karşısında nasıl hareket edileceğinin saptanmasında birinci el kaynaklar olarak kullanılırlar.
Raporlar temel yönetim işlevlerinin başarılabilmesi için önemli araçlardır. Raporlar, yönetimde amaçların saptanabilmesinde, belirlenen amaçlara ulaşmada gereksinim duyulan yöntem ve tekniklerin belirlenmesinde ve kurumsal verimliliğin arttırılmasında önemli roller üstlenirler. Raporlar, kurum içi denetimi gerçekleştirebilmek ve karar verme konumundaki yöneticiler için gerekli bilgileri sağlamak konusunda sık sık kullanılan belgelerdir (Ricks 1988:485).
Raporların denetimini kolaylaştırabilmek için envanterler oluşturulmalıdır. Envanterler; tarih sırasına göre ya da alfabetik düzenlenmiş belge başlıklarını veren bir dosya şeklinde hazırlanmalıdır. Rapor yönetimi programlarının etkinliği için, oluşturulacak raporlara yönelik sistem analizinin yapılması gerekir. Bunun için gerekli yöntem ve tekniklerin rapor üretimine başlanmadan önce saptanması gereklidir (Penn 1989:70).
FORM YÖNETİMİ
Ar’dan edinilen bilgilere göre (1996:141) kamu kesiminde 400.000’den daha fazla tür form kullanılmaktadır. Bu formların yılda ortalama olarak 10.000 adet kullanıldığı ve her birinin yaklaşık olarak 100.000TL’na mal olduğu varsayılmakta ve kamu kesiminde yıllık form kullanımının masrafı yaklaşık 400.000X10.000X1.000 =40.000.000.000.000TL olduğu ortaya konulmaktadır. Bu rakam yalnız kağıt baskı ve cilt masrafları olarak hesaplanmıştır. Ayrıca form tasarımı, dosyalama, pul, posta, personel giderleri, kullanılan araç ve gereçlerin giderleri düşünüldüğünde bu rakam daha da artacaktır.
Form yönetimi en açık tanımı ile; formların analizi ve standartlaştırılması, çizilmesi, bastırılması, depolanması ve dağıtılması işlemlerinde, bütün kurum için merkezi bir birim tarafından bir düzen ve disiplin içerisinde yürütülmesi olarak tanımlanabilir (Ar 1996: 152). Form yönetiminin işlevleri konusunda kurum personelinin genelde bilinçsiz olduğu gerçeğiyle, bu konunun uzmanları tarafından yürütülüp yapılandırılması, oluşturulacak programların sağlıklı yürütülebilmesi için gereklidir.
Yrd.Doç.Dr. Özgür KÜLCÜ notlarından alıntıdır.
Kaydol:
Kayıtlar (Atom)